Notre guide pour une fiche de paie en règle en 2021

La fiche de paie est un élément essentiel de la relation de travail. Elle regroupe de nombreuses informations importantes, pour le salarié comme pour l’employeur. C’est pourquoi l’élaboration des fiches de paie est encadrée par la loi, qui impose de nombreuses règles à respecter.


Pour des fiches de paie conformes en 2021, suivez le guide avec Compta In Touch !

 

 

Quelles sont les informations obligatoires dans la fiche de paie ?

 


Depuis 2019, la loi impose de faire apparaître certaines informations sur la fiche de paie, réparties en plusieurs zones :

  •  Zone 1 : Identification de l’employeur et du salarié. Ce qui comprend notamment les noms et adresses, le niveau hiérarchique du salarié… mais aussi la convention collective de branche applicable. Il faut bien préciser la période et le nombre d’heures de travail, en distinguant les heures normales et les heures complémentaires ou supplémentaires.
  • Zone 2 : Salaire. Cette zone doit notamment faire apparaître la rémunération brute, la nature et le montant des autres versements et retenues, le montant effectivement reçu, la date de paiement, les dates de congé et le montant de l’indemnité de congés payés le cas échéant.
  • Zone 3 : Cotisations et contributions sociales. Ce qui inclut le montant des cotisations, exonérations et exemptions, ainsi que le montant total versé par l’employeur.
  • Zone 4 : Net à payer et net imposable. Il faut préciser le net à payer avant impôt sur le revenu (mis en évidence grâce à une police 1,5 fois plus grande que pour les autres lignes), et le montant de l’impôt prélevé à la source.
  • Zone 5 : Mentions finales. C’est ici que l’on incite le salarié à conserver ses fiches de paie et que l’on précise, si besoin, le nombre d’heures indemnisées au titre de l’activité partielle.

 

 

Quelles sont les mentions interdites sur la fiche de paie ?

 


Sachez que vous n’avez pas le droit de faire apparaître certaines informations sur la fiche de paie, notamment :

  • L’exercice du droit de grève
  • Les fonctions de représentant du personnel.


Lorsque l’activité de représentant du personnel donne lieu à une rémunération et/ou des indemnités spécifiques, la nature et le montant doivent être reportées sur une fiche annexée au bulletin de paie.

 

 

Fiche de paie : papier ou électronique ?

 


Depuis 2017, la fiche de paie électronique s’est généralisée. Elle comporte de nombreux avantages en termes de réduction des coûts (impression, affranchissement…) et évite les pertes de document. En effet, le salarié a la possibilité de consulter l’ensemble de ses fiches de paie électroniques via son compte personnel d’activité (CPA). Rendez-vous par ici pour en savoir plus sur le CPA


Toutefois, un salarié a le droit de refuser de recevoir sa fiche de paie en version dématérialisée. Il faudra alors revenir au format papier, et remettre le bulletin de paie en mains propres ou par voie postale.


On conseille généralement aux salariés de conserver leurs fiches de paie sans limitation de durée pour pouvoir faire valoir leurs droits. En tant qu’employeur, vous devez conserver un double des fiches de paie pendant au moins 5 ans. En sachant que si le bulletin de paie est émis sous format électronique, vous devez en garantir la disponibilité pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié, notamment via le CPA.


À noter : vous vous exposez à une amende de 450 € par fiche de paie non remise, ainsi qu’au paiement de dommages et intérêts au salarié concerné.

 

 

Quelques cas particuliers à connaître

 


La fiche de paie concerne en principe tous les salariés, qui doivent en recevoir une lors du paiement de chaque salaire. Il existe cependant quelques exceptions :

  • Contrats saisonniers : lorsque le contrat de travail est inférieur à 1 mois, une seule de fiche de paie pourra être émise, même si le contrat s’étend à cheval sur 2 mois civils
  • Dispositifs de simplification administrative : le recours au titre-emploi service entreprise (TESE), au chèque emploi service universel (Cesu) ou encore au chèque emploi associatif (CEA) dispense l’employeur d’émettre lui-même une fiche de paie. C’est l’organisme de déclaration qui s’en charge.

 


Malgré toutes ces précautions, des erreurs sont possibles. C’est pourquoi le salarié bénéficie d’un droit de contestation pendant 3 ans à compter de la remise de la fiche de paie. L’employeur peut également réclamer le remboursement d’un salaire versé par erreur.

 

Comme nous l’avons vu, l’établissement des fiches de paie est une tâche de première importance, mais qui peut s’avérer complexe. Quel que soit votre secteur d’activité ou les particularités de votre entreprise, nos équipes sont là pour vous accompagner. Appelez-nous 

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