Pour les personnes qui s’investissent au sein d’une association, la comptabilité fait rarement partie des priorités. Et pourtant, cette tâche est loin d'être anodine lorsqu'on connaît les obligations comptables applicables aux associations. Heureusement, il existe de nombreuses solutions en ligne pour répondre aux attentes des associations, quel que soit leur lieu d'implantation, allant du simple logiciel de comptabilité... à l'accompagnement par un professionnel du chiffre. Quelles solutions existent pour gérer sereinement les obligations comptables et fiscales de votre association ? Logiciels de comptabilité, cabinet d'expertise comptable en ligne, Compta In Touch vous explique tout ce que vous devez connaitre quand vous gérez une association.
La comptabilité des associations : les obligations à connaître
L’importance de la comptabilité
En France, les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901.
Notez toutefois que les associations cultuelles qui exercent une activité exclusivement religieuse, également appelées « associations loi 1905 », sont une catégorie particulière d’associations.
La loi du 1er juillet 1901 n’impose pas de contrainte particulière aux associations en matière de comptabilité. Pour autant, il ne faut pas négliger l’importance de la comptabilité dans le secteur associatif.
Dans les faits, la tenue d’une comptabilité devient indispensable dès lors que l’association :
- Exerce une activité économique
- Obtient une subvention publique
- Emploie du personnel salarié
De façon plus pragmatique, une comptabilité bien tenue permettra une gestion quotidienne plus efficace, dans le but de garantir la pérennité de l’association. Dans cette perspective, un expert-comptable peut vous assister dans toutes les tâches liées à la gestion comptable, sociale, fiscale et juridique.
Et n’oublions pas que, vis-à-vis des adhérents, l’association doit faire preuve de transparence et justifier de la bonne utilisation des fonds qu'elle reçoit.
Le Plan comptable des associations
Le Plan comptable des associations, actualisé au 1er janvier 2020, est une adaptation du Plan comptable général (PCG) utilisé par les entreprises.
Certaines associations doivent respecter ce Plan comptable pour la tenue et la présentation de leur comptabilité. Elles doivent établir leurs comptes annuels. Il s’agit principalement des :
- Associations bénéficiant d’une ou plusieurs aides publiques dont le montant dépasse 153 000 €, ou financées à plus de 50 % par les collectivités territoriales
- Associations ayant une activité économique et atteignant au moins 2 seuils parmi les 3 suivants : chiffre d’affaires supérieur à 3,1 M €, total bilan supérieur à 1,55 M €, effectif supérieur à 50 salariés.
- Associations reconnues d’utilité publique,
D’autres types d’associations doivent également suivre le Plan comptable des associations. La liste complète des associations concernées et le Plan comptable sont consultables sur ce site gouvernemental.
Quels documents comptables devez-vous fournir ?
Les associations soumises au Plan comptable doivent s’y référer pour établir leur propre plan de comptes. Elles doivent aussi tenir une comptabilité d’engagement. À ce titre, elles ont l’obligation de tenir des journaux comptables : le grand livre et le livre-journal pour comptabiliser les écritures de façon chronologique. Puis à chaque fin d'exercice comptable, elles doivent produire et présenter leurs comptes annuels : le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe légale.
Pour les associations de plus petite taille, l’édition de ces états financiers n’est pas obligatoire. Cela dit, Mais elles peuvent tout à fait décider de les établir dans une optique de gestion et de transparence. Cette décision peut faire l'objet d'une clause dans les statuts de l'association ou être prise en assemblée générale.
Le bilan et le compte de résultat
Le bilan est le document qui récapitule l’ensemble du patrimoine de l’association :
- L’actif : ce qu’elle possède, comment elle emploie ses ressources
- Le passif : les ressources de l’association, à la fois ses ressources propres mais aussi ce qu’elle doit.
Le compte de résultat quant à lui est un document qui synthétise l’ensemble des charges et produits à l’échelle d’un exercice comptable (une année complète). La différence entre les charges et les produits s’appelle le résultat :
- Lorsque les charges sont supérieures aux produits, l’association est en déficit
- Lorsque les produits sont supérieurs aux charges, l’association est en excédent. Ou bénéficiaire si l'association est à but lucratif
Notez que les logiciels de comptabilité permettent souvent de générer le bilan et le compte de résultat.
Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ?
Partie simple ou partie double
Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité en partie simple) et la comptabilité d’engagement (ou comptabilité en partie double).
La comptabilité de trésorerie reflète les flux financiers réels, tels qu’ils apparaissent sur le compte en banque ou dans la caisse. Elle consiste donc à enregistrer les charges au moment du paiement fournisseurs, et les recettes (produits) au moment de l’encaissement des factures. Cette méthode de comptabilisation est simple et relativement accessible, mais pourra limiter une association qui souhaite piloter et suivre de près l’évolution de son activité.
