Résumé express
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Les charges locatives (ou charges récupérables) sont les dépenses avancées par le propriétaire bailleur – particulier ou société – puis remboursées par le locataire (personne physique ou morale) selon les termes du contrat de location.
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La liste officielle figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 ; tout ce qui n’est pas listé reste à la charge exclusive du propriétaire.
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La régularisation annuelle est obligatoire au moins une fois par an et repose sur la comparaison entre avances régulières et dépenses réelles.
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En cas d’absence d’envoi du décompte ou de charges abusives, le locataire dispose de recours, y compris pour les baux commerciaux ou professionnels.
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En 2025, digitalisation, performance énergétique et optimisation fiscale en entreprise améliorent le suivi des charges locatives mensuelles.
Charges locatives : définition et cadre général
Les charges locatives regroupent l’ensemble des charges locatives par nature liées à l’usage courant d’un bien loué. Cela inclut :
- Les logements (location vide ou logements meublés).
- Les locaux professionnels (bureaux, commerces) dans le cadre de baux commerciaux ou professionnels.
Le propriétaire bailleur (particulier, SCI, société foncière ou investisseur locatif) avance ces frais puis les récupère auprès du locataire.
Pour une société locataire, certaines charges peuvent être déductibles fiscalement si elles sont engagées dans l’intérêt direct de l’activité, comme l’électricité des parties communes ou l’entretien de systèmes de sécurité.
À retenir
- Les charges locatives ne sont pas libres : leur liste est strictement encadrée par le décret n° 87-713.
- Tout poste non prévu reste à la charge exclusive du propriétaire.
Charges locatives récupérables : liste à la charge du locataire
Le décret n° 87-713 distingue trois grandes catégories à la charge du locataire.
1. Services collectifs et au logement
- Eau froide et eau chaude (collectives).
- Chauffage collectif (gaz, fioul, réseau urbain).
- Ascenseur et monte-charges (entretien et énergie).
- Éclairage des parties communes (halls, couloirs, parkings).
- Sécurité incendie (détecteurs, extincteurs dans locaux professionnels).
Exemple concret : dans un immeuble de bureaux, un locataire professionnel participe aux frais d’entretien annuel des extincteurs et à la vérification réglementaire de l’alarme incendie.
2. Entretien et menues réparations
- Nettoyage des parties communes et des vitres communes.
- Maintenance de climatisation individuelle ou collective.
- Remplacement d’ampoules et produits d’entretien.
- Espaces verts (pelouse, massifs, arbres) et jeux pour enfants.
- Petites réparations, comme des fuites sur joints ou des poignées cassées.
Astuce : les menues réparations doivent rester ponctuelles et liées à l’usage courant, pas à une remise en état lourde (qui reste au propriétaire).
3. Taxes et redevances
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
- Taxe de balayage (en zones urbaines).
- Redevance assainissement ou raccordement à l’égout.
ℹ️ Obligation légale : le bailleur doit fournir un tableau récapitulatif des dépenses et mettre à disposition les pièces justificatives pendant 6 mois après la régularisation annuelle.
Charges non récupérables : charge du propriétaire
Certaines dépenses sont considérées comme des charges exclusives du propriétaire :
- Gros travaux (ravalement, toiture, isolation).
- Réparations structurelles dans les parties privatives (charpente, murs porteurs).
- Assurance de l’immeuble.
- Frais de gestion, honoraires de syndic.
💡 En SCI : ces charges sont réparties entre associés selon leurs parts.
💡 En société investisseur locatif : elles peuvent être comptabilisées en charges ou immobilisations selon leur nature.
Charges de copropriété : locataire ou propriétaire ?
Dans une copropriété, la répartition se fait en deux temps :
- Entre copropriétaires selon les tantièmes ou le mode de répartition défini dans le règlement.
- Entre locataire et propriétaire selon la nature récupérable ou non des charges.
| Poste | Locataire | Propriétaire |
|---|---|---|
| Ascenseur | ✔︎ | ✖︎ |
| Nettoyage parties communes | ✔︎ | ✖︎ |
| Assurance immeuble | ✖︎ | ✔︎ |
| Ravalement | ✖︎ | ✔︎ |
Exemple : un locataire de boutique en rez-de-chaussée ne paiera pas les charges liées à la réfection de la toiture, mais participera à l’entretien des sanitaires communs.
