La gestion des frais professionnels de vos salariés représente un enjeu majeur, tant sur le plan comptable que fiscal. Des frais de déplacement aux dépenses de matériel, en passant par les notes de restaurant, chaque dépense doit être correctement identifiée et justifiée pour faire l'objet d'un remboursement. Confrontés aux évolutions réglementaires 2025, de nombreux employeurs peinent à y voir clair. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous accompagne dans la maîtrise de ces frais professionnels et vous propose un guide complet pour les gérer efficacement.
Quels sont les frais professionnels remboursables ?
Les dépenses engagées par vos salariés dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent faire l'objet d'un remboursement selon deux modalités principales : aux frais réels sur présentation des justificatifs, ou au forfait, sous forme d'indemnité forfaitaire.
Le remboursement aux frais réels concerne notamment les déplacements professionnels, avec la prise en charge des billets de transport, ou des indemnités kilométriques pour l'utilisation d'un véhicule personnel, et des frais d'hébergement lors des grands déplacements notamment dans le BTP. Les frais de restauration sont également remboursables quand vos salariés ne peuvent pas regagner leur domicile en raison de leurs horaires ou de l'éloignement.
Dans tous les cas le remboursement au réel ne peut se faire que sur justificatif. Les factures doivent être établies au nom de l'entreprise pour pouvoir bénéficier des exonérations de charges sociales.
Quels sont les frais professionnels déductibles des impôts ?
La déclaration des frais réels vous permet d'optimiser votre imposition sous certaines conditions. Les dépenses doivent être directement liées à votre activité professionnelle et justifiées par des factures que vous devrez conserver pendant 3 ans. Vous devez alors utiliser les barèmes kilométriques établis chaque année par l'administration fiscale pour évaluer avec précision les coûts liés aux déplacements domicile-travail. Sachant que les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles dans une limite de 80 km par jour.
L'autre possibilité consiste à appliquer une déduction forfaitaire de 10% sur les traitements et salaires, automatiquement intégrée par l'administration fiscale. Cette option convient particulièrement aux salariés dont les frais professionnels restent modérées.
Les frais d'hébergement provisoire lors d'une mobilité professionnelle, les dépenses de formation et les frais vestimentaires spécifiques à votre activité peuvent également être déduits sur présentation des justificatifs.
Comment gérer les indemnités kilométriques en tant qu'employeur ?
Lorsque vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, vous pouvez leur verser des indemnités kilométriques selon le barème de l'administration fiscale. Ces remboursements sont exonérés de charges sociales à condition de respecter certaines règles.
Pour bénéficier de cette exonération, vos collaborateurs doivent justifier leurs déplacements par une note de frais détaillée mentionnant la date, le lieu et l'objet professionnel. La carte grise du véhicule doit être établie à leur nom ou celui de leur conjoint.
Nos consultants Compta In Touch vous accompagnent dans la mise en place d'une politique de remboursement conforme, intégrant le suivi des justificatifs et le calcul automatisé des montants selon les barèmes en vigueur.
Comment gérer les notes de frais de vos salariés ?
Une politique claire de remboursement des frais professionnels s'avère indispensable. Définissez et diffusez au sein de votre entreprise la procédure :
- Les catégories de dépenses autorisées ;
- Les plafonds applicables ;
- Les délais de transmission des justificatifs.
Cette formalisation garantit un traitement équitable des demandes tout en facilitant le contrôle.
Pour sécuriser vos remboursements, vérifiez systématiquement la conformité des justificatifs : et leur lien avec l'activité professionnelle du salarié. Le respect de ces bonnes pratiques vous protège en cas de contrôle de l'Urssaf.
Quels sont les barèmes kilométriques en 2025 ?
Les barèmes applicables varient selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour une voiture de 5 chevaux fiscaux ayant parcouru 1 200 km, le montant des indemnités s'élève à 763,20 € (calculé à 0,636 € par km).
Les propriétaires de véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20% sur ces montants, dans le cadre des mesures incitatives pour la mobilité durable. Les deux-roues motorisés disposent également d'un barème spécifique adapté à leur cylindrée.
