Quelques chiffres : 92% des cadres passent en moyenne 4 heures par semaine en réunion qu’ils trouvent souvent longues et inefficaces. De fait, un sondage dévoile que seulement 1 réunion sur 4 aboutit à une décision.
Qu’on les aime ou qu’on les déteste, les réunions font partie du quotidien de l’entreprise, et ce y compris à distance ces 3 derniers mois.
Hormis ces premières marques de respect qui permettent à chaque participant de gagner en efficacité et en concentration :
- Mettre son portable de coté,
- Ecouter
- Ne pas couper la parole
Que pouvez-vous mettre en place pour rendre vos réunions plus productives, efficaces et agréables ?
Réussir ses réunions s’apprend, alors laissez vous guider ! Compta In Touch vous suggère quelques pistes d’amélioration.
Préparez votre réunion en amont
Concrètement il s'agit de préparer l'ordre du jour de façon à structurer la réunion et à permettre aux participants de lire les documents au préalable. Chacun sait ainsi pourquoi il est là et ce qui est attendu. Fixez également une limite de temps afin de gagner en productivité.
Connaissez-vous la méthode TOPP ? Elle consiste à définir :
- Le thème (T) de la réunion
- Les objectifs (O) à atteindre
- Les participants (P) absolument nécessaires
- Les points (P) à aborder
N’oubliez pas de prévoir un temps pour les éventuelles questions à la fin de la réunion, avant de conclure.
Enfin, à la fin de votre réunion, planifiez la date de la prochaine afin d’éviter les échanges de mails chronophages
Confiez une mission à chacun de vos participants
Toujours en amont de votre réunion, mettez en place un système qui les rende actif.
Le fait d’avoir un rôle assigné permet de contribuer. Le mieux étant de changer les rôles à chaque fois pour ne lasser personne.
Quelques exemples de missions ?
- L’animateur assure la gestion des interventions des uns et des autres afin de permettre à chacun de pouvoir s’exprimer. Il veille également à l’égalité du temps de parole.
- La personne chargée de synthétiser chaque point abordé avant de passer au suivant. À la fin de la réunion elle résume les décisions prises et les prochaines étapes prévues.
- Le gardien du temps veille au respect de la durée fixée au préalable de façon à ne pas passer 80% du temps sur un seul point de l’ordre du jour.
- Le scribe prend en note les échanges de façon à ce qu’à la fin de la réunion le compte-rendu soit quasiment déjà rédigé et prêt à être partagé.
Connaissez-vous les méthodes d’intelligence collective ?
L’intelligence collective ne se décrète pas mais vous pouvez créer les conditions nécessaires pour permettre à vos collaborateurs de se laisser transformer en acceptant les questionnements, en d'expérimentant la nouveauté.
L’objectif étant de faire évoluer les schémas mentaux afin d’entrainer une nouvelle définition de la réalité qui intègre celle de l'autre. Ainsi, les méthodes suivantes favorisent la créativité et l’enthousiasme permettant aussi une meilleure implication des uns et des autres en réunion.
La méthode des 6 chapeaux consiste à tirer un chapeau imaginaire pour endosser une personnalité particulière : le créatif, le pessimiste, l’émotionnel, le pragmatisme, l’optimiste, pour ne citer qu’eux. Chacun défend alors un rôle et se sent ainsi souvent plus libre de parler.
La technique du mémo écrit consiste à écrire un court mémo sur la décision à prendre que vous donnez à chaque participant en début de réunion. Chacun écrit ce qu'il en pense avec un argument pour et un argument contre, il le lit ensuite aux autres. Ainsi engagés, les participants ont pu donner leur avis sans être influencé par les opinions des uns et des autres.
Vous avez désormais les clés en main pour optimiser vos réunions.
N’hésitez-pas à vous rapprocher des experts de Compta In Touch pour plus de conseils personnalisés.
