Pour les personnes qui s’investissent au sein d’une association, la comptabilité fait rarement partie des priorités. Elle est pourtant indispensable pour piloter l'activité de votre association et assurer sa pérennité au fil des ans. Quelles solutions s'offrent à vous pour bien gérer les compte et tenir la comptabilité de votre association ? Cabinet d'expertise comptable en ligne, Compta In Touch vous accompagne dès la création de votre association.
Qui peut tenir la comptabilité d'une association ?
En France, les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901.
La loi du 1er juillet 1901 n’impose pas de contrainte particulière aux associations en matière de comptabilité. Pour autant, il ne faut pas négliger l’importance de la comptabilité dans le secteur associatif. Ainsi, tenir la comptabilité de votre association devient indispensable dès lors qu'elle :
- Exerce une activité économique
- Obtient une subvention publique
- Emploie du personnel salarié
De façon plus pragmatique, une comptabilité bien tenue permettra une gestion quotidienne plus efficace, dans le but de garantir la pérennité de l’association.
Dans cette perspective, un expert-comptable peut vous assister dans toutes les tâches liées à la gestion comptable, sociale, fiscale et juridique. D'autant plus que, vis-à-vis de ses adhérents, l’association doit faire preuve de transparence et justifier de la bonne utilisation des fonds qu'elle reçoit.
Comment faire la comptabilité d'une association ?
Le Plan comptable des associations
Certaines associations doivent respecter ce Plan comptable pour la tenue et la présentation de leur comptabilité. Elles doivent établir leurs comptes annuels. Il s’agit principalement des :
- Associations bénéficiant d’une ou plusieurs aides publiques dont le montant dépasse 153 000 €, ou financées à plus de 50 % par les collectivités territoriales
- Associations ayant une activité économique et atteignant au moins 2 seuils parmi les 3 suivants : chiffre d’affaires supérieur à 3,1 M €, total bilan supérieur à 1,55 M €, effectif supérieur à 50 salariés.
- Associations reconnues d’utilité publique
D’autres types d’associations doivent également suivre le Plan comptable des associations. La liste complète des associations concernées et le Plan comptable sont consultables sur ce site gouvernemental.
Quels sont les documents comptables à tenir au sein de votre association ?
Les associations soumises au Plan comptable doivent s’y référer pour établir leur propre plan de comptes. Elles doivent aussi tenir une comptabilité d’engagement.
À ce titre, elles ont l’obligation de tenir des journaux comptables : le grand livre et le livre-journal pour comptabiliser les écritures de façon chronologique. Puis à chaque fin d'exercice comptable, elles doivent produire et présenter leurs comptes annuels : le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe légale.
Pour les associations de plus petite taille, l’édition de ces états financiers n’est pas obligatoire. Mais elles peuvent tout à fait décider de les établir dans une optique de de transparence et de pilotage de son activité. Cette décision peut, soit faire l'objet d'une clause dans les statuts de l'association; soit être prise en assemblée générale.
Le bilan, le compte de résultat et l'annexe comptable
Le bilan est le document qui récapitule l’ensemble du patrimoine de l’association :
- L’actif : ce qu’elle possède, comment elle emploie ses ressources
- Le passif : les ressources de l’association, à la fois ses ressources propres mais aussi ce qu’elle doit.
Le compte de résultat quant à lui est un document qui synthétise l’ensemble des charges et produits à l’échelle d’un exercice comptable (une année complète). La différence entre les charges et les produits s’appelle le résultat :
- Lorsque les charges sont supérieures aux produits, l’association est en déficit
- Lorsque les produits sont supérieurs aux charges, l’association est en excédent. Ou bénéficiaire si l'association est à but lucratif
Notez que les logiciels de comptabilité permettent souvent de générer le bilan et le compte de résultat.
Quelles sont les obligations d'une association loi 1901 ?
Comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement
Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité en partie simple) et la comptabilité d’engagement (ou comptabilité en partie double).
La comptabilité de trésorerie reflète les flux financiers réels, tels qu’ils apparaissent sur le compte en banque ou dans la caisse. Elle consiste donc à enregistrer les charges au moment du paiement fournisseurs, et les recettes (produits) au moment de l’encaissement des factures. Cette méthode de comptabilisation est simple et relativement accessible, mais pourra limiter une association qui souhaite piloter et suivre de près l’évolution de son activité.
