Une facture qui n'est pas réglée dans les délais convenus devient un impayé : une créance client. Or, les retards de paiement se sont dernièrement multipliés, mettant en danger la trésorerie des entreprises. Pour s’en prémunir, il est indispensable de suivre une stratégie de recouvrement de créances clients adaptée. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous guide sur ce sujet épineux pour maintenir la bonne santé financière de votre entreprise.
C'est quoi une créance client ?
Dès lors que vous avez livré à votre client le bien, ou la prestation de service, avec votre facture, il vous doit la somme d'argent mentionnée sur la facture. En comptabilité, c’est ce qu’on appelle une créance client ; que votre client soit un particulier ou une société.
Dans la mesure où le point de départ d’une créance se positionne à la date de livraison, nous vous recommandons de faire signer au client le bon de livraison, qui prouve qu’il a bel et bien réceptionné la marchandise. Dans le cas d’une prestation de service, c’est la date de réalisation de la prestation qu’il faut prendre en compte.
Date de règlement des créances
Les créances clients sont exigibles dès que la date de paiement inscrite dans la facture est dépassé. En toute logique le délai en question aura été notifié avant la transaction commerciale. En principe il est fixé à 30 jours, mais sous conditions d’apparaitre dans les conditions générales de vente (CGV) ou dans le contrat qui vous lie au client, le délai de paiement peut être porté au-delà des 30 jours :
- à 45 jours fin de mois à partir de la date d'émission de la facture
- ou à 60 jours à compter de la date de facturation
Les créances clients au bilan : actif ou passif ?
Les créances clients se comptabilisent à l'actif du bilan comptable. Vous devez débiter le compte 411 à la date de réalisation de votre prestation, ou de la livraison de vos marchandises. Nous vous conseillons de créditer aussi une subdivision du compte 70. Une fois le délai écoulé, si aucun règlement n'est effectué vous devez créditer le compte 411 et débiter le compte 416 « clients douteux ou litigieux ». À réception du règlement, vous créditerez le compte 416 avec en contrepartie un débit du compte de trésorerie.
Quels impacts ont les créances sur votre entreprise ?
Pour optimiser leur trésorerie, la plupart des entreprises cherchent à encaisser les créances clients au plus tôt, et à régler leurs dettes fournisseurs le plus tard possible. Certains de vos clients ont donc certainement intérêt à repousser au maximum les échéances.
Mais ne pas être payé immédiatement pour un bien vendu et livré, ou une prestation de service réalisée, fragilise inévitablement votre trésorerie. Les problèmes de liquidités arriveront plus ou moins vite, selon l'importance de votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
Pour rappel, un BFR qui augmente met en péril la capacité d'une entreprise à financer son activité courante.
Sachant que l'accumulation de créances irrécouvrables est à l'origine de bon nombre de dépôt de bilan, malgré un carnet de commande bien rempli. nous ne pouvons que vous recommander de suivre rigoureusement votre facturation et votre trésorerie. Pour pallier à l'urgence d'une situation, le recours au concours bancaire sera une solution ponctuelle, mais onéreuse. D'ailleurs nous vous conseillons de négocier un découvert autorisé avant même d'en avoir besoin.
C'est la raison pour laquelle il est vital d'anticiper la question du recouvrement des créances clients, en mettant en place les stratégies adaptées.
Comment recouvrer les créances auprès de vos clients ?
Gardez à l'esprit que votre chiffre d’affaires n'est pas la seule donnée importante de votre business. Si le décalage entre facturation et encaissement est trop important, le cycle d'exploitation de votre entreprise en sera forcément affecté. Vous devez donc anticiper toutes les stratégies possibles pour gérer efficacement le recouvrement de vos créances clients; et éviter ainsi tout risque de vous retrouver en cessation de paiement.
Pratiquer l'escompte commercial
Une des stratégies à adopter possiblement est l'escompte commercial. En accordant une remise à vos clients, par exemple un taux d'escompte de 1%, vous les motivez à payer comptant leurs factures. Vous évitez ainsi un décalage dans votre trésorerie et réduisez votre BFR.
Surveiller régulièrement les échéances de paiement
Un autre indicateur essentiel à suivre est l’encours client :
- Les factures à éditer : concernant des livraisons déjà expédiées, ou des prestations de service déjà réalisées ;
- Les factures échues : lorsque le délai de règlement est dépassé.
Une bonne gestion du poste client est cruciale pour garantir la pérennité de votre entreprise. Les règles établies en interne doivent être clarifiées pour que la facturation et le recouvrement d'impayés soient rapides. En analysant régulièrement l’encours client, vous pourrez repérer les créances dont la date d’échéance est proche et ainsi planifier vos relances clients.
La gestion de recouvrement de dettes : quelle est la procédure ?
Méthodologie et rigueur
Nous vous conseillons d'établir une méthodologie efficace pour effectuer vos relances. Quelquefois, les impayés s’expliquent par un simple oubli de vos clients, qui sont de bonne foi. Dans ce cas, une simple relance par appel téléphonique ou par e-mail est suffisante.
