Créer votre entreprise sous le dispositif auto entrepreneur permet d'aller au plus rapide et au moins coûteux quand vous souhaitez tester un business qui ne nécessite pas de faire de gros investissements au départ. Ce régime fiscal étant simplifié, les obligations comptables sont réduites au minimum : tenir un livre des recettes et un registre des achats. Deux documents indispensables pour piloter la rentabilité de votre entreprise. Quelles sont les mentions obligatoires à inscrite dans le livre de recette des auto entrepreneurs ? Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous explique tout dans cet article.
Comment faire votre comptabilité en auto entrepreneur ?
Pour rappel, l'auto entrepreneur (ou micro entrepreneur) désigne la personne qui crée sa structure indépendante sous le statut juridique de l'entreprise individuelle (EI) ou son EURL sous le régime fiscal de la micro entreprise (micro BIC ou BNC). On parle aussi en termes de régime micro social, micro fiscal.
Le livre de recettes : un document comptable obligatoire en micro-entreprise
Le livre des recettes auto entrepreneur sert à enregistrer l’ensemble de vos ventes, au jour le jour. Que vous commercialisiez des biens matériels ou des prestations de services, auprès de professionnels (BtoB) ou de particuliers (BtoC), ce document comptable est obligatoire. Il peut vous être demandé dans le cadre d'un contrôle Urssaf.
C’est d'ailleurs sur la base du montant total de vos ventes (chiffre d'affaires) que sont calculées les cotisations sociales que vous devrez payer chaque mois.
Vous devez tenir votre livre de recette dès le premier encaissement. Pour chaque somme perçue (une recette), vous devez y inscrire les informations suivantes :
- La date de la vente
- La date de l'encaissement si elle est différente
- La référence de la pièce justificative : numéro de facture ou note d’honoraires
- L’identité du client (son nom ou sa raison sociale)
- Le montant HT de la vente
- Le mode de règlement du client (CB, chèque, espèces)
L'objectif étant aussi de rattacher chacune de vos factures à leur paiement et mettre à jour votre prévisionnel de trésorerie.
In fine, tenir votre livre de recettes d'auto entrepreneur vous permet d'évaluer la bonne santé financière de votre entreprise et de faire les réajustements si nécessaire. Véritable outil de gestion, la comptabilité ne doit pas être une contrainte ! En revanche, elle doit respecter les normes en vigueur dans le PCG.
Comment remplir ce livre de compte dédié à vos recettes ?
Il doit être être complété de façon chronologique. Autrement dit dans l'ordre des encaissements reçus.
À savoir qu'une fois inscrite, une écriture comptable ne doit pas être effacée, ni modifiée. C'est rigoureusement interdit. Une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende est prévue en cas de faux ou usage de faux.
Si vos clients sont des particuliers et que le montant de vos ventes (à l'unité) ne dépasse pas 76 €, vous pouvez compiler vos ventes de la journée sur une seule ligne alors tu peux faire un récapitulatif de tes ventes à la fin de la journée plutôt que de remplir ligne par ligne. Si tu vends des produits dont le prix à l'unité est inférieur à 76 €, tu peux faire une ligne globale de tes ventes de la journée en différenciant les encaissements par CB, espèces, chèques, etc.
Auto entrepreneur, vous pouvez tenir seul votre comptabilité, à condition d'avoir le temps et les compétences - Ou la déléguer à un expert-comptable. En faisant appel à un cabinet d'expertise comptable en ligne comme Compta In Touch vous bénéficiez de notre logiciel de comptabilité et de nos conseils.
Comment tenir le registre des achats, ce cahier de vos dépenses ?
Le registre des achats permet de recenser l’ensemble de vos dépenses professionnelles. C'est à dire celles qui servent la bonne marche de votre entreprise. Matériel, fournitures, dépenses liées à la communication, etc.
Pour chaque achat, vous devez reporter les informations suivantes :
- La date du règlement
- Le numéro de la facture fournisseur correspondante
- La nature de l’achat
- Le montant de l’achat
- Le mode de paiement
À savoir que vous ne pouvez pas déduire vos dépenses professionnelles de votre chiffre d'affaires. C'est une des spécificité du régime de la micro entreprise.
Le livre des recettes et le registre des achats sont à conserver pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, de même que les pièces justificatives.
Comment faire pour bien tenir votre comptabilité ?