Pour les déplacements à vélo, l'employeur peut verser une indemnité de 0,25 € par kilomètre parcouru, un dispositif qui s'inscrit dans la promotion des modes de transport écologiques.
Quel est le barème des frais de repas en 2025 ?
En 2025, le salarié qui prend son repas sur son lieu de travail bénéficie d'une indemnité forfaitaire de 7,40 € par repas, exonérée de cotisations sociales.
S'il est en déplacement professionnel, deux situations se distinguent. Soit il perçoit une indemnité forfaitaire de 10,30 € pour frais de nourriture ; soit les les circonstances l'obligent à déjeuner au restaurant, auquel cas l'indemnité atteint 21,10 €.
Tandis que si le remboursement s'effectue au réel, la présentation des justificatifs est exigée, avec mention du contexte professionnel sur la note de frais.
Quelles sont les indemnités de petits et grands déplacements pour les salariés du BTP ?
La convention collective du BTP prévoit un système d'indemnisation forfaitaire pour compenser les frais supplémentaires liés aux déplacements des ouvriers. Les montants varient selon des zones concentriques calculées à partir du siège de l'entreprise.
Pour les petits déplacements, trois types d'allocations sont versées : l'indemnité de transport couvrant les frais de carburant, l'indemnité de trajet compensant le temps de déplacement, et l'indemnité de repas fixée à 10,30 € dans la limite d'exonération.
Quant aux grands déplacements, au-delà de 50 km, ils donnent droit à des remboursements spécifiques : 21,10 € par repas et jusqu'à 75,60 € pour l'hébergement à Paris et petite couronne.
Les indemnités repas dans la restauration et l'hôtellerie : mode d'emploi
La restauration et l'hôtellerie appliquent un régime particulier concernant les repas des salariés. Les employeurs du secteur HCR doivent, soit nourrir leur personnel présent aux heures de service, soit leur verser une indemnité compensatrice.
L'avantage en nature repas est évalué à 4,22 € par repas en 2025 pour le secteur HCR, sur la base du minimum garanti. Cette règle s'applique aussi à l'hôtellerie.
Pour les salariés en apprentissage, l'avantage en nature est réduit à 75% de la valeur standard, soit 3,17 € par repas. Vous pouvez opter pour le versement d'une indemnité compensatrice au lieu de fournir les repas, mais dans ce cas, le montant doit correspondre à la valeur complète de 4,22 € par repas.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS) en 2025
Certaines professions bénéficient d'un abattement sur l'assiette de leurs cotisations sociales. Ce dispositif, plafonné à 7 600 € par an et par salarié, s'applique uniquement si le collaborateur supporte réellement des frais liés à son activité professionnelle.
Pour 2025, les taux varient selon les secteurs : 8% pour la construction, 26% pour les VRP et journalistes, 4% pour le secteur de la propreté. L'application de la DFS nécessite l'accord des représentants du personnel ou une consultation individuelle des salariés.
Compta In Touch vous accompagne dans l'évaluation de la pertinence de ce dispositif pour votre entreprise, en tenant compte de son impact sur les droits sociaux de vos collaborateurs et les exigences de justification auprès de l'Urssaf.
L'indemnité de télétravail en 2025
Les modalités de remboursement des frais liés au télétravail s'adaptent aux nouvelles réalités professionnelles. Le plafond d'exonération de l'allocation forfaitaire atteint désormais 2,70 € par jour télétravaillé, dans la limite mensuelle de 59,40 €.
Là encore, vous pouvez opter pour deux modes de prise en charge : le versement d'une allocation forfaitaire ou le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs. La première option simplifie la gestion administrative, tandis que la seconde permet une compensation plus précise des coûts supportés par les salariés.
Les dépenses concernées englobent notamment la connexion internet, l'électricité et les fournitures de bureau. Pour sécuriser ces remboursements, faites appel à nos experts qui maîtrisent les dernières évolutions légales et vous guideront dans la mise en place d'une politique adaptée à votre organisation.
Vous cherchez un véritable copilote pour votre entreprise et des tarifs compétitifs ? Confiez-nous votre comptabilité, le volet social de votre entreprise, vos obligations fiscales et vos formalités juridiques ! Appelez-nous !
