Fichier des écritures comptables (FEC) : concept et définition

 

Le contrôle fiscal représente forcément le dernier sujet auquel vous avez envie de penser en tant que dirigeant … Néanmoins, que vous ayez confié votre comptabilité à un cabinet d'expertise comptable, ou qu'elle soit gérée en interne, vous devez connaitre l’ensemble de vos obligations envers l’administration fiscale. Copta In Touch vous partage donc aujourd'hui tout ce qui est à savoir concernant le fichier des écritures comptables (FEC).



 C'est quoi le FEC ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) reprend l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale. Il a été créé à des fins de contrôle par l’administration fiscale et répond à des normes standards de présentation.

Vous devez être en mesure de présenter un FEC pour chaque exercice comptable clos, avec toutes les écritures comptables enregistrées, y compris les écritures d’à nouveau et d’inventaire. Pour chaque écriture comptable, le fichier doit préciser :

  • le montant,
  • la date de valeur,
  • l’origine,
  • le compte d’affectation,
  • son débit et son crédit

Il doit aussi faire référence à la pièce justificative correspondante.

À savoir que le FEC n’inclut pas les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives telles que des factures. Vous devez donc vous assurer que chaque référence renvoie bien à une pièce justificative.

 

 

Qui est concerné par le Fichier des écritures comptables ?

Depuis 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée sont concernées par le FEC.

Cependant, une tolérance existe à l’égard des micro-entrepreneurs (auto entrepreneurs) et des SCI (sociétés civiles immobilières) soumises exclusivement aux revenus fonciers. Sous condition que les associés de la SCI soient tous des personnes physiques. Auquel cas, la tenue de ce fichier n'est pas obligatoire.

 

 

Vers une digitalisation du contrôle fiscal

Vous disposez de 15 jours pour transmettre le FEC à l’administration fiscale lorsque celle-ci en formule la demande.

À savoir qu’une amende est prévue en cas de non-présentation du FEC, ou de présentation non conforme aux règles :

  • 5 000 € si aucune rectification n’a été apportée
  • 5 000 € ou 10 % des droits mis à la charge des contribuables si ce montant est supérieur à 5 000 €.

Une fois le FEC réceptionné, l’administration fiscale procède à des contrôles sur pièces. Dans la pratique, si des investigations plus poussées sont nécessaires, les contrôleurs se déplacent pour faire les vérifications nécessaires au sein même de votre entreprise.

En-dehors des très grandes entreprises qui sont contrôlées à intervalles réguliers, le choix de l’administration fiscale peut se porter sur tout type d’entreprise, en fonction des informations dont elle dispose. Par exemple, une absence de déclaration fiscale ou des résultats nettement inférieurs à ceux d’entreprises comparables sur le même secteur géographique sont des signaux de nature à éveiller l’intérêt des contrôleurs fiscaux.

L’instauration du FEC est représentative de l’évolution des méthodes en termes de contrôle fiscal. Loin de l’image du contrôleur noyé sous une pile de dossiers, l’administration fiscale utilise de plus en plus le data mining ou l'exploration de données.
Concrètement, elle dispose d’outils qui lui permettent d’effectuer des croisements entre les bases de données des différentes administrations. Il est donc possible de réaliser des contrôles de cohérence à plus grande échelle, pour mieux cibler les entreprises à contrôler et donc détecter plus rapidement les fraudes.

De façon plus générale, on observe une tendance à la transmission systématique des données des entreprises à l’État par l’intermédiaire de plateformes électroniques. Il est donc possible que le FEC fasse lui aussi l’objet d’un dépôt automatique à l'avenir.

 

 

Fichier des écritures comptables : le rôle de votre expert-comptable

 Vous l’avez compris, le FEC est particulièrement important pour répondre à vos obligations envers l’administration fiscale. Toutefois, il est vrai qu’il s’agit d’une problématique particulièrement technique.

Vous devez donc d'abord vérifier auprès de l’éditeur de votre logiciel comptable que vous disposez bien de la possibilité d’éditer un FEC conforme aux normes édictées. Il faut également veiller à installer régulièrement les mises à jour de votre logiciel comptable.

Ensuite, il faut savoir que la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) a mis en place un outil de test des fichiers des écritures comptables, dénommé Test Compta Demat. Il permet de vérifier que la structure de votre FEC est valide, et qu'il ne contient pas d'anomalies.

Adressez-vous à votre expert-comptable pour effectuer ces vérifications et poser toutes vos questions. Certaines solutions techniques, plus complètes que l’outil Test Compta Demat, permettent d’analyser le FEC en amont de la clôture comptable, et donc de corriger les éventuelles anomalies.

Vous aurez ainsi la garantie d'être en possession d'un FEC irréprochable en cas de contrôle fiscal. En la matière mieux vaut prévenir que guérir !

 

 

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