Démarrer votre activité indépendante sous le dispositif auto entrepreneur permet d'aller au plus simple, au plus rapide et au moins coûteux quand vous souhaitez tester une idée d'entreprise et garder un pied dans le salariat. À condition de ne pas devoir faire de gros investissements pour lancer votre entreprise. En matière de comptabilité, les obligations de l'auto entrepreneur sont réduites au minimum : tenir un livre des recettes et un registre des achats. Compta In Touch votre expert-comptable en ligne vous explique ici comment tenir votre comptabilité pour être en conformité avec la législation fiscale et sociale.
Comment tenir sa comptabilité quand on est auto entrepreneur ?
Pour rappel, on appelle auto entrepreneur ou micro entrepreneur, celui qui crée son entreprise individuelle (EI) ou son EURL sous le régime fiscal de la micro entreprise (micro BIC ou BNC). On parle aussi en termes de régime simplifié micro social, micro fiscal.
Le livre des recettes : pour les ventes de produits et prestations de services
Le livre des recettes sert à enregistre l’ensemble de vos ventes, qu’il s’agisse de marchandises ou de prestations de services. Peu importe que vous commercialisiez votre offre auprès des professionnels (BtoB) ou des particuliers (BtoC).
Ainsi, pour chaque somme perçue (une recette), vous devez inscrire les informations suivantes dans le livre des recettes :
- La date de la vente
- La référence de la pièce justificative : numéro de facture ou note d’honoraires
- L’identité du client
- Le montant de la vente
- Le mode de règlement du client (CB, chèque, espèces)
Le registre des achats : quels sont les frais à prendre en compte ?
Le registre des achats permet de recenser l’ensemble des dépenses nécessaires dans le cadre de votre activité indépendante. Matériel, fournitures, frais d’abonnement… Pour chaque achat, vous devez reporter les informations suivantes :
- La date du règlement
- Le numéro de la facture correspondante
- La nature de l’achat
- Le montant de l’achat
- Le mode de paiement.
Comment remplir les livre de recettes et de dépenses ? De façon chronologique
Les 2 registres du micro-entrepreneur doivent être complétés de façon chronologique, c'est-à-dire dans l'ordre des décaissements (pour le registre des achats) et des encaissements (pour le livre des recettes). Une fois inscrite, une écriture comptable ne doit pas être effacée, ni modifiée. C'est rigoureusement interdit par la législation.
Notre conseil : Plannifiez un créneau, chaque jour ou chaque semaine pour remplir votre livre des recettes et votre registre des achats. Vous éviterez ainsi les oublis.
Notez également que le livre des recettes et le registre des achats sont à conserver pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, de même que les pièces justificatives.
Vous pourrez être amené à les présenter en cas de contrôle par l’Urssaf ou l’administration fiscale.
Attention ! Une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende est prévue en cas de faux ou usage de faux.
Comment faire concrètement pour les remplir ? Trois possibilités
Utiliser un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité vous permettent d’enregistrer l’ensemble de vos recettes et dépenses, et proposent également d’autres fonctionnalités : édition de devis et factures, rapports d’analyse… Les tarifs varient en fonction de l’ergonomie et des options sélectionnées.
À savoir que notre offre de comptabilité inclut notamment des conseils illimités et un logiciel de compta.
Utiliser un tableau Excel ou Google Sheets
Placé sous le régime fiscal de la micro-entreprise, un tableau conçu à partir d’Excel ou Google Sheets peut suffire pour comptabiliser vos recettes et vos achats, en particulier si les opérations ont un faible volume.
Vous pouvez télécharger le modèle de livre diffusé par l’Urssaf afin de reproduire les colonnes requises et garantir la conformité de vos registres.
Notre conseil : si vous intégrez des formules de calcul, pensez à les contrôler régulièrement pour vous assurer que chaque cellule est correctement remplie et ainsi réduire le risque d'erreur.
Un cahier peut-il suffire ?
Il n’est pas conseillé d’utiliser un simple cahier pour enregistrer ses recettes et ses achats, en raison du manque de lisibilité et du risque d’oublier certaines informations essentielles. En revanche, vous trouverez dans le commerce des livres de comptes au format papier tout à fait adaptés à la comptabilité d’une micro-entreprise. Le format électronique n’étant pas obligatoire.
En sachant toutefois que le support physique comporte des inconvénients. Il sera notamment plus difficile de réaliser des calculs et d’effectuer des comparaisons entre plusieurs exercices comptables. N’oubliez pas que l’analyse régulière de vos recettes et de vos achats est l’un des meilleurs moyens pour piloter votre activité et améliorer votre rentabilité.
Quels sont les autres documents obligatoires sous le dispositif auto entrepreneur ?
Emettre des factures conformes
Pour les ventes aux particuliers, une facture doit être fournie si la vente est effectuée à distance, si le montant est supérieur à 25 €, ou si elle concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.
Alors que pour les ventes aux professionnels, la facture est toujours obligatoire.
Les factures peuvent être émises à partir d’un logiciel de comptabilité ou d’un modèle conçu par l’entrepreneur. Dans tous les cas, vous devez y inclure l’ensemble des mentions obligatoires : date de la facture, date de la vente, identité du vendeur, identité de l’acheteur et la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI »
De plus, chaque facture doit être numérotée de façon chronologique, avec un numéro unique. Et elle doit être conservée pendant 10 ans, comme les registres de comptabilité.
La déclaration du chiffre d’affaires à l’Urssaf
Les auto-entrepreneurs ont l’obligation de déclarer leur chiffre d’affaires encaissé chaque mois ou chaque trimestre, selon la périodicité choisie. C’est sur cette base que sont calculées les cotisations sociales à payer. La déclaration s’effectue entièrement en ligne.
Pour rappel, le régime micro s'applique dans le respect des plafonds de chiffre d'affaires suivants :
- Activités commerciales et d'hébergement : 188 700 €
- Prestations de services : 77 700 €
Les documents à remplir en présence de salariés
Fait rare, quelques auto entrepreneurs ont des salariés. Ils sont alors soumis aux mêmes obligations que n’importe quel employeur et ce, dès le premier salarié embauché. Ce qui inclut notamment :
- La tenue du registre unique du personnel : il recense l’ensemble des salariés, dans l’ordre d’embauche, quel que soit le type de contrat de travail
- L’établissement du document unique d’évaluation des risques (DUER) : il répertorie les risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs
Un compte bancaire professionnel est-il obligatoire ?
Les sociétés commerciales de type EURL, SARL ou SAS ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel au moment de leur création, ne serai-ce que pour y déposer le capital de leur société.
Mais pour les entrepreneurs individuels placés sous le régime fiscal de la micro-entreprise, l’obligation d’ouvrir un compte dédié à l’activité professionnelle s’applique uniquement à partir de 10 000 € de chiffre d’affaires pendant deux années civiles consécutives.
Notre conseil : avoir un compte bancaire distinct vous permet d’avoir une meilleure vision des finances de votre entreprise.
L'essentiel à retenir
Sous le dispositif auto entrepreneur, les principaux documents comptables à tenir sont le livre des recettes et le registre des achats. Ils doivent être remplis de façon chronologique et sont non modifiables.
Quand on est chef d’entreprise, et quel que soit votre statut juridique, on n’a pas toujours le temps de se plonger dans la comptabilité. C’est pourquoi beaucoup d’entre vous préfèrent confier cette tâche à un expert-comptable en ligne comme Compta In Touch. Contactez-nous !
