Saviez-vous que les avantages en nature sont soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS ? Vous devez donc savoir comment évaluer ces avantages en nature sur la fiche de paie des salariés concernés. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous partage l'essentiel à connaitre pour éditer des bulletins de salaire conformes.
Qu'est-ce qu'un avantage en nature ? Exemples
Un avantage en nature correspond à un bien ou service mis à disposition par l’employeur à ses salariés pour leur usage personnel. Soit à titre gratuit, soit moyennant une faible participation du salarié, bien inférieure à la valeur réelle du bien.
Les repas, un logement de fonction, une voiture de fonction ou une borne de recharge électrique sont des avantages en nature. De même un ordinateur ou un téléphone portable.
Vos salariés utilisent ce bien ou service à titre personnel, mais vous en restez néanmoins propriétaire. Ou locataire dans le cadre d'un véhicule pris en location (LOA ou LLD). À ce titre, les avantages en nature font partie de la rémunération de vos salariés et sont pris en compte pour vérifier que le SMIC est atteint.
Attention à ne pas confondre les avantages en nature avec les frais professionnels. Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié dans le cadre du travail. Ils font l'objet de notes de frais qui lui sont ensuite remboursées.
Comment sont imposés les avantages en nature ?
Les avantages en nature sont soumis aux charges sociales, à la CSG et à la CRDS, mais seule la prise en charge de l’employeur est soumise à cotisations. Lorsque le salarié participe financièrement, ce montant doit être déduit du calcul.
En ce qui concerne le salarié, les avantages en nature sont intégrés à son salaire et inscrits sur sa fiche de paie. Ils sont donc soumis à l’impôt sur le revenu.
Quels sont les avantages en nature non imposables ?
La seule exception concerne les avantages mis à disposition de l’ensemble des salariés, notamment un véhicule d’entreprise utilisé de façon ponctuelle pour leurs déplacements professionnels. Ce peut être aussi la mise à disposition d'une salle de sport, ou le financement de cours collectifs.
Qui peut bénéficier d'un avantage en nature ?
Tous les salariés peuvent bénéficier d'avantages en nature, y compris ceux qui ont signé un contrat d’apprentissage. Les stagiaires également, auquel cas l'avantage doit être mentionné dans la convention de stage.
Les dirigeants assimilés-salariés peuvent aussi en bénéficier. Autrement dit, les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et les dirigeants de SAS ou SASU.
Pourquoi offrir des avantages en nature à vos salariés ? Quel intérêt ?
Dans le cadre d'une demande d'augmentation de salaire, offrir un avantage en nature peut constituer une alternative. C'est aussi un bon moyen pour améliorer votre marque employeur.
Le bénéfice d’un avantage en nature peut résulter de :
- Un usage propre à la profession ou à votre entreprise ;
- Un contrat de travail ;
- Un accord collectif ou de la convention collective ;
- Une décision unilatérale de l’employeur (DUE).
Comment apparaît l’avantage en nature sur la fiche de paie du salarié ?
Pourquoi les avantages en nature apparaissent-ils deux fois sur le bulletin de salaire ?
Les avantages en nature doivent obligatoirement apparaître sur la fiche de paie des salariés concernés. En réalité, vous devez même les faire figurer deux fois sur le bulletin de salaire :
- Au niveau du salaire brut pour pouvoir être soumis aux cotisations sociales ;
- Au niveau du salaire net à payer, duquel ils sont déduits.
Est-ce que l'avantage en nature fait partie du salaire brut ?
Oui, les avantages en nature font partie du salaire brut de vos salariés car ils correspondent à un élément de leur rémunération.
Deux méthodes existent pour le calcul de l'avantage en nature :
- L'évaluation au réel, sur la base des dépenses réellement engagées
- L'évaluation forfaitaire, selon un barème réévalué une fois par an
Dans tous les cas, le choix de la méthode de calcul de l’avantage en nature revient à l'employeur.
