L'entrepreneur individuel placé sous le régime fiscal de la micro-entreprise, encore couramment appelé auto-entrepreneur, a des obligations comptables réduites au minimum. Cependant, dans le cadre de son activité et de ses différentes démarches, il peut avoir besoin de réaliser un bilan comptable. Qu'est-ce qu'un bilan comptable concrètement et en quoi est-il utile aux micro-entrepreneurs ? Comment le réaliser ? Suivez le guide avec Compta In Touch, votre expert-comptable en ligne.
Qu'est-ce qu'un bilan comptable ?
Une représentation du patrimoine de l'entreprise
Présenté sous forme de tableau, le bilan comptable permet de récapituler ce que possède l'entreprise et ce qu'elle doit. C'est pourquoi on dit souvent que le bilan représente une photographie du patrimoine de l'entreprise, à une date donnée .
Le bilan se compose de deux parties :
- L'actif : ce que l'entreprise possède , autrement dit ses moyens de production
- Le passif : ce que l'entreprise doit, autrement dit les ressources à sa disposition, mais qui ne lui appartiennent pas.
Les autres états financiers
Ne confondez pas le bilan comptable avec les autres états financiers qui font partie des comptes annuels que toutes les entreprises doivent produire chaque année quand elles sous placées sous le régime fiscal du réel (simplifié ou normal).
- Le compte de résultat : il se compose des charges (dépenses) et (recettes) réalisées sur une année (un exercice comptable). Si on considère le bilan comme une photographie, le résultat de s'apparente plutôt à un film.
- L’annexe : ce document apporte des informations qui permettent d’éclairer les données chiffrées du bilan et du compte de résultat.
Pour quelles entreprises le bilan comptable est-il obligatoire ?
Les obligations comptables des entreprises varient selon leur niveau de chiffre d’affaires et leur régime d’imposition, indépendamment de leur forme juridique.
Toutes les sociétés assujetties à l'IS sont soumises à l’obligation de produire des comptes annuels, incluant le bilan comptable. Mais les entreprises individuelles (EI) et les EURL assujetties à l'impôt sur le revenu (IR) qui ont opté pour le régime fiscal de la micro entreprise en sont dispensés.
Pour rappel, le chiffre d'affaires (CA) annuel des micro-entreprises est plafonné. Selon la nature de leur activité, les auto-entrepreneurs ne doivent pas dépasser 188 700 € ou 77 700 € de CA à partir du 1er janvier 2023. Ils ont aussi l'obligation de déclarer leur CA tous les mois sur le site dédié de l'Urssaf, même s'il est nul.
Quelles sont les obligations comptables pour un auto-entrepreneur ?
Rappelons que les auto entrepreneurs sont des entrepreneurs individuels ayant opté pour le régime fiscal de la micro-entreprise. Même s’il est simplifié, ce régime s’accompagne d’un certain nombre d’obligations comptables.
Le livre des recettes et le registre des achats
Ces deux documents doivent être tenus dans l'ordre chronologique, et sans modifier les données de façon ultérieure :
- Le livre des recettes dans lequel doivent être saisis le montant, l'origine, le mode de règlement et la référence de chaque recette.
- Le registre des achats dans lequel les mêmes informations doivent apparaitre pour chaque dépenses professionnelles.
Des modèles existent même s’il n’y a pas de formalisme particulier à respecter. En revanche, les pièces justificatives doivent toutes être conservées.
Les obligations en matière de facturation
Une facture doit être remise pour toutes les transactions commerciales entre professionnels. En revanche pour les particuliers, la facture est obligatoire dans le cadre des ventes à distance (e-commerce), des travaux immobiliers et à la demande du client pour les prestations supérieures à 25 €.
Les numéros des factures doivent être indiqués chronologiquement et chaque facture émise doit porter la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI » (Code général des impôts). Ce, tant que l'auto entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA. Là encore, le régime est conditionné à des seuils de CA à ne pas dépasser.
