Envoi des bulletins de paie par mail et RGPD : les règles à respecter

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La gestion de la paie en entreprise est une tâche essentielle mais complexe, encadrée par des réglementations strictes. D'ailleurs, le sujet de l’envoi des bulletins de paie par mail soulève de nombreuses interrogations en lien avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la CNIL. Quelles sont vos obligations d'employeur pour être en conformité avec le RGPD ? L'envoi des bulletins de paie par mail est-il autorisé ? En quoi un logiciel de paie peut être la solution ? Expert-comptable en ligne, Compta In Touch est aussi le cabinet conseil des RH !

 

Pourquoi les bulletins de paie sont-ils des documents sensibles ?

Un bulletin de paie contient une multitude de données personnelles et donc confidentielles, au sens du RGPD :

  • Le nom, prénom et adresse du salarié ;
  • Le montant de la rémunération ;
  • Les primes et avantages en nature ;
  • Les congés payés ;
  • Les absences, arrêts maladie ou heures supplémentaires ;
  • Le taux d’imposition lié au prélèvement à la source.

Toutes ces informations sensibles doivent donc être traitées conformément à la Réglementation Générale sur la Protection des Données. Le plus grand risque étant l'usurpation d’identité consécutive à la divulgation des fiches de paie de l’ensemble des salariés d’une entreprise. 

 

Qu'est ce que le RGPD ? Principes et obligations

Entré en vigueur en mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) vise à protéger les données personnelles des citoyens européens. Il s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de citoyens de l’UE, qu’elles soient (ou non) basées dans l’UE. Toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. 

Le RGPD repose sur quatre principes majeurs :

  1. Une finalité spécifique : Les données collectées doivent répondre à un objectif précis et légitime.
  2. La minimisation des données : Seules les informations nécessaires doivent être collectées.
  3. Une durée de conservation limitée : Les données ne doivent pas être conservées indéfiniment.
  4. Sécurité et confidentialité : Des mesures adaptées doivent protéger les données contre tout accès non autorisé.

Le RGPD s’applique non seulement à la collecte de ces données personnelles, mais aussi à leur utilisation, leur stockage et leur transmission. Du fait de la sévérité des sanctions, les entreprises doivent mettre en place des procédures appropriées pour garantir la confidentialité des données personnelles de leurs clients et de leurs salariés.

 

Envoyer le bulletin de salaire par mail : quelles sont les règles selon le RGPD et la CNIL ?

L’envoi de bulletins de paie par email n’est pas interdit en soi, mais il est soumis à des conditions strictes et pour garantir la conformité au RGPD. Face à la confidentialité des informations contenues dans les bulletins de paie, les deux principaux risques liés à l’envoi par email sont le risque de piratage et celui de divulgation non autorisée.

La CNIL considère que le mail n’est pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données confidentielles. Le risque de porter atteinte au droit à la vie privée des personnes est accru :

  • Une simple erreur d’adresse e-mail peut entraîner l’envoi du bulletin de paie dématérialisé à la mauvaise personne ;
  • Les serveurs de messagerie peuvent être piratés, exposant les bulletins de paie à des tiers malintentionnés. Le risque étant l'usurpation d'identité.
  • Une boîte mail laissée ouverte ou mal protégée par un mot de passe faible peut être une porte d’entrée pour des violations de données.

Même si l’e-mail est accompagné d’un mot de passe pour ouvrir le fichier PDF, cela reste insuffisant selon les standards de sécurité actuels. Ainsi, la transmission par e-mail est une pratique non conforme, à moins d’être renforcée par des mesures complémentaires de protection : des solutions de chiffrement avancées et un contrôle strict des accès.

 

Quelles sont vos obligations légales en matière de bulletin de salaire électronique face aux exigences du RGPD ?

Outre les règles qui encadrent l'envoi du bulletin de paie, les employeurs doivent aussi être transparents avec leurs salariés en les informant explicitement sur :

  • La durée de conservation des fiches de paie ; 
  • Le lieu de stockage ;
  • Les personnes habilitées à utiliser leurs données confidentielles. 

À savoir que le Code du travail impose aux employeurs de conserver les fiches de paie dématérialisées pendant 5 ans. Elles doivent ensuite rester disponibles pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans des salariés.

Ils doivent aussi garantir l'inviolabilité des bulletins de paie contre toute modification, falsification ou perte. Mettre en place des systèmes de sécurité informatique et sensibiliser l'ensemble des salariés à la cybersécurité est donc vivement recommandé.

 

Comment transmettre des fiches de paie tout en respectant le RGPD ?

Pour concilier efficacité et conformité, il est impératif d’adopter des solutions sécurisées et adaptées au RGPD et à la CNIL. Notamment en créant un accès suffisamment sécurisé pour que seules les personnes habilitées et le salarié concerné puissent consulter ses bulletins de salaire.

Utilisez un logiciel de paie 

Seuls ces logiciels spécialisés permettent de centraliser, traiter et distribuer les bulletins de paie de manière sécurisée. C’est LA solution pour moderniser la gestion de vos ressources humaines tout en respectant le RGPD puisque ces outils intègrent des protocoles de chiffrement et des mécanismes d’authentification renforcés. Contrairement aux tableaux Excel et aux boites mail de vos salariés. C'est aussi un gain de temps considérable pour votre service RH : toutes les informations sont centralisées sur une plateforme unique.

Des solutions comme le logiciel de paie Silae, que nous utilisons pour nos salariés et nos clients, offrent des fonctionnalités avancées pour préparer, conserver et transmettre l'ensemble des fiches de paie de vos salariés, tout en respectant les normes RGPD. 

Silae facilite le processus paie :

  • La collecte des éléments variables de paie (heures travaillées, primes, absences) dans un espace sécurisé ;
  • La création des bulletins de paie ;
  • Leur distribution sur une plateforme sécurisée.

 

Privilégiez les coffres-forts numériques (e-coffre-fort)

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne. Face aux exigences du RGPD, il constitue une bonne alternative pour garantir la confidentialité des bulletins de paie de vos salariés. L'utilisation d'un coffre-fort numérique garantit : 

  • La traçabilité du bulletin de salaire : chaque envoi est horodaté, ce qui prouve la date et l’heure de transmission ;
  • Son authenticité : tous les documents stockés sont inviolables ;
  • Un accès simplifié : vos collaborateurs peuvent consulter leurs bulletins à tout moment via cet espace sécurisé.

 

Évitez les pratiques à risque

Pour garantir la confidentialité des informations, et être ainsi en conformité avec le RGPD :

  • Ne transmettez jamais les bulletins de paie via des tableaux Excel partagés ou par e-mail non protégé ;
  • Créez des dossiers individuels pour chaque salarié dans un système sécurisé ;
  • Limitez l’accès aux données de paie aux seules personnes habilitées (RH ou gestionnaires de paie).

 

Que risque une entreprise en cas de non-respect du RGPD ?

Les entreprises qui ne respectent pas les obligations liées au RGPD s’exposent à des sanctions importantes, notamment :

Des sanctions administratives : La CNIL peut infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.

Des sanctions pénales : En cas de violation grave, l’entreprise risque jusqu’à 5 ans de prison et une amende de 300 000 €.

Une perte de confiance : Les salariés, conscients de leurs droits, peuvent dénoncer une mauvaise gestion de leurs données personnelles, ternissant ainsi la réputation de l’entreprise.

Ces sanctions soulignent l’importance de mettre en place des solutions efficaces pour garantir la confidentialité des données personnelles de vos salariés.

 

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