Auto entrepreneurs, pourquoi et comment réaliser un bilan comptable ?

Qu'est-ce qu'un bilan comptable ?

Une représentation du patrimoine de l'entreprise

Présenté sous forme de tableau, le bilan comptable permet de récapituler ce que possède l'entreprise et ce qu'elle doit. C'est pourquoi on dit souvent que le bilan représente une photographie du patrimoine de l'entreprise, à une date donnée .

Le bilan se compose de deux parties :

• L'actif : ce que l'entreprise possède , autrement dit ses moyens de production
• Le passif : ce que l'entreprise doit, autrement dit les ressources à sa disposition, mais qui ne lui appartiennent pas

Une partie intégrante des comptes annuels

Le bilan comptable fait partie des comptes annuels que toutes les entreprises doivent produire chaque année quand elles sous placées sous le régime fiscal du réel simplifié ou normal. Les deux autres états financiers étant : 

• Le compte de résultat : il se compose des charges (dépenses) et (recettes) réalisées sur une année (un exercice comptable). Si on considère le bilan comme une photographie, le résultat de s'apparente plutôt à un film.

• L’annexe : ce document apporte des informations qui permettent d’éclairer les données chiffrées du bilan et du compte de résultat.

Pour quelles entreprises le bilan comptable est-il obligatoire ?

Les obligations comptables des entreprises varient selon leur niveau de chiffre d’affaires et leur régime d’imposition (IR ou IS), indépendamment de leur forme juridique. Ainsi toutes les sociétés et les entreprises individuelles qui dépassent les seuils autorisés de la micro entreprise sont soumises à l’obligation de produire leurs comptes annuels chaque année. 

Autrement dit, seules les EURL à l'IR et les entreprises individuelles (EI) qui ont opté pour le régime fiscal de la micro entreprise en sont dispensés.

Pour rappel, le chiffre d'affaires (CA) annuel des micro-entreprises est plafonné. Selon la nature de leur activité, les auto-entrepreneurs ne doivent pas dépasser 188 700 € ou 77 700 € de CA. Ils ont aussi l'obligation de déclarer leur CA tous les mois sur le site dédié de l'Urssaf, même s'il est nul. De plus, ils cotisent sur leur CA hors taxe. À ce titre, ils ne peuvent déduire aucune dépense professionnelle de leur chiffre d'affaires.

Comment faire sa comptabilité quand on est auto-entrepreneur ?

Même s’il est simplifié, le régime fiscal simplifié de la micro entreprise s’accompagne d’un certain nombre d’obligations comptables.

Le livre des recettes et le registre des achats

Ces deux livres comptables doivent être tenus dans l'ordre chronologique :

• Le livre des recettes dans lequel doivent être saisis le montant, l'origine, le mode de règlement et la référence de chaque encaissement.
• Le registre des achats dans lequel les mêmes informations doivent apparaitre pour chaque dépenses professionnelles.

Attention ! Toutes les pièces justificatives doivent toutes être conservées.

Comment faire une facture auto entrepreneur ?

Une facture doit être remise pour toutes les transactions commerciales entre professionnels (B2B). En revanche pour les ventes aux particuliers, la facture est obligatoire dans certains cas seulement :

• Les ventes à distance (e-commerce)
• Les travaux immobiliers
• À la demande du client pour les prestations supérieures à 25 €

Chaque facture émise doit porter la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI » (Code général des impôts). Ce, tant que l'auto entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA. Là encore, le régime est conditionné à des seuils de CA à ne pas dépasser.

D'autres mentions sont obligatoires : date, numéro de facture, montant HT, identité du vendeur et du client. Et désormais, depuis la mise en place du nouveau statut de l’entrepreneur individuel, il faut également ajouter la mention « entrepreneur individuel » ou « EI » avant ou après le nom de l’auto-entrepreneur.

Enfin, les numéros des factures doivent se suivre. Elles ne sont pas modifiables ! Vous devez faire un avoir et une nouvelle facture en cas de modification, ou d'erreur.