À savoir que les barèmes forfaitaires de l'Urssaf sont réévalués chaque année et constituent des valeurs minimales. Par conséquent, si la convention collective applicable dans votre entreprise prévoit une valeur supérieure, alors c'est la valeur la plus favorable des deux pour le salarié qui doit s'appliquer pour le calcul de l'avantage en nature.
Quel est le montant de l’avantage en nature nourriture ?
Premier cas : Le repas est, soit fourni gratuitement, soit payé directement au restaurant
L’avantage en nature nourriture étant évalué sur la base d'un forfait, vous devez appliquer le barème de l’Urssaf. Sauf si la convention collective ou un accord d'entreprise prévoit un montant plus élevé.
En 2024, la limite forfaitaire de l’exclusion de l’assiette sociale s'élève à 5,35 € par repas et 10,70 € par jour.
Pour les salariés du secteur de la restauration et de l'hôtellerie (CHR), l’avantage en nature nourriture correspond à un minimum garanti par repas. Il est de 4.15 € en 2024.
Second cas : le repas fourni par l’employeur à un prix modique
Si le salarié participe au financement de l'avantage en nature, c’est la différence entre ce montant et l’évaluation forfaitaire qui est soumise à cotisations sociales.
Si le salarié mange au restaurant d’entreprise et que sa participation est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire, alors l’avantage nourriture est soumis à cotisations sociales. En revanche quand la participation du salarié est égale ou supérieure à 50 %, il n’est pas nécessaire de réintégrer l’avantage en nature dans l’assiette des cotisations.
Inversement, les repas suivants ne sont pas considérés comme des avantages en nature :
- Lorsqu’ils résultent d’une obligation professionnelle ou d’une nécessité de service
- Lorsque les salariés sont en déplacement professionnel, par exemple ceux qui œuvrent sur les chantiers de construction.
Ceux-là sont donc non-imposables.
Qu'est-ce que l'avantage en nature voiture ?
L'avantage en nature voiture concerne la mise à disposition par l'employeur d'un véhicule de fonction pour un usage mixte professionnel et privé. Comme les autres types d'avantage en nature, il est soumis à cotisations sociales et doit être intégré dans le salaire brut.
En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de choisir la méthode d’évaluation de cet avantage en nature, et de changer en fin d’exercice l’option prise pour l’année entière écoulée.
Attention ! Si vous demandez à votre salarié de restituer le véhicule le week-end et durant ses périodes de congés, vous ne pouvez pas le considérer comme un avantage en nature. Une telle utilisation rentrerait plutôt dans le champ des frais professionnels.
L’évaluation au réel
Sous cette méthode, les dépenses à prendre en compte pour évaluer l’avantage en nature sont les suivantes. Deux cas de figure là encore :
- Si le véhicule appartient à l’entreprise : l’amortissement sur 5 ans à hauteur de 20 % par an de la valeur d’achat TTC ou 10 % si le véhicule a plus de 5 ans + l’assurance + les frais d’entretien TTC
- Si l’entreprise loue le véhicule en LOA : le coût global annuel de la location + l’assurance + les frais d’entretien TTC.
Ensuite, vous appliquez sur ce montant le rapport entre le kilométrage parcouru pour l’usage personnel du salarié et le kilométrage total. Puis vous ajoutez les frais de carburant consommé dans le cadre privé et payés par la société.
L’évaluation forfaitaire
Sous cette méthode, les dépenses à prendre en considération sont les suivantes :
- Si le véhicule appartient à l’entreprise : 9 % du coût d’achat TTC, ou 6 % pour les véhicules de plus de 5 ans. + le carburant payé par la société (valeur réelle) ou bien en majorant le pourcentage du coût d’achat à 12 % (9 % pour les véhicules de plus de 5 ans)
- Si l’entreprise loue le véhicule en LOA : 30 % du coût global annuel (location, entretien, assurances) en ajoutant le coût réel du carburant utilisé à fins personnelles, ou bien 40 % du coût global annuel (en y intégrant le coût global du carburant utilisé à fins personnelles et professionnelles).
Bon à savoir : pour une location, l’évaluation est plafonnée à celle qui résulte du calcul équivalent en cas d’achat.
Comment calculer l’avantage en nature pour la recharge de véhicules électriques ?