Quoi qu'il en soit, tout retard de paiement constaté doit déclencher un appel téléphonique, ou une première lettre de relance dans un délai de 15 jours. Un second courrier est recommandé au besoin, mais à ce stade, il sera aussi souhaitable d'imposer à votre client un paiement comptant s'il passe une nouvelle commande.
En termes de procédure, il est capital de réaliser des relances à intervalles réguliers à partir du moment où le délai de paiement est arrivé à échéance.
Sachant que les créances clients sont prescrites à compter de deux ans pour les clients particuliers, et de cinq ans pour les professionnels, nous vous recommandons de rapidement mettre en œuvre vos actions de recouvrement !
La procédure de recouvrement à l’amiable
La procédure de recouvrement à l’amiable se gère sans l’intervention de la justice. En vous efforçant d’établir un dialogue constructif, vous aurez plus de chances d’aboutir à un commun accord et obtenir un règlement rapide.
Lorsque les deux lettres de relances ne suffisent pas à obtenir le règlement de la facture échue, nous vous conseillons d'envoyer à votre client débiteur une lettre de mise en demeure de payer. Ce courrier formel doit notamment mentionner les informations suivantes :
- Le nom et les coordonnées de votre entreprise et du salarié chargé du recouvrement amiable
- La référence de la facture et le montant de la somme due
- Les modalités de paiement, et les éventuels frais de recouvrement
Le recouvrement judiciaire en cas de contentieux
Malheureusement, la procédure de recouvrement amiable peut ne pas suffire. Vous devrez alors engager une procédure de recouvrement judiciaire : injonction de payer, référé provision ou assignation au fond. Ces procédures diffèrent en matière de coûts et de temps de traitement.
Si le montant de votre créance est inférieur à 5 000 €, sachez que vous pouvez passer par la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Vous pouvez alors déposer votre dossier en ligne sur la plateforme dédiée et saisir un commissaire de justice pour régler votre contentieux.
À savoir que cette procédure est payante ; les frais de dépôt de dossier et d’émission du titre exécutoire étant à votre charge.
L’huissier de justice peut-il vous imposer les modalités de remboursement ?
L’huissier de justice, que l’on appelle désormais commissaire de justice, est un professionnel du droit qui peut intervenir aussi bien dans le cadre d’une procédure de recouvrement amiable que dans le cadre d’un recouvrement judiciaire.
Le règlement de la dette impayée peut s’effectuer selon plusieurs modalités : remboursement intégral, élaboration d’un échéancier de paiement, etc. N’oubliez pas que si le commissaire de justice agit en qualité d’intermédiaire entre le créancier et le débiteur, c’est bien à vous de définir les conditions de remboursement qui vous conviennent.
Faire appel à une société de recouvrement
La gestion des relances et plus généralement du recouvrement étant particulièrement chronophage, vous n'avez pas forcément les ressources en interne pour accomplir cette mission. Auquel cas, vous pourrez faire appel à un prestataire extérieur : une société de recouvrement. Le principal avantage étant de déléguer un aspect délicat de la relation commerciale.
Saviez-vous que les experts-comptables peuvent tout à fait se charger du recouvrement amiable des créances clients quand vous leur confier votre comptabilité ? En plus de vous aider à récupérer vos impayés, nous pouvons vous fournir des analyses régulières et vous conseiller sur les stratégies les plus adaptées, selon le profil de vos clients. Notre analyse sera d'autant plus pertinente que nous connaissons bien votre entreprise.
Comment se prémunir contre les impayés ?
Vérifier la solvabilité des clients
L’acquisition de nouveaux clients représente toujours une bonne nouvelle, à condition toutefois qu’ils soient en mesure de régler votre facture à la date d'échéance. C’est pourquoi il est important de s’assurer en amont de la solvabilité des clients et essayer d'éviter les mauvais payeurs. Pour cela vous pouvez utiliser les moyens suivants :
- Vous renseigner auprès de votre réseau professionnel
- Faire appel à une agence de renseignement commercial.
Certaines de ces solutions étant payantes, il faudra naturellement adapter votre stratégie au type de client (professionnel ou particulier), et au volume de chiffre d’affaires en jeu.
Attention, mentionnez bien dans vos factures et vos conditions générales de vente le délai de paiement et les pénalités applicables en cas de retard.
Analyser les retards de paiement
Lorsque vous constatez des retards de paiement, il faut analyser les données de vos clients :
- Qui sont les clients en retard ?
- Quelles sont les raisons du retard (difficultés passagères, litige sur une commande) ?
- Quel montant de pertes potentielles représentent ces créances ?
Une fois que vous disposez d’une vue d'ensemble de la situation, il sera plus facile de mettre en œuvre les actions adaptées pour obtenir le paiement des créances. Ce qu'on appelle le recouvrement des créances clients, qui s'effectue en différentes étapes.
L’essentiel à retenir
Le recouvrement des créances clients fait partie intégrante du quotidien des entreprises. Rigueur et méthodologie sont indispensables pour suivre les encours clients et ainsi préserver la trésorerie de votre entreprise.
En nous confiant votre comptabilité, vous bénéficiez de notre logiciel de gestion pour vous aider à gérer cet aspect de la relation commerciale. Contactez-nous !