La déclaration du CA : facturé ou encaissé ?

Chaque mois ou chaque trimestre, selon la périodicité choisie, les auto entrepreneurs doivent déclarer leur chiffre d’affaires à l’Urssaf.

Attention, au moment de la déclaration, il arrive que certaines ventes de marchandises ou prestations de service soient facturées, sans que le paiement ait été effectué. Étant donné que la micro entreprise suit les règles de la comptabilité de trésorerie, il faut déclarer le chiffre d’affaires réellement encaissé.

La question du compte bancaire

Les auto entrepreneurs doivent ouvrir un compte bancaire dédié à leur(s) activité(s) lorsque le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives. En-deçà, le compte bancaire personnel suffit.

Est-ce qu'un auto-entrepreneur doit avoir un comptable ?

Il peut faire sa comptabilité seul, avec un bon logiciel comptable. Mais, dès lors qu'il a besoin de produire son bilan comptable, les choses se compliquent. Pour vous aider à faire un choix éclairé, nous acons listé les avantages à établir votre bilan comptable chaque année.

À savoir que seul un expert-comptable peut certifier un bilan. Le comptable peut seulement l'établir.  

Le bilan comptable auto entrepreneur : un outil de pilotage de votre activité 

Le bilan comptable permet de suivre rigoureusement l’activité de son entreprise, et d'analyser son évolution. Il est ainsi indispensable pour comparer le CA et les autres indicateurs clés (KPI) d’une année sur l’autre (N et N-1).

Grâce aux chiffres issus du bilan comptable, on peut également calculer les ratios suivants :

• Le fonds de roulement
• Le besoin en fonds de roulement (BFR)
• L’autonomie financière (ratio de solvabilité)
• La trésorerie nette

Tous ces indicateurs permettent d’évaluer la santé financière et le potentiel d’une entreprise, et donc d’ajuster sa stratégie commerciale en conséquence. Autrement dit, prendre les bonnes décisions aux bons moments. 

Justifier de la bonne santé financière de votre micro entreprise

Le bilan comptable fait partie des documents de référence. On le retrouve donc dans la liste des justificatifs demandés par la banque et les propriétaires-bailleurs de locaux professionnels.

Pour obtenir un prêt bancaire, les bilans comptables des trois dernières années sont systématiquement demandés.

En l’absence de bilan comptable, il est possible d’utiliser l’attestation fiscale établie par l’Urssaf. Mais ce document permet seulement de justifier le chiffre d’affaires, sans pour autant présenter l’ensemble des informations clé du bilan comptable.

Comment avoir un bilan comptable ?

La comptabilité d’engagement

Si vous souhaitez établi seul le bilan comptable de votre micro entreprise, il faudra suivre une méthodologie rigoureuse.

Notez que la micro entreprise relève de la comptabilité de trésorerie, qui consiste principalement à enregistrer les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses). Mais pour établir le bilan comptable, il faut passer à une autre logique : la comptabilité d’engagement. Autrement dit, tenir compte des créances et des dettes, qui correspondent aux recettes et aux dépenses engagées.

Réaliser un inventaire

Il est indispensable de faire le point sur ce que tout votre entreprise possède : liquidités, stocks, locaux (si vous en êtes propriétaire), licences, fonds de commerce… Mais aussi sur ce qu’elle doit, notamment les emprunts et les dettes non réglées envers les fournisseurs.

Pensez à fixer les bornes de votre exercice comptable : souhaitez-vous produire un bilan de l'année N-1, ou une situation intermédiaire?

Procéder à la revue des comptes et des factures

Passez en revue votre livre des recettes et votre registre des achats, et vérifiez que toutes les factures ont bien été enregistrées à la bonne date et au bon montant. Si vos registres sont au format papier, il sera nécessaire de les transposer sur Excel ou Google Sheets pour pouvoir effectuer les calculs plus facilement et sans risque d’erreur.

