Savez vous que les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS ? De plus, ils doivent apparaître sur la fiche de paie de vos salariés. Vous devez donc connaitre la valeur de ces avantages en nature. Celle-ci pouvant être calculée sur la base des dépenses réelles, ou selon une base forfaitaire. Ainsi nous allons passer en revue tous les avantages en nature et les barèmes forfaitaires applicables depuis le 1er janvier 2023. Suivez le guide !

 

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ?

Un avantage en nature correspond à un bien ou service mis à disposition par l’employeur à ses salariés pour leur usage personnel. Soit, à titre gratuit, soit, moyennant une faible participation du salarié, bien inférieure à la valeur réelle du bien.

Vos salariés l'utilisent à titre personnel, mais vous restez néanmoins propriétaire, ou locataire dans le cadre d'un véhicule pris en LOA ou LLD. À ce titre, ils font partie de leur rémunération et sont pris en compte pour vérifier que le SMIC est atteint. 

Les repas, la mise à disposition d'un logement de fonction, d'une voiture ou d'une borne de recharge électrique, ou encore d'un ordinateur ou d'un téléphone portable (NTIC) sont des avantages en nature.

Ils sont soumis aux charges sociales, à la CSG et à la CRDS, mais seule la prise en charge de l’employeur est soumise à cotisations. Lorsque le salarié participe financièrement, ce montant doit être déduit.

Attention à ne pas confondre les avantages en nature avec les frais professionnels. Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié dans le cadre du travail. Ils font l'objet de notes de frais qui lui sont ensuite remboursées.

 

 

Comment sont imposés les avantages en nature ?

Étant donné que les avantages en nature font partie de la rémunération du salarié, il doit les déclarer. Intégrés à son salaire et affichés sur sa fiche de paie, ils sont forcément soumis à l’impôt sur le revenu. 

Quels sont les avantages en nature non imposables ?

La seule exception concerne les avantages mis à disposition de l’ensemble des salariés, notamment ceux relatifs à la pratique du sport en entreprise. Ce peut être la mise à disposition d'une salle de sport, ou le financement de cours collectifs. C'est aussi le cas pour un véhicule d’entreprise seulement utilisé par les salariés de façon ponctuelle et pour leurs déplacements professionnels.

 

 

Qui peut bénéficier d'un avantage en nature ?

Les salariés (y compris les apprentis) et les assimilés-salariés comme les dirigeants de SAS/SASU et les gérants égalitaires ou minoritaire de SARL peuvent en bénéficier. Les stagiaires également : l'avantage en nature doit alors être mentionné dans la convention de stage. 

À savoir que le fait d'offrir un avantage en nature peut constituer une alternative dans le cadre d'une augmentation de salaire. C'est aussi un bon moyen pour améliorer votre marque employeur.

Le bénéfice d’un avantage en nature peut résulter : 

  • D’un usage propre à la profession ou à votre entreprise 
  • D’un contrat de travail 
  • D’un accord collectif ou de la convention collective
  • D’une décision unilatérale de l’employeur (DUE) 

 

 

Comment calculer l'avantage en nature sur une fiche de paie ?

Vous devez faire figurer l'avantage en nature sur le bulletin de salaire des salariés concernés. Il doit apparaitre au niveau du salaire brut pour être soumis aux cotisations sociales. Ils sont pris en compte dans le calcul du salaire net imposable, puis déduits du salaire net à verser.

Deux méthodes existent pour évaluer le montant de l'avantage en nature :

  • L'évaluation au réel, sur la base des dépenses réellement engagées 
  • L'évaluation forfaitaire, sur la base d'un forfait qui varie chaque année

Dans tous les cas, le choix de la méthode d'évaluation revient à l'employeur.

À savoir que les barèmes forfaitaires de l'Urssaf sont fixés chaque année et constituent des valeurs minimales. Par conséquent, si la convention collective applicable dans votre entreprise , prévoit une valeur supérieure, alors c'est la valeur la plus favorable des deux pour le salarié qui doit s'appliquer. 