D'autres mentions sont obligatoires : date, numéro de facture, montant HT, identité du vendeur et du client. Et désormais, depuis la mise en place du nouveau statut de l’entrepreneur individuel, il faut également ajouter la mention « entrepreneur individuel » ou « EI » avant ou après le nom de l’auto-entrepreneur.
La déclaration du CA : facturé ou encaissé ?
Chaque mois ou chaque trimestre, selon la périodicité choisie, les auto entrepreneurs doivent déclarer leur chiffre d’affaires à l’Urssaf.
Attention, au moment de la déclaration, il arrive que certaines ventes de marchandises ou prestations de service soient facturées, sans que le paiement ait été effectué. Étant donné que la micro entreprise suit les règles de la comptabilité de trésorerie, il faut déclarer le chiffre d’affaires réellement encaissé.
Le compte bancaire
Les auto entrepreneurs doivent ouvrir un compte bancaire dédié à leur(s) activité(s) lorsque le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives. En-deçà, le compte bancaire personnel suffit.
Pourquoi effectuer son bilan comptable en tant qu’auto entrepreneur ?
Le bilan comptable n’est pas obligatoire pour un auto entrepreneur, mais il est nécessaire dans différentes circonstances.
Un outil de suivi de son activité
Le bilan comptable permet de suivre rigoureusement l’activité de son entreprise, et d'analyser son évolution. Il est ainsi indispensable pour comparer le CA et les autres indicateurs clés (KPI) d’une année sur l’autre (N et N-1).
Grâce aux données reprises dans le bilan comptable, on peut également calculer plusieurs ratios :
- Le fonds de roulement
- Le besoin en fonds de roulement (BFR)
- L’autonomie financière (ratio de solvabilité)
- La trésorerie nette
Tous ces indicateurs permettent d’évaluer la santé financière et le potentiel d’une entreprise, et donc d’ajuster sa stratégie commerciale en conséquence.
Justifier de la bonne santé financière de sa micro entreprise
Le bilan comptable fait partie des documents de référence. On le retrouve donc dans la liste des justificatifs demandés par la banque et les propriétaires-bailleurs de locaux professionnels. Pour obtenir un prêt bancaire, les bilans des trois dernières années vous seront systématiquement demandés.
En l’absence de bilan comptable, il est possible d’utiliser l’attestation fiscale établie par l’Urssaf. Mais ce document permet seulement de justifier le chiffre d’affaires, sans pour autant présenter l’ensemble des informations clé du bilan comptable.
Comment faire un bilan comptable ?
La comptabilité d’engagement
Si vous souhaitez établir le bilan comptable de votre micro entreprise, il faudra suivre une méthodologie rigoureuse. En effet, la micro entreprise relève de la comptabilité de trésorerie, qui consiste principalement à enregistrer les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses).
Pour établir le bilan comptable, il faut passer à une autre logique : la comptabilité d’engagement. Autrement dit, tenir compte des créances et des dettes, qui correspondent aux recettes et aux dépenses engagées.
Réaliser un inventaire
Il est indispensable de faire le point sur ce que tout votre entreprise possède : liquidités, stocks, locaux (si vous en êtes propriétaire), licences, fonds de commerce… Mais aussi sur ce qu’elle doit, notamment les emprunts et les dettes non réglées envers les fournisseurs.
Pensez à fixer les bornes de votre exercice comptable : souhaitez-vous produire un bilan de l'année N-1, ou une situation intermédiaire?
Procéder à la revue des comptes et des factures
Passez en revue votre livre des recettes et votre registre des achats, et vérifiez que toutes les factures ont bien été enregistrées à la bonne date et au bon montant. Si vos registres sont au format papier, il sera nécessaire de les transposer sur Excel ou Google Sheets pour pouvoir effectuer les calculs plus facilement et sans risque d’erreur.
