Externalisation de la paie : avantages, inconvénients et solutions

 

Dès le premier salarié, le dirigeant doit consacrer un temps non négligeable à la gestion de la paie. Pour gagner en efficacité et en fiabilité, une solution existe : le recours à un prestataire extérieur. Quels sont les avantages et les inconvénients de l'externalisation de la paie? Quelles solutions sécurisées s'offrent à vous ? Compta In Touch, expert-comptable en ligne, vous aide à y voir plus clair sur ce point essentiel à une relation sereine avec vos salariés.

 

 

La gestion de la paie, à quoi ça correspond ?

Une fonction support indispensable

La gestion de la paie est une fonction dite « support ». À ce titre, elle ne fait pas partie des activités principales et ne contribue pas à la création de valeur en tant que telle.

Pourtant, le traitement de la paie est un process essentiel dans toute entreprise puisqu'il touche un domaine particulièrement sensible, qui est la rémunération des salariés. Avec des impacts concrets en termes de responsabilité de l’employeur, mais aussi de motivation des équipes.

 

Pourquoi et comment gérer la paie ?

Chaque mois, la gestion de la paie vise à remplir trois objectifs :

  • Éditer des bulletins de paie mensuels conformes à la legislation du travail
  • Effectuer les déclarations sociales nominatives et payer les cotisations
  • Intégrer les opérations liées à la paie dans votre comptabilité

Dans le détail, cela nécessite d’accomplir plusieurs tâches :

  • Mettre en place un suivi de l’activité et des absences de chaque salarié
  • Calculer le montant des rémunérations brutes
  • Calculer le montant de chaque cotisation et contribution sociale
  • Gérer le prélèvement à la source
  • Procéder au règlement des salaires
  • Enregistrer les écritures de paie en comptabilité

 

 

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion de la paie à un prestataire externe : une société spécialisée ou un cabinet d'expertise-comptable. Vous pouvez la leur confier partiellement ou en totalité.

 

L’externalisation de la paie partielle

Dans le cadre d’une externalisation partielle, vous avez accès à un outil, généralement un logiciel de paie, pour éditer les bulletins de paie. Bien souvent, les logiciels permettent également d’automatiser les déclarations aux organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, sécurité sociale, etc.). L’externalisation partielle vous permet de conserver le contrôle sur la gestion de la paie, tout en bénéficiant d’une solution technique adaptée.

 

L’externalisation de la paie totale

Si l’externalisation est totale, c’est le prestataire externe qui se charge entièrement d’établir les bulletins de salaire et de produire les déclarations sociales. Il ne vous reste plus qu'à collecter et transmettre les informations nécessaires à la production des paies.

 

L’externalisation de la gestion des ressources humaines (RH)

Certains prestataires proposent d’aller plus loin que la gestion de la paie à proprement parler. On parle alors d’externalisation des RH, qui inclut, en plus de la gestion de la paie :

  • La gestion administrative du personnel (les contrats de travail, arrêts maladie…)
  • La mise en place de tableaux de bord de suivi (congés pays, entretiens annuels, etc.)
  • Le recrutement
  • La gestion du plan de formation et autres obligations légales
  • Le conseil en droit social

 

 

Comment se passe l'externalisation de la paie pour une TPE ?

La prise en main du logiciel de paie

Si vous optez pour l’externalisation partielle, vous devrez installer le logiciel de paie proposé par votre prestataire, ou configurer votre accès en ligne. Une formation et une assistance sont généralement inclus.

En interne, vous devrez définir à qui revient la charge de suivre les plannings et les absences, de saisir l’ensemble des données dans le logiciel de paie et de vérifier les bulletins de paie avant leur édition.

 

La collecte des données

Si vous choisissez l’externalisation totale, vous devrez seulement collecter les données suivantes :

  • Les éléments permettant le calcul des rémunérations 
  • Les dossiers d’embauche et les fins de contrats
  • Les congés maternité et paternité, les arrêts maladie
  • Les éléments variables de paie : les heures supplémentaires ou complémentaires, les primes, etc.

 

La transmission

Les modalités de transmission des données de la paie sont à définir avec votre prestataire. En général, la transmission se fait au minimum 1 fois par mois, mais il est aussi possible d’envoyer certaines informations au fil de l’eau.

De son côté, après avoir traité les données, le prestataire vous enverra les bulletins de paie ainsi que les états de virement pour vous permettre de payer les salaires.

Pour éviter les erreurs et assurer une communication fluide, nous vous conseillons de :

  • Identifier clairement les interlocuteurs dédiés en interne et chez le prestataire
  • Conserver une trace écrite des échanges.

