Il est désormais possible de dématérialiser vos factures papier et de conserver ces factures électroniques pendant 6 ans. Vous voulez en savoir plus ? Compta in Touch fait le point.
Numérisation des factures : état des lieux
Depuis le 31 mars 2017, les entreprises ont la possibilité de conserver leurs factures papier sous format électronique, et ce pendant une durée légale de 6 ans. Cette disposition a été introduite par la loi de finances rectificative pour 2016, adoptée en décembre 2016.
Pour que les entreprises puissent conserver leurs documents sous format dématérialisé, elles doivent respecter un certain nombre d’obligations en termes de reproduction, signature et horodatage, mais également réfléchir à un système de stockage sécurisé, afin de garantir la sûreté et la pérennité de leurs données.
Les modalités à respecter
Un arrêté ministériel du 22 mars 2017 précise les modalités à respecter pour la numérisation des documents :
1) La nécessité de reproduction à l’identique : la numérisation des factures papier doit garantir leur reproduction à l’identique.
La facture électronique doit être la copie conforme à l’original, en image comme en contenu. Le traitement de l’image est interdit et les couleurs doivent être reproduites à l’identique si un code couleur a été mis en place. En cas de compression du document, aucune perte ne doit être constatée.
2) La sécurisation des factures numériques : les factures papier peuvent faire l’objet d’un archivage numérique par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
Les factures doivent être sécurisées par un cachet serveur ou par signature électronique de niveau RGS (référentiel général de sécurité) 1 étoile minimum.
Elles peuvent aussi être sécurisées par l’utilisation d’une empreinte numérique ou “hash” ou “tout dispositif sécurisé équivalent, fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification (AC) figurant sur la liste de confiance française (TSL – Trust-service Status List)”.
3) Le format des factures numérisées : chaque facture numérisée doit être conservée sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3).
4) L’horodatage des documents numérisés : chaque facture numérisée doit être horodatée, au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. Le but ? Apposer une date fiable sur le document et en garantir l’intégrité.
L’entreprise procédant à l’archivage numérique des documents doit le faire selon une organisation codifiée et soumises à des contrôles internes, afin de garantir la bonne conservation des factures pendant la durée légale.
Numérisation des factures papier : quels avantages ?
- Réduction des coûts pour l’entreprise : le coût moyen de traitement et d’envoi d’une facture numérique est de 4 euros, contre 17 euros pour une facture papier. En donnant la possibilité aux entreprises de numériser leurs factures, on leur permet également de réaliser des économies de papier en évitant le stockage des documents physiques.
- Une plus grande rapidité : dans la recherche des documents, tout d’abord, si le système de classement des factures numérisées est performant. La transmission de pièces au comptable est également facilitée, sans risque de perte de document.
- Une meilleure traçabilité : les collaborateurs peuvent facilement suivre un dossier et retrouver un document, y compris les nouveaux collaborateurs ou les employés travaillant à distance.
Si vous décidez de numériser vos factures, nous vous conseillons vivement de vous doter d’un système d’archivage électronique, afin d’éviter la suppression ou la modification d’un document numérisé.
