Synonyme d’autonomie pour le salarié, libre d’organiser son temps de travail, la mise en place du forfait jours est strictement encadré par le Code du travail. Ainsi, l’employeur doit respecter un certain nombre d’obligations légales. Quelles sont les règles applicables au forfait jours ? Comment respecter vos obligations de santé et de sécurité dans ce cadre spécifique ? Suivez le guide avec Compta In Touch, votre expert-comptable en ligne !
Comment fonctionne le forfait jours ?
En règle générale, la durée du travail est comptabilisée en heures. La durée légale est de 7 heures par jour, maximum 10 heures. 35 heures par semaine, maximum 48 heures.
Or, le forfait jours fonctionne différemment :
- Le salarié doit travailler un nombre de jours dans l’année, maximum 218 jours par an.
- Il n’a pas d’horaires imposés. Il n’est donc pas soumis au respect des 7 heures et 35 heures généralisées.
En revanche, le nombre de jours travaillés ne remet pas en cause ses garanties en matière de repos quotidien et hebdomadaire. Il en va de même en ce qui concerne ses congés payés et les jours fériés chômés dans l'entreprise.
Pour s'assurer du respect de ces garanties légales, vous devez donc vous assurer régulièrement que la charge de travail des salariés concernés est raisonnable. Autrement dit, elle doit permettre une bonne répartition entre leur activité professionnelle et leur vie personnelle.
Qui peut bénéficier d'un forfait jours ?
Le forfait jours concerne en majorité les cadres, sans que cela soit systématique. En effet, leur statut leur confère des responsabilités, et leur donne de l’autonomie pour organiser leur emploi du temps. C’est pourquoi ils ne sont généralement pas soumis au système de pointage, contrairement aux autres salariés de l’entreprise.
Toutefois, le forfait jours peut également être proposé à des salariés non-cadres, dès lors que :
- La durée de leur temps de travail ne peut pas être prédéterminée
- la nature du poste concerné leur offre une réelle autonomie
Pour des salariés non-cadres, le forfait jours peut notamment se justifier lorsque l’activité est itinérante (prospection et suivi de clientèle par exemple).
Mais attention, le forfait jours ne s’applique absolument pas au personnel roulant des entreprises de transport routier.
Forfait jours et rémunération
Du fait que le temps de travail se décompte en jours et non pas en heures, le forfait jours ne peut pas donner lieu au paiement d’heures supplémentaires.
En contrepartie, le salarié au forfait jours bénéficie de :
- Journées de repos hebdomadaire et de jours fériés chômés... Il peut y renoncer en partie, contre une majoration de salaire d’au moins 10 %. À savoir que le nombre total de jours travaillés ne peut pas excéder 235 jours par an.
- Journées de RTT. Leur nombre varie chaque année, en fonction du nombre de samedi et dimanche et du nombre de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi… En 2022, il bénéficie de 10 jours de RTT
- Une rémunération adéquate, au regard de sa charge de travail, et du fait qu’on ne puisse pas distinguer les heures supplémentaires.
Les règles applicables pour mettre en place le forfait jours
La mise en place du forfait jours dans votre entreprise implique obligatoirement la rédaction d’un document spécifique : la convention individuelle de forfait en jours. Elle peut prendre la forme d’une clause dans le contrat de travail du salarié, ou d’une convention à part entière.
Au préalable de toute mise en œuvre, le forfait jours doit être inscrit dans un accord collectif d'entreprise ou d'établissement, ou dans la convention collective, ou un accord de branche
Dans tous les cas, la convention individuelle de forfait formalise les conditions applicables au salarié qui travaille dans ce cadre particulier. Il doit obligatoirement être d’accord et la signer en conséquence.
La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 a renforcé le cadre juridique du forfait jours pour garantir le droit à la santé et au repos des salariés.
Ainsi l’accord doit notamment prévoir :
- Les catégories de salariés susceptibles de travailler sous un forfait jours
- La période de référence du forfait (le plus souvent l’année civile)
- Le nombre de jours compris dans le forfait (maximum 218 jours, mais le nombre peut être inférieur)
- Les modalités de contrôle pour évaluer et suivre la charge de travail du salarié
- Les modalités de communication entre le salarié et son responsable
- Le droit à la déconnexion
À ce titre, vous devez organiser un entretien annuel individuel avec votre salarié au forfait jours.
En cas de non-respect de ces obligations, vous pourriez être condamné à payer au salarié concerné un certain montant, notamment au titre de contrepartie en repos.
Les conditions de validité de la convention individuelle de forfait en jours
Le forfait jours ne signifie pas que la durée de travail est « illimitée ». En tant qu’employeur, vous devez donc vous assurer que votre salarié respecte le temps de repos minimal. Il vous appartient de garantir la santé et la sécurité de vos salariés.
Ainsi, l’entretien annuel individuel doit notamment porter sur l'organisation du travail dans l'entreprise, la rémunération de votre salarié au forfait jours et la bonne articulation entre sa vie professionnelle, personnelle et familiale. Vous pouvez ainsi contrôler que :
- sa charge de travail est raisonnable
- l’équilibre entre son activité professionnelle et sa vie personnelle est préservé.
Inversement votre société s’expose à un risque de litige lorsque :
- La charge de travail est trop élevée
- La charge de travail est mal répartie dans le temps de travail
- Le suivi de la charge de travail est insuffisant.
La jurisprudence montre que de telles situations peuvent déboucher sur la nullité de la convention individuelle de forfait, et par conséquent sur le paiement d’heures supplémentaires au salarié.
Nous vous conseillons donc vivement de vous référer à l’accord collectif pour prendre connaissance des modalités de contrôle et de communication prévues. Attention, si ces dernières sont imprécises ou insuffisantes c’est, là encore, de votre responsabilité de déployer les moyens nécessaires pour diminuer la charge de travail de votre salarié.
Comment contrôler et suivre efficacement le temps de travail des salariés au forfait jours ?
Tout d’abord, vous devez matérialiser le suivi, à travers un document de contrôle reprenant le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées. Ce document peut prendre différentes formes :
- Extraction issue d’un système de suivi : badgeuse, logiciel de suivi des temps…
- Registre papier ou informatique
Attention : le salarié peut renseigner lui-même ces informations, mais la supervision d’un responsable hiérarchique est indispensable. De plus, vous devez conserver les documents de suivi pendant 3 ans, et les tenir à disposition de l’inspection du travail.
Ensuite, il convient d’organiser un entretien au moins une fois par an pour évoquer la charge et l’organisation de travail.
Enfin, vous devez garantir le droit à la déconnexion, autrement dit le droit de ne pas être sollicité durant les périodes de repos et de congés. Avec l’omniprésence des outils technologiques, de nombreux salariés ont du mal à séparer leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Ce phénomène s’étant encore plus accentué après le confinement et la généralisation du télétravail.
La mise en œuvre du droit à la déconnexion se traduit notamment par la mise en place d’une charte, obligatoire à partir de 11 salariés. Cette charte peut servir à définir les périodes de déconnexion, ou encore des consignes d’utilisation raisonnée de la messagerie (exemple : ne pas répondre aux e-mails envoyés durant les congés).
L’essentiel à retenir
Si les salariés au forfait jours sont autonomes pour organiser leur temps de travail, l’employeur n’en reste pas moins tenu de garantir un repos suffisant. Pour cela, la mise en place d’un suivi des journées et demi-journées travaillées est indispensable.
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