Au cours de la vie de votre entreprise, vous serez peut-être amené à répondre à une demande de circularisation, ou à solliciter vos relations d’affaire pour obtenir la confirmation d’une créance ou d’une dette. Quel est l'intérêt de cette demande ? Qui est concerné ? Comment procéder ? Toutes les réponses dans cet article !
Qu’est ce que la circularisation ?
La circularisation est une procédure comptable qui permet de vérifier auprès d’un client ou d’un fournisseur l’existence de créances ou de dettes et de confirmer leur montant. Elle est également appelée procédure de confirmation directe, ou procédure de confirmation des tiers.
Cette technique est utilisée par l’entreprise elle-même, ou son expert-comptable dans le cadre de sa mission de révision ou de présentation des comptes annuels. Les commissaires aux comptes (CAC) la mettent aussi en œuvre pour vérifier les données financières qui impactent significativement la lecture du bilan et du compte de résultat d’une société qu’ils auditent. Expert-comptable et commissaire aux compte sont alors appelé de réviseurs.
Cette procédure facilite le travail de certification des comptes.
Qu'est-ce que la confirmation directe et quel but poursuit elle ?
La circularisation ouverte et la circularisation fermée
Pour l'entreprise auditée, la circularisation consiste à demander à un de ses clients ou fournisseurs de lui transmettre un état comptable de sa position dans les comptes. Elle et son réviseur peuvent ainsi s’assurer de ne pas avoir oublié de comptabiliser une facture, des provisions pour risques, ou autres opérations financières.
Il existe deux types de demandes : la circularisation ouverte consiste à demander au tiers de fournir une information ; alors que la circularisation fermée consiste à lui demander de confirmer une information, ou un montant que l'entreprise fournit.
Quel est l'intérêt de circulariser un tiers ?
Demander une confirmation directe à ses relations d’affaire permet ainsi à l’entreprise, ou son expert comptable, de contrôler la véracité d'une opération financière, l’exactitude du solde de ses comptes et leur adéquation avec la situation comptable réelle chez ses fournisseurs et ses clients.
Par exemple, circulariser un client permet de confirmer l’existence de créances, et donc le montant du chiffre d’affaires de l'entreprise auditée.
Circulariser la banque et l'avocat de l'entreprise permet de collecter des informations à caractère non financier. Il peut ainsi être demandé à la banque un état des procurations bancaires, autrement dit les personnes habilitées à agir sur les comptes. Circulariser l'avocat d'une entreprise vise à connaître l’existence de litiges en cours et le montant des éventuelles provisions à comptabiliser.
Enfin, la circularisation permet aussi de mettre en lumière les éventuelles défaillances dans les procédures comptables internes d’une entreprise. Le but étant alors de retravailler son système de traitement de l’information comptable : de la réception d’un document à sa comptabilisation.
C'est quoi une lettre de circularisation ?
Circulariser un fournisseur par exemple, se traduit par l'envoi d'une lettre demandant un extrait de sa comptabilité. Cette demande est formalisée dans une lettre de circularisation adressée au fournisseur. L’expert-comptable de l’entreprise demandeuse (ou le commissaire aux compte) analyse ensuite et compare l’état comptable communiqué par le fournisseur, avec les éléments qui figurent dans la comptabilité de l’entreprise auditée (demandeuse). Les deux soldes doivent concorder pour que l’information comptable soit validée.
Cette demande se fait le plus souvent par lettre recommandée avec accusé réception. Les lettres de circularisation peuvent être préparées avec l'assistance de votre expert comptable, mais doivent émaner de votre entreprise.
Quand et comment faire une demande de circularisation comptable ?
À quel moment lancer la procédure de confirmation directe ?
Circulariser un tiers précède généralement la certification des comptes d'une entreprise auditée, mais peut se faire à tout moment. La demande de circularisation des tiers est souvent lancée avant la date d’arrêté des comptes pour comptabiliser les mouvements éventuellement manquants avant la clôture des comptes.
À savoir qu'elle peut aussi être initiée quand vous établissez une situation comptable intermédiaire.
Quelle procédure suivre pour circulariser un fournisseur ou autre tiers ?
Les étapes sont simples :
- L'entreprise ou son réviseur sélectionne les tiers à circulariser ;
- L'entreprise, elle-même, rédige et signe la lettre de circularisation à l’attention du tiers sélectionné ;
- Les documents ou la confirmation doivent être envoyés par le tiers directement au réviseur (et non à l'entreprise demandeuse) ;
- À réception, le réviseur analyse et vérifie la concordance de l'information reçue avec les comptes de l’entreprise demandeuse.
Notez qu’il n’est pas obligatoire de répondre à une demande de circularisation.
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