La comptabilité d’engagement nécessite bien entendu d’enregistrer les encaissements et les décaissements réels, mais elle fait également apparaître les recettes et les dépenses dès lors qu’elles sont engagées. D’où la notion de créance et de dette. Même si elle permet une analyse plus poussée de la situation financière, la comptabilité d’engagement est plus complexe et nécessite plus de temps.
Dans tous les cas, l’association doit respecter les principes comptables de base : régularité, sincérité, image fidèle, prudence.
Attention à ne pas confondre ces deux méthodes de comptabilisation avec la comptabilité analytique, qui est plutôt un mode de traitement et de compréhension des données.
Comment tenir la comptabilité d’une petite association ?
Les associations de plus petite taille peuvent tenir une comptabilité de trésorerie, sauf mention contraire dans les statuts. Il faudra toutefois veiller aux points suivants :
- Tenir le registre des recettes et dépenses, en réalisant si possible un état mensuel récapitulatif
- Conserver les justificatifs pour prouver la réalité de la recette (le reçu de cotisation par exemple) ou de la dépense (la facture)
- Respecter l'obligation de facturation en cas de vente de produit ou service
- Organiser le classement de l’ensemble des pièces comptables
- Réaliser les rapprochements bancaires : repérer et justifier les écarts entre le journal des recettes et des dépenses et le relevé bancaire
- Tenir à jour l’inventaire du patrimoine de l’association.
En l’absence de comptes annuels, il faudra tout de même produire un état récapitulatif de l’année à partir du registre des recettes et dépenses, pour pouvoir calculer le résultat de l’exercice (déficit ou excédent).
À qui les associations doivent-elles rendre des comptes ?
L’approbation des comptes de l'association
L’approbation des comptes intervient lors de l’assemblée générale annuelle de l’association. Cette procédure concerne les associations qui doivent établir leurs comptes annuels. Mais d'autres associations sont concernées.
Notre conseil : vérifiez les statuts de votre association pour savoir s’ils prévoient l’approbation des comptes annuels.
Le compte-rendu financier
Toute association qui reçoit une subvention de l’État ou des collectivités territoriales doit produire un compte-rendu financier composé de deux documents :
- Un tableau des charges et des produits, présentant le budget prévisionnel comparé au réalisé et les écarts constatés
- Une annexe qui commente les clés de répartition des charges indirectes et explique les écarts entre prévisionnel et réalisé.
L’objectif du compte-rendu financier est d’attester du bon emploi de la subvention perçue.
Le contrôle des comptes
Certaines associations doivent nommer un commissaire aux comptes pour certifier leurs comptes. Il s’agit d’un audit légal réalisé par un expert-comptable assermenté.
En réalité de nombreuses associations choisissent de faire certifier leurs comptes afin de garantir la régularité de leur comptabilité. Elles rendent ainsi compte à leurs partenaires et financeurs de l'utilisation de leurs dons, subventions et apports.
Quel logiciel de comptabilité choisir pour une association ?
Quels outils pour gérer la comptabilité d’une association ?
Lorsque l’association démarre ou qu’elle est de petite taille, la comptabilité est souvent tenue de façon manuelle par les trésoriers :
- À l’aide d’un simple cahier papier
- Sur Excel en utilisant des tableaux
Il est donc possible d'opérer sans s'appuyer sur un logiciel de comptabilité. Ce mode de comptabilité a l’avantage d’être peu coûteux et accessible, mais attention aux nombreux inconvénients :
- Le manque de praticité pour traiter les données
- Le manque de fiabilité
- Le caractère chronophage
Toute tâche réalisée à la main comporte un risque d’erreur important. C’est pourquoi il est judicieux de se tourner vers d’autres solutions à destination des associations.
Quel logiciel pour faire sa comptabilité en ligne?
Les logiciels de comptabilité présentent de nombreux avantages pour les associations en automatisant un certain nombre de tâches et en proposant parfois des fonctionnalités opérationnelles.
Avant toute chose, vérifiez que le logiciel de comptabilité prend en compte les spécificités propres aux associations. En effet, de nombreux logiciels de comptabilité sont d’abord conçus pour répondre aux besoins des entreprises. Il faut donc s’assurer que les fonctionnalités sont adaptées, en se dirigeant vers les logiciels de comptabilité spécialisés (Compt'easy asso, Ciel associations évolution...).
Certaines solutions permettent de gérer la comptabilité en ligne, comme AssoConnect ou encore BasiCompta, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel.