 

 

Quel est le montant de l’avantage en nature nourriture en 2023 ?

Premier cas : Le repas est, soit fourni gratuitement, soit payé directement au restaurant

Dans les deux cas de figure, l’avantage en nature est évalué de façon forfaitaire. À ce titre, vous devez appliquer le barème de l’Urssaf. Sauf si la convention collective ou un accord d'entreprise prévoit un montant plus élevé.

Voici les montants pour la plupart des salariés en 2023 : 

  • 5,20 € pour 1 repas
  • 10,40 € pour 2 repas

Pour les salariés du secteur de la restauration et de l'hôtellerie (CHR), l’avantage en nature correspond à un minimum garanti par repas :

  • 4,10 € pour 1 repas
  • 8,20 € pour 2 repas

 

Second cas : le repas fourni par l’employeur à un prix modique

Si le salarié participe financièrement, c’est la différence entre ce montant et l’évaluation forfaitaire qui est soumise à cotisations.

Si le salarié mange au restaurant d’entreprise et que sa participation est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire, alors l’avantage est soumis à cotisations sociales. En revanche quand la participation du salarié est égale ou supérieure à 50 %, il n’est pas nécessaire de réintégrer l’avantage en nature dans l’assiette des cotisations.

 

Inversement, des repas ne sont pas considérés comme avantage en nature

Rappelons que les repas suivants ne sont pas considérés comme des avantages en nature :

  • Lorsqu’ils résultent d’une obligation professionnelle ou d’une nécessité de service
  • Lorsque les salariés sont en déplacement professionnel, par exemple ceux qui oeuvrent sur les chantiers de construction (BTP).

Ceux-là sont donc non-imposables.

 

 

Qu'est-ce que l'avantage en nature voiture ?

L'avantage en nature voiture concerne la mise à disposition par l'employeur d'un véhicule de fonction pour un usage mixte professionnel et privé. Comme les autres, cet avantage est soumis à cotisations sociales et doit être intégré dans la rémunération du salarié.

L’évaluation au réel

Sous cette méthode, les dépenses à prendre en compte pour évaluer l’avantage en nature sont les suivantes. Deux cas de figure là encore :

  • Si le véhicule appartient à l’entreprise : l’amortissement sur 5 ans à hauteur de 20 % par an de la valeur d’achat TTC. ou 10 % si le véhicule a plus de 5 ans. + l’assurance + les frais d’entretien TTC
  • Si l’entreprise loue le véhicule en LOA : le coût global annuel de la location + l’assurance + les frais d’entretien TTC.

Ensuite, vous appliquez sur ce montant le rapport entre le kilométrage parcouru pour l’usage personnel du salarié et le kilométrage total. Puis vous ajoutez les frais de carburant consommé dans le cadre privé et payés par la société.

 

L’évaluation forfaitaire

Sous cette méthode, les dépenses à prendre en considération sont les suivantes :

  • Si le véhicule appartient à l’entreprise : 9 % du coût d’achat TTC, ou 6 % pour les véhicules de plus de 5 ans. + le carburant payé par la société (valeur réelle) ou bien en majorant le pourcentage du coût d’achat à 12 % (9 % pour les véhicules de plus de 5 ans)
  • Si l’entreprise loue le véhicule en LOA : 30 % du coût global annuel (location, entretien, assurances) en ajoutant le coût réel du carburant utilisé à fins personnelles, ou bien 40 % du coût global annuel (en y intégrant le coût global du carburant utilisé à fins personnelles et professionnelles).

Bon à savoir : pour une location, l’évaluation est plafonnée à celle qui résulte du calcul équivalent en cas d’achat.

 

 

Comment calculer l’avantage en nature pour la recharge de véhicules électriques ?

Les véhicules hybrides et électriques mis à disposition des salariés bénéficient d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € sur l’évaluation de l’avantage en nature. En revanche, on ne peut pas intégrer les frais d’électricité dans le calcul.

