Le recrutement d'un stagiaire représente une belle opportunité d’apporter du renouveau à votre entreprise et de transmettre vos valeurs. En effet, un regard neuf sur votre organisation peut être source d'amélioration, même sur le temps court d'un stage. Et c'est aussi l'occasion de trouver de nouveaux talents. Pour pouvoir bénéficier de tous ces avantages, Compta In Touch vous donne ici toutes les clés et les règles à connaitre : nombre de stagiaires autorisés, convention et durée du stage.
Accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise : les règles à connaitre
Pour rappel, un stage s'inscrit toujours dans un cursus pédagogique : un cursus scolaire ou universitaire. Pour éviter tout abus, la législation sociale encadre le recours à un stagiaire. Ainsi est-il interdit de l'accueillir pour :
- Remplacer un salarié absent ou licencié
- Pallier un pic d’activité
- Pourvoir un emploi saisonnier
En tant qu'employeur vous devez également veiller à ce que votre stagiaire n'effectue pas de tâches dangereuses pour sa sécurité ou sa santé.
À savoir qu’en cas d’infraction à ces règles, vous risquez une amende administrative, qui peut atteindre les 2 000 € et doubler en cas de récidive.
Combien de stagiaires pouvez-vous recruter dans votre entreprise ?
Tout dépend de la taille de votre effectif salarié.
Si vous employez moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir maximum 3 stagiaires simultanément.
Si vous employez au moins 20 salariés, vous ne pouvez pas dépasser 15% de votre effectif. Ainsi, un effectif de 30 salariés vous autorise à embaucher 5 salariés maximum en même temps (30x15% = 4.5). L'effectif étant toujours arrondi au nombre entier supérieur.
Dans les deux cas, un même tuteur (ou maître de stage) ne peut pas avoir plus de 3 stagiaires sous sa responsabilité. C'est lui qui doit veiller au respect des objectifs pédagogiques et à la bonne réalisation des missions confiées au stagiaire.
Combien de temps ?
Quel que soit le cursus pédagogique du stagiaire, la durée de son stage ne peut pas dépasser 6 mois. Sachant que 22 jours correspondent à un mois de stage et 7 heures une journée, le stage ne peut pas durer au-delà de 924 heures par année d'enseignement.
Rémunération ou gratification : les stagiaires sont-ils payés ?
Seuls les stages de plus de 2 mois consécutifs sont obligatoirement rémunérés. En réalité, on parle en termes de gratification. Dans le cadre d'un stage discontinu, vous devez verser une gratification à partir de 309ème heure de stage.
Or, depuis le 1er janvier 2024, cette gratification minimale s’élève à 4,35 € de l'heure. Ainsi pour un stage de 6 mois à temps plein (35 h/semaine), elle sera minimum de 659.75 € par mois.
Notez que cette gratification est exonérée de cotisations sociales et doit apparaitre dans la convention de stage.
Comment faire pour recruter un stagiaire ?
Définir les besoins de votre entreprise
Avant même d'envisager le recrutement d'un stagiaire, nous vous conseillons de lister les éléments suivants :
- Les missions que vous allez lui confier, sachant qu'elles doivent être conformes au projet pédagogique de son établissement et avoir une dimension formatrice
- Les compétences techniques (maîtrise d’un logiciel, langues étrangères…) nécessaires pour bien remplir ces missions
- Le niveau de qualification requis
Plus vous serez précis dans votre recherche, plus le tri dans les candidatures sera facile. De plus, ayez à l'esprit que le stagiaire n’a pas le même niveau d’autonomie qu'un salarié. Il est en formation et n’a, en conséquence, pas d’obligation de production. Par contre vous pourrez estimer son sens du service, son dynamisme et sa capacité à travailler en équipe et à s'adapter lors de l'entretien d'embauche.
Soigner la rédaction de votre offre d'emploi
Rédigez une annonce de façon à vous démarquer. Précisez notamment les missions confiées de façon claire et mentionnez les éventuels avantages en nature tels que l'accès à un restaurant d’entreprise ou des tickets restaurant. En ce qui concerne les frais de transport public engagés par votre stagiaire , vous devrez rembourser une partie de ces frais dans les mêmes conditions que tout autre salarié.
Connaissez-vous la plateforme 1 jeune, 1 solution ? Elle comporte un espace employeur sur lequel vous pourrez diffuser votre offre. Vous pouvez aussi contacter les chambre de métiers (CMA) et les établissements d'enseignement professionnel et supérieur de votre région. Ils sont toujours à la recherche d’offres de stage à proposer à leurs étudiants.
Quelles sont les formalités d'embauche d'un stagiaire ?
Établir une convention de stage
Tout stage doit obligatoirement faire l’objet d’une convention de stage signée entre l’étudiant, votre entreprise et l’établissement scolaire de votre stagiaire.
Cette convention doit spécifier :
- La durée et les dates du stage
- La gratification du stagiaire
- Les missions qui lui seront confiées et les objectifs du stage
DPAE, Registre du personnel
Noms et prénoms des stagiaires accueillis doivent être mentionnés dans le registre unique du personnel. Une partie spécifique est destinée à cet effet. Par contre, vous n'avez pas besoin d'effectuer la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) puisque le stagiaire n'est pas considéré comme salarié.
Le saviez vous ? Si vous embauchez votre stagiaire dans les 3 mois qui suivent la fin du stage, vous devrez déduire de la période d'essai la durée de son stage. Il est aussi à prendre en compte dans le calcul de l'ancienneté.
Enfin, n'oubliez pas de lui remettre une attestation de stage à l'issue de la période. Elle doit notamment comporter la durée effective du stage et le montant de la gratification versée.
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