La comptabilité d’engagement nécessite bien entendu d’enregistrer les encaissements et les décaissements réels, mais elle fait également apparaître les recettes et les dépenses dès lors qu’elles sont engagées. D’où la notion de créance et de dette. Même si elle permet une analyse plus poussée de la situation financière, la comptabilité d’engagement est plus complexe et nécessite plus de temps.
Quel que soit votre choix, vous devez respecter les principes comptables de base : régularité, sincérité, image fidèle, prudence.
Attention à ne pas confondre ces deux méthodes de comptabilisation avec la comptabilité analytique, qui est plutôt un mode de traitement et de compréhension des données.
Quelle comptabilité pour une petite association ?
Les associations de plus petite taille peuvent tenir une comptabilité de trésorerie, sauf mention contraire dans les statuts. Il faudra donc veiller aux points suivants :
- Tenir le registre des recettes et dépenses, en réalisant si possible un état mensuel récapitulatif
- Conserver tous les justificatifs pour prouver vos recettes (le reçu de cotisation par exemple) et vos dépenses (la facture)
- Respecter l'obligation de facturation en cas de vente de produit ou service
- Organiser le classement de l’ensemble des pièces comptables
- Réaliser les rapprochements bancaires pour repérer et justifier les écarts entre le journal des recettes et des dépenses avec vos relevés bancaires
- Faire l’inventaire une fois par an du patrimoine de l’association
En l’absence de comptes annuels,vous devrez tout de même produire un état récapitulatif de l’année à partir du registre des recettes et dépenses, pour pouvoir calculer le résultat de l’exercice (déficit ou excédent).
Qui peut demander à voir les comptes d'une association ?
Le compte-rendu financier
Toute association qui reçoit une subvention de l’État ou des collectivités territoriales doit produire un compte-rendu financier composé de deux documents :
- Un tableau des charges et des produits, présentant le budget prévisionnel comparé au réalisé et les écarts constatés
- Une annexe qui commente les clés de répartition des charges indirectes et explique les écarts entre prévisionnel et réalisé.
L’objectif du compte-rendu financier est d’attester du bon emploi de la subvention perçue.
Le contrôle des comptes
Certaines associations doivent nommer un commissaire aux comptes pour certifier leurs comptes. Il s’agit d’un audit légal réalisé par un expert-comptable assermenté.
En réalité de nombreuses associations choisissent de faire certifier leurs comptes afin de garantir la régularité de leur comptabilité. Elles rendent ainsi compte à leurs partenaires et financeurs de l'utilisation de leurs dons et des subventions obtenues.
L’approbation des comptes de l'association
L’approbation des comptes intervient lors de l’assemblée générale annuelle de l’association. Cette procédure concerne les associations qui doivent établir leurs comptes annuels. Tous les membres de l'association sont convoqués à cette occasion.
Notre conseil : D'autres associations peuvent être concernées par cette obligation. Vérifiez les statuts de votre association pour savoir s’ils prévoient l’approbation des comptes annuels.
Comment gérer les comptes d'une association ?
Utiliser Excel
Lorsque l’association démarre ou qu’elle est de petite taille, la comptabilité est souvent tenue de façon manuelle par le trésorier de l'association. Soit à l’aide d’un simple cahier papier, ou sur Excel.
Ce mode de comptabilité a certes l’avantage d’être peu coûteux et accessible, mais il comporte les inconvénients suivants :
- Manque de praticité pour traiter les données qui nécessitent d'être retraité
- Manque de fiabilité
- Le caractère chronophage
Toute tâche réalisée à la main comporte un risque d’erreur important. C’est pourquoi il est judicieux de se tourner vers d’autres solutions.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité permettent d'automatiser un certain nombre de tâches et proposent parfois des fonctionnalités opérationnelles.
Avant toute chose, vérifiez que le logiciel de comptabilité prend en compte les spécificités propres aux associations. En effet, de nombreux logiciels de comptabilité sont d’abord conçus pour répondre aux besoins des entreprises. Il faut donc s’assurer que les fonctionnalités sont adaptées, en se dirigeant vers les logiciels de comptabilité spécialisés (Compt'easy asso, Ciel associations évolution...).