 

 

Pourquoi passer à l’externalisation de la paie ?

Le gain de temps

La gestion de la paie demande beaucoup de temps et de concentration. Dans les TPE, c’est souvent le chef d’entreprise qui s’y consacre, au détriment de ses activités stratégiques et opérationnelles. Grâce à l’externalisation de la paie, vous allez gagner un temps considérable pour enfin vous recentrer sur votre cœur de métier.

 

La fiabilité

En faisant appel à un prestataire, vous avez accès à son expertise en droit social. Les professionnels de la paie réalisent en effet une veille juridique et sociale régulière. Pour votre entreprise, cela diminue très fortement le risque de passer à côté d’une évolution réglementaire. D'autant plus que le droit du travail est une matière particulièrement complexe en France. Vous gagnez ainsi en sérénité.

 

Des économies potentielles

Le recours à un prestataire implique nécessairement une dépense pour l’entreprise. Cependant, le coût est à comparer à la charge financière que représente un salarié dédié à la gestion de la paie. Selon votre situation, il sera plus économique d’externaliser la gestion de la paie, plutôt que d’embaucher en interne.

 

 

Externalisation de la paie : quels sont les inconvénients ?

Une nouvelle organisation à mettre en place

Même dans le cadre d’une externalisation totale de la paie, vous devez mettre en place une organisation adaptée. C’est indispensable pour s’assurer que toutes les données sont transmises aux échéances prévues. En outre, la multiplication des interlocuteurs peut compliquer la fluidité des échanges. Il faut donc bien définir en amont, avec le prestataire, les modalités d’échange.

 

La dépendance vis-à-vis du prestataire

Autre inconvénient, inhérent à toute sous-traitance : la dépendance à l’égard du prestataire chargé de la paie. L’entreprise perd en compétences et en agilité, lorsqu’une une régularisation est nécessaire par exemple, ou bien lorsqu’un salarié émet une demande particulière.

 

 

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Combien coûte un bulletin de salaire ?

Le coût de l’externalisation dépend de plusieurs facteurs :

  • La taille de l’entreprise et son secteur d'activité
  • L'effectif de l'entreprise (sa masse salariale)
  • Les spécificités de la convention collective
  • Les options choisies

D’autant plus que chaque prestataire de service fixe librement ses tarifs. En moyenne cependant, on estime que le coût d’un bulletin de paie varie entre 18 et 35 €.

 

Des offres adaptées aux besoins spécifiques des entreprises

Certains prestataires proposent des packages qui incluent l’édition des bulletins de paie, l’établissement des DSN et la mise à disposition d’un coffre-fort électronique. Les forfaits mensuels vous permettent de mieux prévoir les coûts à engager.

 

 

Comment choisir son prestataire extérieur pour la gestion de la paie ?

Prestataire extérieur : quelles sont les différentes options ?

  • Un logiciel de paie : plusieurs éditeurs proposent des logiciels de paie, ou des solutions en ligne
  • Un cabinet d’expert-comptable : ce professionnel dispose de plusieurs expertises en plus de la comptabilité des entreprises : juridique, fiscalité et gestion de la paie. Ainsi est-il un véritable bras droit pour le chef d'entreprise.
  • La société d’externalisation : contrairement au cabinet d'expertise comptable, ce type de société est uniquement spécialisée dans la gestion de la paie

 

Définir ses besoins

Avant de contacter un prestataire, vous devez avoir clarifié les besoins spécifiques de votre entreprise. Vous devez notamment répondre aux questions suivantes :

  • Quelle est la taille de votre effectif, et est-il amené à évoluer ?
  • Votre secteur d’activité a-t-il des spécificités au niveau de la paie, en raison de la législation du travail ou d’une convention collective ?
  • Souhaitez-vous pouvoir échanger avec un interlocuteur unique qui connait bien votre métier ?
  • Souhaitez-vous lui confier d'autres missions que le volet social de votre entreprise ?

 

Comparer les devis

Pour effectuer votre choix, n’hésitez pas à solliciter des devis, pour pouvoir comparer en toute connaissance de cause. Le prix, mais aussi le niveau des prestations, la qualité de service, la durée d’engagement… sont autant de critères à analyser.

Enfin, il est indispensable de vérifier le sérieux du prestataire en consultant notamment les témoignages clients.

 

 

L'essentiel à retenir

Faire le choix de l'externalisation de la paie vous apporte de nombreux avantages : gain de temps, sécurité, économies. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour une externalisation totale ou partielle.

 

 

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