Une créance client qui n'est pas réglée à la date mentionnée sur la facture devient un impayé. Or, les retards de paiement se sont dernièrement multipliés, mettant en danger la trésorerie des entreprises. Pour s’en prémunir, il est indispensable de mettre en place une stratégie de recouvrement adaptée. Compta In Touch vous conseille sur la gestion de vos créances clients pour ne pas fragiliser votre trésorerie. Suivez le guide !
Qu'est-ce qu'une créance client ?
Dès lors que vous avez livré à votre client le bien, ou la prestation de service, avec votre facture ; il vous doit la somme due sur la facture. C’est ce qu’on appelle une créance client, que votre client soit un particulier ou une société. Dans la mesure où le point de départ d’une créance se situe à la date de livraison, nous vous recommandons de faire signer au client tout document qui prouve qu’il a bel et bien réceptionné la marchandise.
Date de réglement des créances
Notez que les créances clients sont exigibles quand le délai de paiement inscrit dans la facture est dépassé. En toute logique le délai en question aura été notifié avant la transaction commerciale et en principe il est fixé à 30 jours.
Cela dit, sous conditions d’apparaitre dans les conditions générales de vente (CGV) ou dans le contrat qui vous lie au client, le délai de paiement peut être porté au-delà des 30 jours :
- à 45 jours fin de mois à partir de la date d'émission de la facture
- ou à 60 jours à compter de la date de facturation
Créance client : actif ou passif au bilan ?
Les créances clients se comptabilisent à l'actif du bilan comptable, dans la catégorie " Immobilisations financières ". Vous devez débiter le compte 411 à la date de réalisation de votre prestation, ou de la livraison de vos marchandises. Nous vous conseillons de créditer aussi une subdivision du compte 70. Une fois le délai écoulé, si aucun règlement n'est effectué vous devez créditer le compte 411 et débiter le compte 416 « clients douteux ou litigieux ». À réception du règlement, vous créditerez le compte 416 au profit du débit du compte de trésorerie.
Quels impacts ont les créances sur la trésorerie de son entreprise ?
Pour optimiser leur trésorerie, la plupart des entreprises cherchent à encaisser les créances clients au plus tôt, et à régler leurs dettes fournisseurs le plus tard possible. Certains de vos clients ont donc certainement intérêt à repousser au maximum les échéances.
Et bien entendu, le fait de ne pas être payé immédiatement pour un bien vendu ou une prestation de service réalisée a un impact sur votre trésorerie, plus ou moins gros selon l'importance de votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Un retard de paiement, ou une facture qui reste impayée, représentent de la liquidité en moins et le risque accru de ne plus pouvoir faire fonctionner votre entreprise. Pire encore, de vous retrouver en cessation de paiement.
Comment recouvrer les créances clients ?
Les créances clients impayées sont à l'origine de bon nombre de dépôt de bilan, malgré un carnet de commande est bien rempli. Peu importe votre niveau de chiffre d’affaires : si le décalage entre facturation et encaissement est trop élevé, le fonctionnement de votre entreprise en sera forcément affecté et votre trésorerie fragilisée.
C'est pourquoi vous devez suivre votre plan de trésorerie au quotidien. De même faire régulièrement vos relances de factures impayées pour prévenir une éventuelle accumulation de créances clients.
Les astuces de Compta In Touch pour vous prémunir des impayés
La solvabilité des clients
L’acquisition de nouveaux clients représente toujours une bonne nouvelle, à condition toutefois qu’ils soient en mesure de régler votre facture à échéance. C’est pourquoi il est important de s’assurer en amont de la solvabilité des clients. Vous pouvez utiliser les moyens suivants :
- Vous renseigner auprès de votre réseau professionnel
- Faire appel à une agence de renseignement commercial.
Certaines de ces solutions étant payantes, il faudra naturellement adapter votre stratégie au type de client (professionnel ou particulier), et au volume de chiffre d’affaires en jeu.
Attention, mentionnez bien dans vos factures et vos conditions générales de vente le délai de paiement et les pénalités applicables en cas de retard.
L'analyse des retards de paiement
Lorsque vous constatez des retards de paiement, il faut analyser les données de vos clients :
- Qui sont les clients en retard ?
- Quelles sont les raisons du retard (difficultés passagères, litige sur une commande) ?
- Quel montant de pertes potentielles représentent ces créances ?
Une fois que vous disposez d’une image globale de la situation, il faut mettre en œuvre les actions adaptées pour obtenir le paiement des créances. Ce qu'on appelle le recouvrement des créances clients.
La gestion de recouvrement de dettes
Méthodologie et rigueur
Nous vous conseillons d'établir une méthodologie efficace pour effectuer vos relances. Quelquefois, les impayés s’expliquent par un simple oubli de vos clients. Dans ce cas, une simple relance par téléphone ou par e-mail est suffisante. Quoiqu’il en soit il est capital de réaliser des relances à intervalles réguliers à partir du moment où le délai de paiement est arrivé à échéance.
De la procédure de recouvrement à l’amiable au recouvrement judiciaire (contentieux)
Il est souvent préférable d’opter pour une procédure de recouvrement à l’amiable, c’est-à-dire sans l’intervention de la justice. En vous efforçant d’établir un dialogue constructif, vous aurez plus de chances d’obtenir un règlement rapide.
Lorsque les relances ne suffisent pas à obtenir le règlement de la facture échue, vous devez envoyer à votre client débiteur une lettre de mise en demeure de payer. Ce courrier formel doit notamment mentionner :
- Le nom et les coordonnées de votre entreprise et du salarié chargé du recouvrement amiable
- La référence de la facture et le montant de la somme due
- Les modalités de paiement, et les éventuels frais de recouvrement
Malheureusement le recouvrement amiable peut ne pas suffire. Vous devrez alors engager une procédure de recouvrement judiciaire : injonction de payer, référé provision ou assignation au fond. Ces procédures diffèrent en matière de coûts et de temps de traitement.
Faire appel à une société de recouvrement
La gestion des relances et plus généralement du recouvrement étant particulièrement chronophage, vous n'avez pas forcément les ressources en interne pour accomplir cette mission. Auquel cas, vous pourrez faire appel à un prestataire extérieur : une société de recouvrement. Son intervention comporte plusieurs avantages. Notamment celui de déléguer un aspect délicat de la relation commerciale.
Saviez-vous que les experts-comptables peuvent tout à fait se charger du recouvrement amiable des créances clients ? En plus de vous aider à récupérer les créances non réglées, il est en mesure de vous fournir des analyses régulières et de vous conseiller sur les stratégies les plus adaptées.
L’essentiel à retenir
Le recouvrement des créances clients est primordial pour préserver la trésorerie de votre entreprise. Pour mettre en place un système adapté à vos problématiques, vous pouvez opter pour des outils automatisés, ou faire appel à un prestataire de confiance tel que votre expert-comptable en ligne, Compta In Touch.
Quelle que soit votre problématique, nous sommes à votre écoute. Contactez nos équipes pour obtenir un devis personnalisé et gratuit !