Les véhicules électriques mis à disposition des salariés bénéficient d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 964,90 € sur l’évaluation de l’avantage en nature. En revanche, on ne peut pas intégrer les frais d’électricité dans le calcul.
Concernant l’utilisation d’une borne de recharge électrique à des fins personnelles, l’évaluation de l’avantage en nature varie selon la situation :
Si la borne est installée sur le lieu de travail : l’avantage en nature est évalué à 0 €
Si l’employeur finance tout ou partie des frais d’achat et d’installation d’une borne en-dehors du lieu de travail, la prise en charge est exonérée de cotisations et contributions sociales :
- À 100 % lorsque la mise à disposition cesse à la fin du contrat de travail
- Dans la limite de 50 % des dépenses que le salarié aurait dû engager (avec un plafond de 1 025 €) lorsque la mise à disposition se poursuit à la fin du contrat de travail
- Dans la limite de 75 % des dépenses que le salarié aurait dû engager (avec un plafond de 1 537,50 €) lorsque la mise à disposition se poursuit à la fin du contrat de travail et que la borne a plus de 5 ans.
Si l’employeur finance un contrat de location d’une borne de recharge électrique ou les autres frais liés à l’utilisation de la borne, la prise en charge est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 50 % des dépenses que le salarié aurait dû engager.
À savoir que ces dispositions sont valables jusqu’au 31 décembre 2024.
Comment calculer l’avantage en nature pour logement de fonction ?
Avantage en nature ou avantage en espèces ?
L’avantage en nature est reconnu lorsque le salarié dispose gratuitement d’un logement dont l’employeur est propriétaire ou locataire.
En revanche, si l’employeur prend en charge le loyer d’un logement dont le bail est au nom du salarié, c’est un avantage en espèces, entièrement soumis à cotisations sociales.
L’évaluation au forfait
Le montant dépend de la rémunération mensuelle brute du salarié et du nombre de pièces. Par exemple pour une rémunération inférieure à 1 932 €, l’avantage en nature est évalué à 77,30 € pour 1 pièce ou 41,40 € par pièce principale (si le logement comporte plusieurs pièces).
Le barème comprend 8 tranches, que vous pouvez retrouver en suivant ce lien.
L’évaluation selon la valeur locative brute
Vous pouvez évaluer l’avantage en nature logement à partir de la valeur locative brute utilisée pour l'ancienne taxe d’habitation. Mais si les services fiscaux ne peuvent pas vous la fournir, le calcul devra se baser sur la valeur locative réelle. Celle-ci étant déterminée en fonction des loyers pratiqués dans la commune pour des logements de surface équivalente.
Notez que les charges accessoires (électricité, eau, gaz, chauffage, garage) sont, elles, obligatoirement prises en compte pour leur montant réel et ajoutées à l'évaluation du logement.
Quel est le montant de l’avantage en nature lié aux NTIC ?
Les outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) sont les téléphones mobiles, les ordinateurs, les tablettes, les logiciels, etc. On les considère comme avantages en nature dès lors qu’un document écrit autorise leur utilisation à titre privé, ou que des factures détaillées permettent de prouver un usage à des fins personnelles.
Pour l’évaluation forfaitaire, il faut prendre en compte 10 % du coût d’achat public toutes taxes comprises ou 10 % du coût annuel de l’abonnement TTC. Sauf si le bien est mis à disposition pour un usage entièrement privé, auquel cas on retient la totalité des dépenses réelles engagées.
Pour l’évaluation au réel, il faut utiliser les factures détaillées pour déterminer le temps passé à des fins personnelles. Si ce n’est pas possible, on utilise la méthode forfaitaire.
L'essentiel à retenir
En règle générale l'évaluation forfaitaire vous permet de diminuer l'assiette de cotisations sociales à payer sur les avantages en nature. À condition bien sûr de respecter la réglementation en vigueur et les barèmes applicables. Offrir des avantages en nature à vos salariés est aussi une bonne stratégie pour améliorer votre marque employeur. Vous vous assurez ainsi de la fidélité de votre personnel.
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