Selon l'organisation de l'association, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour faire un choix : pertinence des outils proposés, simplicité d'utilisation, disponibilité du support client...
Savez vous qu'en faisant appel à un expert-comptable en ligne comme nous, vous bénéficiez à la fois d'un logiciel de comptabilité et de conseils personnalisés sur la gestion juridique, fiscale et sociale de votre association ?
Comptabilité en ligne des associations : des outils gratuits
Les tarifs ont bien sûr leur importance. Pour comparer les différents outils, il faut bien se référer au tarif ttc par mois. Il existe parfois une version gratuite, proposant les fonctionnalités de base du logiciel de comptabilité, ou à défaut une période d’essai gratuite. Cependant, nous vous conseillons de bien étudier l’offre avant de vous inscrire, y compris pour des solutions gratuites. Même si l’on peut toujours changer, la prise en main d’un nouvel outil prend du temps.
L’expert-comptable en ligne, une solution adaptée
Pourquoi faire appel à un expert comptable pour une association?
Pour les adhérents et les financeurs, la bonne gestion de l'association revêt une importance primordiale. En faisant appel à un expert-comptable, l'association garantit la conformité de ses comptes et bénéficie de conseils personnalisés pour optimiser sa fiscalité et gérer ses obligations juridiques.
D'autant plus que dans les structures associatives, il n'est pas toujours possible de consacrer le temps nécessaire à cette activité importante qu'est la tenue des comptes. Le trésorier d'association, malgré son investissement, peut se retrouver rapidement dépassé par les enjeux et le caractère chronophage de la tâche.
L'externalisation de la comptabilité, couramment pratiquée dans les entreprises, s'applique également aux associations. Plutôt que de rémunérer un salarié, le recours à un prestataire externe permet de mieux maîtriser les coûts.
La gestion comptable et financière d’une association
Le rôle de l’expert-comptable va bien plus loin que la "simple" tenue conforme des comptes. C’est l’interlocuteur idéal pour accompagner l’association dans sa gestion financière et dans la production de ses comptes annuels.
Professionnel du chiffre, il est également compétent pour établir le budget prévisionnel de l'association. Ce document fiancier permet de prévoir et de recenser les charges et les produits (les recettes) attendus pour une période donnée. Les associations doivent l'établir et le suivre pour gérer non seulement leur trésorerie, mais aussi dans le cadre de leurs demandes de subvention.
En effet, l’aide de l’expert-comptable s’avère précieuse pour élaborer le plan de trésorerie. Autrement dit l’argent disponible pour face aux charges courantes. La difficulté étant qu’il y a souvent un décalage entre les rentrées d’argent et les dépenses, notamment la première année qui suit la création de l'association. Partie intégrante du prévisionnel, le plan de trésorerie permet de s’assurer que l’association sera capable de régler les dépenses qui se présentent. Ce document est également indispensable pour pouvoir anticiper les difficultés.
L’objectif étant de s’assurer que les ressources seront suffisantes pour faire face aux charges générées par le fonctionnement de l’association et ses différents projets.
Enfin, selon l'activité et les besoins, ce professionnel pluridisciplinaire pourra aussi aider l'association à améliorer la gestion des cotisations des adhérents, à sécuriser sa facturation et ses paiements fournisseurs et à mettre en place le paiement en ligne.
Les atouts des cabinets d'experts-comptables en ligne pour une association
Les cabinets comptables en ligne sont parfaitement adaptés aux besoins des associations grâce à leurs caractéristiques :
- La flexibilité. Étant donné qu’ils fonctionnent en distanciel, les cabinets comptables en ligne mettent en place des canaux de communication variés, ce qui est pratique pour une association dont les membres ne sont pas présents dans les locaux toute la semaine
- Des outils digitaux simples et sécurisés : logiciel de comptabilité, appli et tableaux de bord pour un suivi en temps réel des données comptables
- Des tarifs compétitifs : le modèle économique des cabinets comptables en ligne leur permettent de réduire leurs coûts structurels. Ils répercutent leurs économies sur leurs clients de façon à offrir une solution adaptée au budget des petites associations.
L’essentiel à retenir
La comptabilité d’une association répond à de nombreux enjeux, aussi bien internes qu’externes. Le recours à un cabinet d'experts-comptables en ligne permet de garantir sa conformité, tout en fournissant des conseils personnalisés et une flexibilité bienvenue en milieu associatif.
Vous cherchez un interlocuteur unique, disponible et à l'écoute de vos besoins ? Contactez nos experts-comptables en ligne pour bénéficier de nos expertises en fiscalité, juridique, gestion sociale et comptabilité.
