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Ce qu’il faut savoir sur le fichier des écritures comptable


22 9 2020

Bien souvent, le contrôle fiscal représente le dernier sujet auquel ont envie de penser les dirigeants d’entreprise… Mais que votre comptabilité soit externalisée ou gérée en interne, il est important d’être au fait de l’ensemble de vos obligations envers l’administration fiscale.


Compta in Touch vous explique aujourd’hui les enjeux liés à la tenue du fichier des écritures comptables, un document indispensable à produire en cas de contrôle fiscal.

 

Le fichier des écritures comptables (FEC) : définition


Le fichier des écritures comptables (FEC) reprend l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale. Il a été créé à des fins de contrôle par l’administration fiscale et répond à des normes standards de présentation.


Vous devez être en mesure de présenter un FEC pour chaque exercice comptable clos, avec toutes les écritures comptables enregistrées, y compris les écritures d’à nouveau et d’inventaire.


Pour chaque écriture comptable, le fichier doit préciser le montant, la date de valeur, l’origine, le compte d’affectation, son débit et son crédit ainsi qu’une référence à la pièce justificative.


Le FEC n’inclut pas les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives telles que des factures, mais vous devez vous assurer que chaque référence renvoie bien à une pièce justificative.


Depuis 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée sont concernées par le FEC, qu’elles doivent transmettre sur demande de l’administration fiscale.


Une tolérance existe à l’égard des micro-entrepreneurs et des SCI (sociétés civiles immobilières) soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques, pour lesquels la tenue du FEC n’est pas obligatoire.

 

Vers une digitalisation du contrôle fiscal


Vous disposez de 15 jours pour transmettre le FEC à l’administration fiscale lorsque celle-ci en formule la demande. Il faut savoir qu’une amende est prévue en cas de non-présentation du FEC, ou de présentation non conforme aux règles :

  • 5 000 € si aucune rectification n’a été apportée
  • 5 000 € ou 10 % des droits mis à la charge des contribuables si ce montant est supérieur à 5 000 €.


Une fois le FEC réceptionné, l’administration fiscale procède à des contrôles sur pièces. Dans la pratique, si des investigations plus poussées sont nécessaires, les contrôleurs peuvent se déplacer pour opérer des vérifications au sein même de votre entreprise.


En-dehors des très grandes entreprises qui sont contrôlées à intervalles réguliers, le choix de l’administration fiscale peut se porter sur tout type d’entreprise, en fonction des informations dont elle dispose. Par exemple, une absence de déclaration fiscale ou des résultats nettement inférieurs à ceux d’entreprises comparables sur le même secteur géographique sont des signaux de nature à éveiller l’intérêt des contrôleurs fiscaux.


L’instauration du FEC est représentative de l’évolution des méthodes en termes de contrôle fiscal. Loin de l’image du contrôleur noyé sous une pile de dossiers, l’administration fiscale utilise de plus en plus le data mining ou exploration de données.
Concrètement, elle dispose d’outils qui lui permettent d’effectuer des croisements entre les bases de données des différentes administrations. Il est donc possible de réaliser des contrôles de cohérence à plus grande échelle, pour mieux cibler les entreprises à contrôler et donc détecter plus rapidement les fraudes.


De façon plus générale, on observe une tendance à la transmission systématique des données des entreprises à l’État par l’intermédiaire de plateformes électroniques. Il se pourrait donc à l’avenir que le FEC fasse lui aussi l’objet d’un dépôt automatique.

 

Fichier des écritures comptables : le rôle de votre expert-comptable

 


Vous l’avez compris, le FEC est particulièrement important pour répondre à vos obligations envers l’administration fiscale. Toutefois, il est vrai qu’il s’agit d’une problématique particulièrement technique.


Le premier réflexe est de vérifier auprès de l’éditeur de votre logiciel comptable que vous disposez bien de la possibilité d’éditer un FEC conformes aux normes édictées. Il faut également veiller à installer régulièrement les mises à jour de votre logiciel comptable.


Ensuite, il faut savoir que la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) a mis en place un outil de test des fichiers des écritures comptables, dénommé Test Compta Demat. Il permet de vérifier que la structure de votre FEC est valide, et précise les anomalies détectées.


N’hésitez pas à vous adresser à un expert-comptable pour effectuer ces vérifications et poser vos questions relatives au FEC. Certaines solutions techniques, plus complètes que l’outil Test Compta Demat, permettent d’analyser le FEC en amont de la clôture comptable, et donc de corriger les éventuelles anomalies. Ce qui vous garantira un FEC impeccable en cas de contrôle fiscal, car en la matière mieux vaut prévenir que guérir !

 

N’hésitez-pas à vous rapprocher des experts de Compta In Touch pour plus de conseils personnalisés.

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