La généralisation de la facture électronique est l'un des prochains chantiers auxquels vont devoir se confronter les entreprises. Un défi à la fois technique et organisationnel, en particulier pour les petites structures. Quels sont les acteurs et les types d'opérations concernés? Quels sont les délais accordés en fonction de la taille de l'entreprise ? Votre expert-comptable en ligne Compta in Touch vous aide à passer à la facture électronique en toute sérénité.
Facture dématérialisée : c’est quoi ?
La facture numérisée
On parle de facture numérique ou numérisée lorsqu’une facture papier est scannée ou photographié. En général, on numérise les factures à des fins d’archivage, pour pouvoir facilement les retrouver et limiter l’espace de stockage physique. Mais attention, les versions numérisées des factures n’ont pas la même valeur que les originaux au format papier.
La facture dématérialisée simple
Il s’agit de créer la facture et de l’envoyer directement par mail sous format dématérialisé (PDF, format image ou HTML). Toutefois, ce format dit « simple » ou « non structuré » ne répond pas aux exigences réglementaires, puisque le document ne fait que reprendre la présentation d’une facture papier.
La facture en EDI
Quand on parle de la généralisation de la facture électronique en France, on se réfère en fait à la facture électronique au format structuré, qui est le mode de facturation reconnu par l’administration fiscale. Ce type de facture comprend des données structurées et normées permettant de répondre aux exigences de l’échange de données informatisé (EDI).
Quelle différence avec la facture papier ?
La facture sous forme électronique doit bien sûr comporter les mentions obligatoires prévues pour la facture papier, notamment le nom et l’adresse des parties, la date de la vente, le prix unitaire HT, etc.
Comparée au format papier, la facture électronique permet de :
- réduire les coûts ;
- réduire la charge administrative ;
- sécuriser davantage les échanges en facilitant le suivi des règlements.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Une obligation à partir de 2023 ou 2024 ?
À l’origine, la généralisation de la facture électronique devait intervenir à compter de 2023. En définitive, la réforme a été repoussée et le nouveau calendrier a été adopté à l’occasion de la loi de finances rectificatives pour 2022.
Cela dit, dans le cadre des marchés publics, les entreprises ont déjà l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique depuis 2020. Ce, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Un calendrier progressif
Précisons d'abord que la facture électronique obligatoire concerne uniquement les entreprises assujetties à la TVA en France.
Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties auront l’obligation de recevoir les factures sous forme électronique.
Concernant l’émission des factures électroniques, la généralisation va être mise en œuvre de façon progressive, selon la taille de l'entreprise :
- À partir du 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises. Celles dont l'effectif est supérieur à 5 000 personnes et qui font un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros, ou un total bilan supérieur à 2 milliards d’euros.
- À partir du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI). Celles dont l'effectif est compris entre 250 et 4 999 personnes et qui affichent un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros, ou un total bilan inférieur à 2 milliards d’euros)
- À partir du 1er janvier 2026, pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro entreprises.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
Le passage à la facture électronique va forcément nécessiter des adaptations techniques de la part des entreprises pour se conformer aux nouvelles exigences réglementaires. Pour recevoir et émettre des factures sous forme électronique, les entreprises devront nécessairement passer par une plateforme.
Les PDP ou plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration
Les plateformes partenaires de l’administration seront les outils incontournables de la généralisation de la facture électronique. Ces plateformes, immatriculées par la DGFiP, assureront l’ensemble des fonctionnalités suivantes :
- Émission, transmission et réception des factures aux clients
- Transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration.
Les entreprises auront la possibilité de choisir librement leur PDP.
Le portail public de facturation
Également connu sous le nom de Chorus Pro, le portail public de facturation est déjà utilisé par les services publics (État, collectivités locales…) pour la réception des factures de leurs fournisseurs. Les autres entreprises pourront également y accéder pour gérer la réception et l’émission de leurs factures électroniques.
Facture électronique et e-reporting
Le e-reporting doit entrer en vigueur en même temps que la généralisation de la facture électronique. Ce dispositif va faciliter la transmission de certaines informations de facturation et de paiement à l’administration, pour des opérations qui n’entrent pas dans le champ de la facture électronique. On peut notamment citer les ventes et prestations de services à destination des particuliers et les opérateurs établis à l’étranger.
Comment votre expert-comptable peut vous aider à passer à la facture électronique ?
L’expert-comptable va commencer par un état des lieux : nature et volume des transactions, solutions logicielles en place dans l’entreprise… En effet, pour pouvoir passer à la facture électronique, il faut au préalable que l’entreprise soit au point sur la dématérialisation des échanges, et que les rôles de chacun dans le processus de facturation soient bien définis.
Ensuite, l’expert-comptable sera d’une aide précieuse pour vous aider dans le choix d’une plateforme de dématérialisation adaptée à votre organisation et vos process.
Enfin, au-delà de la facturation, sachez que l’expert-comptable peut accomplir pour vous un certain nombre de tâches primordiales mais chronophages telles que le recouvrement amiable de vos créances. Auquel cas il identifie les créances non réglées et gère le recouvrement auprès des tiers.
Votre expert-comptable vous aide ainsi à sécuriser l'ensemble de la chaîne de paiement, en plus de ses conseils pertinents et de la tenue de votre comptabilité.
L'essentiel à retenir
La dématérialisation va fortement impacter le traitement des factures à compter du 1er juillet 2024, date à laquelle l'ensemble des entreprises devront pouvoir recevoir les factures sous forme électronique. Outre les gains de productivité attendus à terme, la généralisation de la facture électronique vise aussi à faciliter la transmission des données à l'administration fiscale.
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