Provisions de charges : calcul et suivi
Les provisions sont des avances régulières incluses dans le loyer.
Elles se calculent :
- Soit sur la base des dépenses réelles de l’année précédente.
- Soit sur un budget prévisionnel (souvent en début de location).
Exemple logement :
| Poste | Dépense N-1 | Quote-part 10% | Provision annuelle | Écart |
|---|---|---|---|---|
| Chauffage collectif | 2 000 € | 200 € | 180 € | –20 € |
| Eau froide | 600 € | 60 € | 72 € | +12 € |
Exemple société locataire :
Une SARL de 200 m² paie sa part d’entretien d’ascenseur et de sécurité incendie selon sa surface louée, calculée en pourcentage de la surface totale de l’immeuble.
Régularisation annuelle : obligation et procédure
Chaque année, le propriétaire bailleur compare provisions et dépenses réelles.
- Trop-perçu → remboursement au locataire.
- Moins-perçu → rappel de charges.
Délais : 3 ans pour réclamer un solde.
Justificatifs : factures, contrats d’entretien, relevés de consommation.
Astuce gestion
Fournir un pré-décompte semestriel permet d’éviter les grosses régularisations en fin d’année.
Litiges et recours
Refuser le paiement sans motif valable peut entraîner des pénalités voire la résiliation du bail.
Le locataire peut contester si :
- Des charges non récupérables lui sont facturées.
- Les montants paraissent anormalement élevés.
💡 Meilleure solution : faire appel à un conciliateur de justice avant d’engager une procédure judiciaire.
Recours en cas d’absence de décompte
Si le bailleur ne fournit pas l’envoi du décompte :
- Demande du locataire par lettre recommandée.
- Commission départementale de conciliation.
- Tribunal compétent (tribunal de commerce pour un bail professionnel).
Augmentation des charges : règles 2025
Une hausse doit être :
- Justifiée par les dépenses réelles.
- Ou prévue dans le type de bail (IRL pour habitation, ILC pour baux commerciaux).
💡 Au départ du locataire, un solde de charges peut être retenu sur le dépôt de garantie si justifié.
Chauffage et eau chaude compris : vigilance
Si le bail indique “chauffage collectif et eau chaude compris” :
- Vérifier les relevés de compteurs.
- Comparer avec le total des provisions.
- S’assurer qu’aucune refacturation cachée ne s’ajoute.
Bonnes pratiques 2025
- Suivi semestriel des dépenses des services.
- Audit énergétique pour anticiper les hausses.
- Communication proactive du pré-décompte.
- En société : optimisation entre charges déductibles et immobilisations.
FAQ : vos questions fréquentes
Quelles sont les charges locatives ?
Dépenses engagées par le bailleur pour l’usage courant (eau froide, chauffage collectif, entretien des communs, espaces verts, petites réparations, enlèvement des ordures ménagères). Liste fixée par décret.
Comment fixer les charges locatives ?
Basées sur les dépenses réelles ou un budget prévisionnel. Doivent être inscrites dans le contrat de location (habitation ou bail professionnel).
Comment comptabiliser les charges locatives ?
- Locataire : compte 613 ou 614.
- Propriétaire bailleur : produit locatif ajusté à la régularisation.
Comment fonctionne la régularisation annuelle ?
Comparaison avances / dépenses réelles. Remboursement ou rappel. Décompte + pièces justificatives obligatoires.
Qu’est-ce que les charges locatives ?
Dépenses récupérables prévues par le décret n° 87-713.
Qui paie les charges de copropriété ?
Locataire : part récupérable. Propriétaire : charges non récupérables (travaux, assurance).
Que comprennent les charges locatives ?
Eau froide, chauffage collectif, entretien des communs, espaces verts, produits d’entretien, petites réparations.
Quelles sont les charges à la charge du locataire ?
Celles prévues par le décret, applicables aux particuliers comme aux sociétés.
Comment calculer les charges locatives ?
(Dépenses réelles × quote-part) – provisions déjà versées.
Conclusion
L’affectation des charges locatives, pour particuliers comme pour entreprises, repose sur transparence, exactitude et respect du cadre légal.
En connaissant la liste des charges récupérables, en fixant un montant cohérent sur l’année civile et en procédant à une régularisation annuelle rigoureuse, bailleurs et locataires évitent la plupart des litiges.
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