Chaque jour vos fournisseurs vous adressent des factures, et vous en adressez vous-mêmes à vos clients : ces documents commerciaux sont la matière première nécessaire à la mise à jour de votre comptabilité. Une comptabilité à jour vous permet de savoir où vous en êtes régulièrement, et ainsi pouvoir, en cas de besoin, prendre des décisions pour l'avenir. Votre activité est votre coeur de métier, nous vous proposons de vous concentrer sur ce dernier et de nous déléguer la saisie de vos factures pour piloter au mieux votre activité.
Qu'est ce que la saisie de factures ?
La saisie de factures correspond à l'enregistrement en comptabilité des opérations que vous réalisez quotidiennement.
Quelles sont les finalités de la saisie comptable ?
La saisie de vos factures vous permet de :
- suivre vos achats de marchandises et matières premières, votre consommation de charges externes et la progression de votre chiffre d'affaires,
- préparer votre déclaration de TVA
- identifier les factures qu'il vous reste à payer pour anticiper en trésorerie
- identifier les factures que vos clients n'ont pas encore réglées afin de les relancer
Que devez vous nous transmettre ?
Afin de mettre à jour votre comptabilité, vous nous transmettez régulièrement :
- une copie des factures d'achat que vous recevez
- une copie des factures de vente que vous émettez.
- une copie des documents justifiant tous les encaissements ou décaissements qui ne correspondent pas à des factures (ex : cotisation d'assurance etc.)
- le nom des bénéficiaires des chèques émis
Comment nous transmettre ces informations ?
Nous mettons à votre disposition un Espace Client sur lequel il vous suffit de déposer, via un glisser-déposer, les numérisations de vos factures d'achat. Nous nous chargeons du reste !
Concernant vos factures de ventes :
- vous utilisez un logiciel de facturation pour émettre vos factures de vente : vous nous transmettez un fichier d'export. Nous vous accompagnons pour réaliser la manipulation.
- vous n'utilisez pas de logiciel de facturation : vous nous scanner l'ensemble de vos factures de vente et vous les déposez sur votre Espace Client.
Quelques astuces pour nous scanner les documents :
Pour mettre à jour votre comptabilité le plus fréquemment possible :
- scannez vos factures au jour le jour, dès que vous ouvrez votre courrier. Il n'est pas nécessaire d'attendre d'avoir payé la facture pour nous la transmettre : en nous transmettant les factures dès que vous les recevez, nous pouvons mettre à jour votre échéancier de dettes fournisseurs. Cet échéancier vous permet d'anticiper vos besoins en trésorerie.
- banissez les agraphes : cela vous fera gagner du temps et le temps c'est de l'argent !
2 avantages de la transmission de vos pièces comptables par voie dématérialisée :
- vous gardez à tout moment les originaux avec vous
- les pièces comptables dématérialisées sont stockées sur votre Espace Client : vous pouvez les consultez de partout, à tout moment.