Concernant l’utilisation d’une borne de recharge électrique à des fins personnelles, l’évaluation de l’avantage en nature varie selon la situation :

Si la borne est installée sur le lieu de travail : l’avantage en nature est évalué à 0 €

Si l’employeur finance tout ou partie des frais d’achat et d’installation d’une borne en-dehors du lieu de travail, la prise en charge est exonérée de cotisations et contributions sociales :

  • À 100 % lorsque la mise à disposition cesse à la fin du contrat de travail
  • Dans la limite de 50 % des dépenses que le salarié aurait dû engager (avec un plafond de 1 000 €) lorsque la mise à disposition cesse à la fin du contrat de travail
  • Dans la limite de 75 % des dépenses que le salarié aurait dû engager (avec un plafond de 1 500 €) lorsque la mise à disposition cesse à la fin du contrat de travail et que la borne a plus de 5 ans.

Si l’employeur finance un contrat de location d’une borne de recharge électrique ou les autres frais liés à l’utilisation de la borne, la prise en charge est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 50 % des dépenses que le salarié aurait dû engager.

À savoir que ces dispositions sont valables jusqu’au 31 décembre 2024.

 

 

Comment calculer l’avantage en nature pour logement de fonction en 2023?

Avantage en nature ou avantage en espèces ?

L’avantage en nature est reconnu lorsque le salarié dispose gratuitement d’un logement dont l’employeur est propriétaire ou locataire. 

En revanche, si l’employeur prend en charge le loyer d’un logement dont le bail est au nom du salarié, c’est un avantage en espèces, entièrement soumis à cotisations sociales. 

 

L’évaluation au forfait

Le montant dépend de la rémunération mensuelle brute du salarié et du nombre de pièces. Par exemple pour une rémunération inférieure à 1 833 €, l’avantage en nature est évalué à 75,40 € pour 1 pièce ou 40,40 € par pièce principale (si le logement comporte plusieurs pièces).

Le barème comprend 8 tranches, que vous pouvez retrouver en suivant ce lien.

 

L’évaluation selon la valeur locative brute

Vous pouvez évaluer l’avantage en nature logement à partir de la valeur locative brute utilisée pour la taxe d’habitation. Mais si les services fiscaux ne peuvent pas vous la fournir,  le calcul devra se baser sur la valeur locative réelle. Celle-ci étant déterminée en fonction des loyers pratiqués dans la commune pour des logements de surface équivalente. 

Notez que les charges accessoires (électricité, eau, gaz, chauffage, garage) sont, elles, obligatoirement prises en compte pour leur montant réel et ajoutée à l'évaluation du logement.

 

 

Quel est le montant de l’avantage en nature lié au NTIC ?

Les outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) sont les téléphones portables, les ordinateurs, les tablettes, les logiciels, etc. On les considère comme avantages en nature dès lors qu’un document écrit en autorise l’usage privé, ou que des factures détaillées permettent de prouver un usage à des fins personnelles. 

Pour l’évaluation forfaitaire, il faut prendre en compte 10 % du coût d’achat public TTC ou 10 % du coût annuel de l’abonnement TTC. Sauf si le bien est mis à disposition pour un usage entièrement privé, auquel cas on retient la totalité des dépenses réelles engagées.

Pour l’évaluation au réel, il faut utiliser les factures détaillées pour déterminer le temps passé à des fins personnelles. Si ce n’est pas possible, on utilise la méthode forfaitaire.

 

 

L'essentiel à retenir

En règle générale l'évaluation forfaitaire vous permet de diminuer l'assiette de cotisations sociales à payer sur les avantages en nature. Offrir des avantages en nature à vos salariés est aussi une bonne stratégie pour améliorer votre marque employeur. Vous vous assurez ainsi de la fidélité de votre personnel et embauchez plus facilement des candidats prometteurs ! 

 

 

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