Faire un bilan comptable simplifié

Pour un auto-entrepreneur, le bilan comptable simplifié est amplement suffisant. Dans la colonne gauche du bilan comptable, vous devez indiquer l’actif :

• Les immobilisations incorporelles (fonds de commerce, brevets…), corporelles (terrains, bâtiments, mobilier, biens matériels…) et financières
• L’actif circulant : stocks de matières premières, marchandises, créances clients, disponibilités…

Et dans la colonne droite, c’est le passif :

• Les capitaux propres
• Les provisions pour risques et charges
• Les dettes et les charges à payer : fournisseurs, organismes financiers, cotisations sociales, administration fiscale…

En sachant que pour un autoentrepreneur, le passif sera principalement constitué des dettes et charges à payer.

Faut-il un expert-comptable pour tenir la comptabilité de votre micro entreprise ?

Les atouts de l’expert-comptable 

La micro entreprise se distingue par sa simplicité, notamment parce qu’elle permet à l’entrepreneur de tenir lui-même sa comptabilité. Mais ce régime fiscal n'est pas toujours le plus avantageux, selon l'activité et la vitesse à laquelle elle se développe. 

C'est là que l'expert-comptable a toute son importance. Ce professionnel du chiffre dispose de nombreuses compétences techniques en matière de fiscalité, de gestion de patrimoine, de paie et de droit des sociétés, en plus des obligations comptables et légales. Véritable partenaire du chef d'entreprise, il est lui-même entrepreneur et a une vision de l'entreprise à 360° et une très bonne connaissance des différents secteurs d'activités. Ainsi va t-il pouvoir vous prodiguer des conseils pertinents aussi souvent que nécessaire.

 Si vous réalisez seul votre bilan comptable vous risquez de passer énormément de temps à compiler les données et à les affecter aux bons comptes. Du temps que vous aurez en moins pour vos missions à plus forte valeur ajoutée. À ce titre, le recours à un expert-comptable est non seulement source de fiabilité et de sécurité, mais aussi un réel gain de temps. Cette fiabilité étant largement reconnue dans tout l'écosystème entrepreneurial, les banques, les investisseurs potentiels et les fournisseurs : des interlocuteurs indispensables au développement de votre entreprise.

Quel coût prévoir ?

Tout dépend de la taille de votre entreprise, de votre volume d'affaire, des missions que vous lui confiez et de sa situation géographique.

À savoir qu'un expert-comptable en ligne est forcément moins cher qu'un cabinet de proximité puisque son organisation100% digitale lui permet de faire des économies d'échelle qu'il répercute sur ses clients.

Le coût pour la tenue comptable d’une micro entreprise varie généralement entre 30 et 100 € HT par mois. Mais pour une prestation ponctuelle, comme la réalisation d’un bilan comptable, la facturation peut être forfaitaire ou au tarif horaire. Contactez-nous pour obtenir un devis !

Comment choisir votre expert-comptable ?

Profession libérale réglementée, l'expert-comptable est le seul professionnel habilité à tenir les comptes des entreprises quand elles n'ont pas de comptable interne à leur organisation. À ce titre, il doit être inscrit à l'Ordre des experts-comptables dans sa région et respecter le Code de déontologie de la profession. Vérifiez que son nom apparaisse bien dans l'annuaire du conseil de l'Ordre. 

Pour le choisir, vous pouvez consulter son site internet, demander un devis ou/et demander à être rappelé pour avoir un premier contact téléphonique. Les témoignages de ses clients vont aussi vous donner un bon aperçu de ses qualités et de ses savoirs faires.

L'essentiel à retenir

Même s'il ne fait pas partie des obligations de l'auto-entrepreneur, le bilan comptable est très utile pour présenter la bonne santé financière de son entreprise. Pour l'établir en bonne et due forme, il est préférable de faire appel à un expert-comptable.

N'hésitez plus !  Contactez-nous pour obtenir votre devis personnalisé  et bénéficiez d'un véritable allié pour votre entreprise à un tarif avantageux. Nos experts-comptables en ligne Compta In Touch prennent en charge votre comptabilité, vos obligations fiscales, vos formalités juridiques et le volet social de votre entreprise.