Effectuer le bilan comptable simplifié
Pour un auto-entrepreneur, le bilan comptable simplifié est amplement suffisant.
Dans la colonne gauche du bilan comptable, vous devez indiquer l’actif :
- Les immobilisations incorporelles (fonds de commerce, brevets…), corporelles (terrains, bâtiments, mobilier, biens matériels…) et financières
- L’actif circulant : stocks de matières premières, marchandises, créances clients, disponibilités…
Et dans la colonne droite, c’est le passif :
- Les capitaux propres
- Les provisions pour risques et charges
- Les dettes et les charges à payer : fournisseurs, organismes financiers, cotisations sociales, administration fiscale…
En sachant que pour un autoentrepreneur, le passif sera principalement constitué des dettes et charges à payer.
Faut-il un expert-comptable pour tenir la comptabilité de sa micro entreprise ?
Les atouts de l’expert-comptable pour une micro entreprise
La micro entreprise se distingue par sa simplicité, notamment parce qu’elle permet à l’entrepreneur de tenir lui-même sa comptabilité.
Toutefois, certains auto entrepreneurs ont tout intérêt à faire appel à un expert-comptable. Ce professionnel dispose en effet des compétences techniques qui garantissent une comptabilité conforme. Ses nombreuses compétences juridiques et fiscales lui donnent une vision globale de votre entreprise et des opportunités à saisir. À ce titre c'est un véritable partenaire de l'entrepreneur.
En réalisant seul votre bilan comptable vous risquez de passer énormément de temps à compiler les données et à les affecter aux bons comptes. Le recours à un expert-comptable est donc source de fiabilité et de sécurité, mais aussi un réel gain de temps.
Enfin, sachez que la tenue des comptes par un expert-comptable consititue un gage de sérieux aux yeux de partenaires commerciaux et autres interlocuteurs indispensables au développement de votre entreprise.
Quel est le coût à prévoir ?
Tout dépend de la taille de votre entreprise, des missions que vous lui confiez et de sa situation géographique. Un expert-comptable en ligne est forcément moins cher qu'un cabinet de proximité puisque son organisation lui permet de faire des économies qu'uil répercute sur ses clients entrepreneurs.
Le coût pour la tenue comptable d’une micro entreprise varie généralement entre 30 et 100 € HT par mois. Mais pour une prestation ponctuelle, comme la réalisation d’un bilan comptable, la facturation peut être forfaitaire ou au tarif horaire.
Comment choisir son expert-comptable ?
Profession libérale réglementée, il doit s'inscrire à l'Ordre des experts-comptables. Ainsi est-il est le seul professionnel habilité à tenir les comptes des entreprises quand elles n'ont pas de comptable interne à leur organisation. Vérifiez que son nom apparaisse bien dans l'annuaire du conseil de l'Ordre.
Professionnel du chiffre au service des entrepreneurs, l'expert-comptable s'apparente au bras droit du travailleur indépendant puisqu'il peut s'appuyer sur ses nombreuses expertises et sa vision à 360°. Vous allez donc nouer avec lui une relation de confiance dans la durée. Il va non seulement tenir votre comptabilité tout au long de la vie de votre entreprise, mais aussi vous prodiguer ses conseils en matière de fiscalité, gestion de votre patrimoine, droit social et droit des sociétés.
Pour le choisir, vous pouvez consulter son site internet, demander un devis ou/et demander à être rappelé pour avoir un premier contact téléphonique. Les témoignages de ses clients vont aussi vous donner un bon aperçu de ses qualités et de ses savoir-faire.
L'essentiel à retenir
Même s'il ne fait pas partie des obligations de l'auto-entrepreneur, le bilan comptable est très utile pour présenter la santé financière de l'entreprise. Pour l'établir en bonne et due forme, il est préférable de faire appel à un expert-comptable.
Votre expert-comptable en ligne Compta In Touch est à votre service. Contactez-nous maintenant !