Certaines solutions permettent de gérer la comptabilité en ligne, comme AssoConnect ou encore BasiCompta, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel.
Selon l'organisation de votre association, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour faire le meilleur choix : pertinence des outils proposés, simplicité d'utilisation, qualité du support client...
Savez vous qu'en faisant appel à un expert-comptable en ligne comme nous, vous bénéficiez à la fois d'un logiciel de comptabilité et de conseils personnalisés sur la gestion juridique, fiscale et sociale de votre association ?
L’expert-comptable en ligne : une solution adaptée à la gestion de votre association et un logiciel de comptabilité gratuit
Pour les adhérents et les financeurs, la bonne gestion de l'association revêt une grande importance. En faisant appel à un expert-comptable, l'association garantit non seulement la conformité de ses comptes, mais elle bénéficie aussi de conseils personnalisés. Elle se donne ainsi les moyens d'optimiser sa fiscalité et de remplir ses obligations légales dans les délais.
De plus, il n'est pas toujours possible de consacrer le temps nécessaire à la gestion financière de votre association. Malgré son investissement, le trésorier peut se retrouver rapidement dépassé par les enjeux et le caractère chronophage de la tâche.
L'externalisation de la comptabilité, couramment pratiquée dans les entreprises, s'applique également aux associations. Plutôt que de rémunérer un salarié, le recours à un expert-comptable en ligne comme Compta In Touch permet de mieux maîtriser les coûts.
Un professionnel pluridisciplinaire
Le rôle de l’expert-comptable va bien au-delà que la "simple" tenue conforme des comptes. C’est l’interlocuteur idéal pour accompagner l’association dans sa gestion financière, la production de ses comptes annuels et ses obligations sociales et fiscales.
Professionnel du chiffre, il est également compétent pour établir le budget prévisionnel de votre association. Ce document financier permet d'anticiper et de recenser les charges fixes et variables, et les recettes attendues sur l'année. Il est indispensable dans le cadre de vos demandes de subvention, et pour suivre rigoureusement votre trésorerie.
À ce titre, l’aide de l’expert-comptable s’avère précieuse pour élaborer le plan de trésorerie. Autrement dit l’argent disponible pour face aux charges courantes. La difficulté étant qu’il y a souvent un décalage entre les rentrées d’argent et les dépenses, en particulier la première année qui suit la création de l'association. Partie intégrante du prévisionnel, le plan de trésorerie permet de s’assurer que l’association sera capable de régler les dépenses qui se présentent. Ce document est également indispensable pour pouvoir anticiper les difficultés.
L’objectif étant de s’assurer que les ressources seront suffisantes pour faire face aux charges générées par le fonctionnement de l’association et ses différents projets.
Enfin, selon l'activité et les besoins de votre association, vous pouvez compter sur ce professionnel pluridisciplinaire pour :
- Améliorer la gestion des cotisations des adhérents
- Sécuriser votre facturation et vos paiements fournisseurs
- Mettre en place le paiement en ligne
Flexibilité, compétitivité et sécurité
Les cabinets d'expert-comptable en ligne sont parfaitement adaptés aux besoins des associations grâce à leurs caractéristiques :
- La flexibilité. Étant donné qu’ils fonctionnent en distanciel, les cabinets comptables en ligne mettent en place des canaux de communication variés, ce qui est pratique pour une association dont les membres ne sont pas présents dans les locaux toute la semaine
- Des outils digitaux simples et sécurisés : logiciel de comptabilité, appli et tableaux de bord sont inclus dans l'offre pour vous permettre de suivre votre trésorerie en temps réel
- Des tarifs compétitifs : le modèle économique des cabinets comptables en ligne leur permettent de réduire leurs coûts structurels. Ils répercutent leurs économies sur leurs clients de façon à offrir une solution adaptée au budget des petites associations.
Vous cherchez un interlocuteur unique, disponible et à l'écoute des besoins spécifiques à votre milieu associatif ? Contactez nos équipes pour bénéficier de nos expertises en fiscalité, juridique, gestion sociale et comptabilité.