Utiliser un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité vous permettent d’enregistrer l’ensemble de vos recettes et dépenses, et proposent également d’autres fonctionnalités.
Chez Compta In Touch vous pourrez faire vos devis, vos factures clients et vos relances à partir de notre logiciel de comptabilité. Votre interlocuteur unique vous formera pour l'utiliser de façon optimale, de même que votre tableau de bord personnalisé pour suivre vos performances.
Utiliser un tableau Excel ou Google Sheets
Placé sous le régime fiscal de la micro-entreprise, un tableau conçu à partir d’Excel ou Google Sheets peut suffire au départ pour comptabiliser vos recettes et vos achats. Tout dépend de votre volume de factures à traiter.
Notre conseil : si vous intégrez des formules de calcul, pensez à les contrôler régulièrement pour vous assurer que chaque cellule est correctement remplie et ainsi réduire le risque d'erreur.
Que penser du format papier ?
Il sera notamment plus difficile de réaliser des calculs et d’effectuer des comparaisons entre plusieurs exercices comptables. N’oubliez pas que l’analyse régulière de vos recettes et de vos achats est l’un des meilleurs moyens pour piloter votre activité et améliorer votre rentabilité.
Notez que l'administration fiscale ne souhaite pas qu'un système permettant de modifier les écritures comptables soit utilisé. Le format papier et Excel ne sont donc pas conseillé.
Quels sont les autres documents obligatoires pour l'auto entrepreneur ?
Les factures
Pour les ventes aux particuliers, une facture doit être fournie si la vente est effectuée à distance, si le montant est supérieur à 25 €, ou si elle concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA. Alors que pour les ventes aux professionnels, la facture est toujours obligatoire.
Les factures doivent porter l’ensemble des mentions obligatoires : date de la facture, date de la vente, identité du vendeur, identité de l’acheteur et la fameuse mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI ». À moins d'être redevable de la TVA.
De plus, chaque facture doit être numérotée de façon chronologique, avec un numéro unique. Elle aussi doit être conservée pendant 10 ans, comme les livres de compte.
La déclaration du chiffre d’affaires à l’Urssaf
Les auto-entrepreneurs ont l’obligation de déclarer leur chiffre d’affaires encaissé chaque mois (ou chaque trimestre) sur le site de l'Urssaf, dédié aux auto entrepreneurs. C'est aussi à se moment là que le livre de recette va vous faire gagner un temps précieux !
Pour rappel, le régime de la micro entreprise est soumis à conditions. Votre chiffre d'affaires annuel ne doit pas dépasser les plafonds suivants :
- Activités commerciales et d'hébergement (micro BIC) : 188 700 €
- Prestations de services (micro BNC ou micro BIC) : 77 700 €
Le calcul se fait au prorata si vous démarrez votre activité en cours d'année.
Un compte bancaire dédié
Les sociétés commerciales ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel au moment de leur création, ne serait-ce que pour y déposer le capital de leur société.
Mais pour les entrepreneurs individuels placés sous le régime fiscal de la micro-entreprise, l’obligation d’ouvrir un compte dédié à l’activité professionnelle s’applique uniquement à partir de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant deux années civiles consécutives.
Notre conseil : avoir un compte bancaire distinct vous permet d’avoir une meilleure vision des finances de votre entreprise.
Des documents supplémentaires si vous embauchez
Fait rare, quelques auto-entrepreneurs ont des salariés. Ils sont alors soumis aux mêmes obligations que n’importe quel employeur et ce, dès le premier salarié embauché. Ce qui inclut notamment :
- La tenue du registre unique du personnel : il recense l’ensemble des salariés, dans l’ordre d’embauche, quel que soit le type de contrat de travail.
- L’établissement du document unique d’évaluation des risques (DUER) : il répertorie les risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs.
L'essentiel à retenir
Sous le dispositif auto entrepreneur, seuls le livre de recettes et le registre des achats doivent être rigoureusement tenus. Ils doivent être remplis de façon chronologique et sont non modifiables. Non obligatoire, le bilan comptable sera requis dans certaines circonstances, comme une demande de crédit professionnel.
Prêt à vous simplifier la vie ? Pilotons ensemble la performance de votre entreprise ! Déléguez-nous dès maintenant votre comptabilité et vos obligations légales pour vous consacrer à votre cœur de métier en toute sérénité.
