Sujet sensible s'il en est puisqu'il touche directement au pouvoir d'achat de vos salariés, le traitement de la paie obéit à des règles bien définies par le Code du travail. Le paiement des salaires dans les délais fait partie de la relation contractuelle qui lie l'employeur à ses salariés. Ainsi devez-vous non seulement vous assurer de verser le bon salaire, mais aussi au bon moment, dans le respect de la date limite de paiement des salaires. Existe-t-il un délai fixé par la Loi ? Quelles sont les conséquences en cas de retard ? Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous détaille tout ceci dans cet article.
Quel délai l'employeur a-t-il pour payer les salaires ?
Ce que dit le code du Travail
Le Code du travail n'impose aucune date limite de paiement pour le salaire. En revanche, il exige le versement des salaires à intervalles réguliers, une fois par mois, conformément à l'article L3242-1 du code du travail. Cette obligation de périodicité garantit un revenu stable aux salariés.
En conséquence, quelle que soit la date de paiement que vous fixez dans votre entreprise, en début ou fin de mois, vous devez la maintenir tout au long de l'année. Cette obligation est valable pour tous vos salariés, quel que soit leur poste et leur contrat de travail : CDI, CDD et contrats d’apprentissage et de professionnalisation.
Précisons également que cette obligation de périodicité s’applique seulement aux éléments de salaire suivants :
- Le salaire de base
- Les avantages en nature
- Les heures supplémentaires, ou complémentaires dans le cas d'un temps partiel
- La majoration du travail de nuit, ou des jours fériés
- Les indemnités d’astreinte
- La prime panier
Inversement les primes ponctuelles et les commissions sur vente sont versées à une autre fréquence (au trimestre ou à l'année).
À savoir que ces dispositions ne s'appliquent pas aux salariés saisonniers, ni aux intermittents du spectacle, ni aux intérimaires, ni aux salariés travaillant à domicile.
Virement, chèque ou espèces : comment payer les salaires ?
Vous pouvez payer les salaires par :
- Virement bancaire ou postal, à condition que le salarié soit titulaire ou cotitulaire du compte sur lequel le virement est effectué
- Chèque barré
- Espèces jusqu’à 1 500 € et si le salarié en fait la demande uniquement.
À moins de verser les salaires par virement, vous devez obligatoirement les verser un jour ouvrable, ce qui exclut les dimanche et les jours fériés.
À savoir qu'il n’est pas permis de verser le salaire à un tiers, sauf s’il s’agit des parents ou du tuteur légal d’un salarié mineur de moins de 18 ans.
Quel est le délai de versement de l'acompte sur salaire ?
Contrairement à l'avance sur salaire, un acompte peut être versé au salarié qui en fait la demande à partir du 15 du mois en cours. C'est un droit encadré par l'article L3242-1 du Code du travail. Là encore la Loi ne fixe pas de délai légal mais, en principe le versement d'un acompte sur salaire s'effectue 2 ou 3 jours après la demande.
À savoir qu'un acompte sur salaire doit être équivalent à la moitié de la rémunération mensuelle et doit correspondre à la rémunération d’un travail déjà accompli.
Veillez à faire signer un reçu d'acompte sur salaire à votre salarié, et à mentionner l'acompte (la retenue) à la fin du mois sur son bulletin de salaire.
Au bout de combien de temps s'agit-il d'un retard de paiement ?
La loi ne définit pas un nombre de jours à partir duquel vous seriez en retard dans le paiement des salaires. En revanche, l'obligation de périodicité vous contraint de verser, par exemple, les salaires tous les 3 de chaque mois.
Vous ne devez donc pas laisser passer plus de 30 jours entre 2 versements de salaire.
Quelles sont les conséquence d'un retard de paiement des salaires ?
Le non-respect des délais de paiement des salaires peut d'abord engendrer une mise en demeure de la part des salariés. Sans réponse de la part de l'employeur, ils peuvent ensuite saisir le Conseil de Prud’hommes (CPH). Auquel cas la justice peut qualifier la faute de l’employeur et le sanctionner.
À savoir que tout retard de paiement du salaire (récurrent) peut être considéré comme une faute de l'employeur. Que la raison soit d'ordre financière ou liée à une problématique d’organisation interne ne changera rien aux yeux des juges.
Pour éviter tout éventuel retard de paiement des salaires, nous vous recommandons de bien suivre votre plan de trésorerie et de réaliser un calendrier prévisionnel pour fixer les dates de versement des salaires en anticipant les jours fériés et les week-ends.
Les sanctions possibles
En plus du versement des sommes dues, l'employeur s'expose au paiement :
- D’une sanction pénale de 2 250 € ;
- De pénalités de retard ;
- De dommages et intérêts aux salariés concernés.
De plus, le juge peut décider la rupture du contrat de travail à la charge de l’employeur ; auquel cas il doit aussi verser des indemnités pour licenciement sans cause réelle ni sérieuse.
Quels sont les délais à respecter pour recevoir sa fiche de paie ?
À chaque paiement du salaire, vous devez obligatoirement remettre une fiche de paie à vos salariés, dans le respect du RGPD. Cela dit, elle ne constitue pas une preuve du paiement du salaire. Seuls le relevé des ordres de virements et le passage des écritures sur le journal des salaires atteste du versement de la paie.
Notez également que, depuis le 1er juillet 2023, tout bulletin de salaire comprend obligatoirement 7 zones :
- L’identification de l’employeur et du salarié ;
- Le salaire ;
- Les cotisations et contributions sociales ;
- Le net à payer et le net imposable ;
- Le montant net social ;
- L’impôt sur le revenu ;
- Les mentions finales.
Les conseils de Compta In Touch
La gestion de la paie est une activité à la fois technique et chronophage. Pour tout employeur, le paiement des salaires implique une grande vigilance tant dans le montant à verser que dans les échéances à respecter.
Afin de ne pas commettre d’erreurs, pensez à suivre quelques bonnes pratiques :
- Établissez une check-list de tous les éléments variables de paie (EVP) à obtenir pour calculer le montant des salaires ;
- Définissez des dates limites pour la transmission des justificatifs et automatisez les relances ;
- Anticipez les jours fériés et dimanches pour éviter des retards dans le versement des salaires.
L'essentiel à retenir
S'il n'existe pas de date limite de paiement clairement définie, la loi vous impose de verser à chaque fois les salaires à la même périodicité, que vos salariés soient mensualisés ou non.
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