Fichier des écritures comptables (FEC) : mode d'emploi

FEC fichier des ecritures comptables

 

Le contrôle fiscal représente forcément le dernier sujet auquel vous avez envie de penser en tant que dirigeant … Néanmoins, que vous ayez confié votre comptabilité à un cabinet d'expertise comptable, ou qu'elle soit gérée en interne, vous devez connaitre l’ensemble de vos obligations envers l’administration fiscale. Votre expert-comptable Compta In Touch vous partage donc aujourd'hui tout ce que vous devez connaitre sur le fichier des écritures comptables (FEC). Suivez le guide !

 

C'est quoi un fichier des écritures comptables ?

Un outil de contrôle pour l'administration fiscale

Le FEC est un document dématérialisé, demandé par l’administration dans le cadre d’une d’un contrôle fiscal. Ce fichier permet précisément de synthétiser l’ensemble des écritures comptables enregistrées au cours d’un exercice donné. En conséquence, le fisc s’appuie sur le FEC pour vérifier la cohérence entre la comptabilité de l'entreprise et les données fiscales qu'elle a précédemment transmises.

Le fichier des écritures comptables doit être remis aux agents chargés du contrôle selon les modalités précisées dans l’avis de vérification. En principe, un délai minimal (environ 15 jours) est laissé à l’entreprise. 

Attention : la non-remise du FEC dans les délais fixés expose l’entreprise à une amende de 5 000 €.

 

Quelles entreprises ont l'obligation de transmettre un FEC ?

Les entreprises tenues de présenter un FEC en cas de contrôle fiscale sont celles qui :

  • Effectuent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés
  • Relèvent d’un régime réel d’imposition.

En pratique l’obligation de fournir un FEC concerne donc toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique et quelle que soit la nature de leur activité : commerciale, artisanale, industrielle, agroicole ou libérale.

Seuls les entrepreneurs individuels (EI) placés sous le régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneurs) ne sont pas concernés. Pour rappel, les plafonds ont augmenté au 1er janvier 2023. Désormais le chiffre d’affaires annuel doit être inférieur à 188 700 € pour les activités commerciales, et 77 700 € pour les prestations de service.

 

 

Où trouver le fichier FEC sur votre logiciel de compta (Sage, Ciel, etc.) ?

Tout comme les comptes annuels, le FEC est un document spécifique qui doit être généré par l’utilisateur. Dans votre logiciel comptable, recherchez l’option « Exporter le FEC » qui se situe généralement dans le menu « Fichier », « Documents » ou encore « Déclarations ».

Attention : vous aurez le choix entre l’export d’un FEC provisoire ou d’un FEC définitif. C’est le FEC définitif qu’il faut transmettre à l’administration fiscale.

En principe, on peut générer le FEC uniquement pour les exercices déjà clôturés, les vérifications de comptabilité ne portant pas sur des exercices en cours.

Notre conseil : assurez-vous que votre logiciel comptable est récent et régulièrement mis à jour pour respecter les dernières normes en vigueur.

 

Qu'est-ce que l'attestation de conformité FEC ?

La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de générer une attestation de conformité au FEC. Ce document standardisé comprend des informations variables selon l’éditeur (version du logiciel, modalités de contrôle du fichier…). 

Attention à ne pas confondre l'attestation avec le FEC lui-même : il s’agit de deux fichiers distincts.

 

Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Vous êtes tenu de transmettre un FEC sur demande de l’administration fiscale, même si vous tenez votre comptabilité sur Excel. Or, Excel n’étant pas un logiciel de comptabilité, vous ne pourrez pas le générer le FEC automatiquement. Des retraitements seront nécessaires, avec le risque d’obtenir un fichier non conforme.

C’est pourquoi il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel comptable ou bien d’externaliser votre comptabilité.

 

 

Sous quel format doit-on transmettre le FEC ?

La structure du FEC

Le FEC contient nécessairement 18 types d’informations pour chaque écriture comptable, présentées dans cet ordre :

  1. Le code journal
  2. Le libellé journal
  3. Le numéro de l'écriture comptable sur une séquence continue
  4. La date de comptabilisation
  5. Le numéro de compte
  6. Le libellé de compte
  7. Le numéro de compte auxiliaire
  8. Le libellé de compte auxiliaire
  9. La référence de la pièce justificative
  10. La date de la pièce justificative
  11. Le libellé de l’écriture comptable
  12. Le montant au débit (ou montant)
  13. Le montant au crédit (ou sens)
  14. Le lettrage de l’écriture comptable
  15. La date de lettrage
  16. La date de validation de l’écriture comptable
  17. Le montant en devise
  18. L’identifiant de la devise

 

Les normes à respecter

Un FEC conforme doit respecter strictement plusieurs normes techniques :

  • Fichier au format texte (.txt) organisé en lignes et colonnes
  • Caractères appartenant à l’un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC
  • Valeurs alphanumériques exprimées en mode caractère et en base décimale, la fraction entière étant séparée de la partie décimale par une virgule, sans aucun séparateur de millier
  • Zones alphanumériques cadrées à gauche et complétées à droite par des espaces
  • Dates exprimées au format AAAAMMJJ sans séparateur
  • Heures exprimées au format HH : MM : SS. 

Le nom du document doit également respecter un format spécifique : SIRENFECAAAAMMJJ, avec le numéro SIREN de l’entreprise et la date de clôture de l’exercice en question.

Le FEC est utilisé depuis 2014. Si l’administration a pu faire preuve de tolérance dans les premiers temps, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Elle procède à des contrôles de plus en plus approfondis, ce qui implique pour les entreprises de vérifier en amont la conformité de leur FEC.

 

 

Comment effectuer l'analyse du FEC pour vérifier sa conformité?

Le logiciel Test compta demat

Pour aider les entreprises à produire un fichier FEC conforme, le gouvernement a mis à disposition l’outil « Test Compta Demat ». Il s’agit d’un logiciel à télécharger gratuitement qui permet de :

  • Vérifier la validité de la structure du FEC
  • Préciser les points d’anomalie identifiés.

Ensuite, charge à l’entreprise de procéder aux modifications pour garantir la conformité du fichier.

 

Le cabinet d'expertise-comptable, l'interlocuteur idéal pour vérifier votre FEC

Pour vous éviter des tracas en cas de contrôle du fisc, pensez à confier la constitution et la vérification du FEC à votre expert-comptable. Les cabinets comptables intègrent la vérification du FEC à leur process de révision des comptes afin de déceler en amont d’éventuels problèmes de comptabilité ou de déversement des données. Ces professionnels du chiffre vont contrôler :

  • Le report correct des informations comptables
  • La conformité des données au regard du PCG (plan comptable général)
  • La cohérence des données par rapport aux déclarations fiscales.

Bon à savoir : votre expert-comptable peut également vous assister dans le cadre de vos échanges avec l’administration fiscale. Et avant même de subir un contrôle fiscal, n'hésitez pas à recourir à l'examen de conformité fiscale. 

 

 

L'essentiel à retenir

Le fichier des écritures comptables ou FEC est un document à remettre obligatoirement en cas de contrôle fiscal. En raison des nombreuses données et de la complexité des normes à suivre, il est conseillé de faire appel à un expert-comptable pour vous assurer de la conformité de votre comptabilité et des déclarations fiscales qui en découlent.

 

Contactez nos experts-comptables en ligne pour ces questions et toutes les autres ! Vous bénéficierez de conseils personnalisés et de nos expertises en fiscalité, juridique et comptabilité.


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