À l’exception des associations qui ont recours au chèque emploi associatif, tous les employeurs sont concernés par le registre du personnel, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Tous les salariés sont-ils concernés ? Que devez-vous y enregistrer ? Que risquez-vous en cas de manquement ? Votre expert-comptable en ligne Compta in Touch vous expose ici quand et comment remplir votre registre du personnel.
Une obligation prévue dans le Code du travail
Quand faut-il remplir le registre unique du personnel ?
Tout employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel, à l’exception des particuliers employeurs et des associations qui utilisent le chèque emploi associatif. Il n’y a pas de seuil d’effectif : la tenue du registre unique du personnel est obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
En l’absence de tenue du registre du personnel, ou bien si celui-ci est mal rempli, l’employeur s’expose à une amende de 750 € par salarié concerné.
Bon à savoir : en présence de plusieurs établissements, l’entreprise doit tenir un registre par établissement.
Les stagiaires et intérimaires sont-ils concernés ?
Tous les salariés doivent figurer dans le registre unique du personnel, quelles que soient la nature du contrat de travail (CDI, CDD) ou la nationalité (française ou étrangère). Cela inclut donc :
- Les stagiaires
- Les intérimaires
- Les apprentis et les contrats pro.
- Les volontaires en service civique
- Les travailleurs à domicile
Concernant les stagiaires : leurs noms et prénoms doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans l'ordre d'arrivée.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Identité, qualification et dates d’emploi
Pour pouvoir identifier le salarié, plusieurs informations obligatoires doivent être portées dans le registre :
- Nom, prénom
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Date d’entrée et de sortie de l’établissement
- Date d’autorisation lorsqu’une autorisation est requise pour l’embauche ou le licenciement (ou à défaut la date de demande)
Les mentions particulières selon la situation du salarié
Dans certaines situations, le registre unique du personnel doit comporter les mentions suivantes :
- Pour les salariés en CDD : « contrat à durée déterminée »
- Pour les salariés en temps partiel : « salarié à temps partiel »
- Pour les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
- Pour les intérimaires : « salarié temporaire », nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition : « mis à disposition par un groupement d’employeurs » et dénomination et adresse de ce groupement
- Pour les travailleurs étrangers devant posséder une autorisation pour exercer une activité salariée : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail, une copie du titre devant être annexée au registre
L’actualisation du registre
La situation des salariés est amenée à évoluer au sein de l’entreprise. Par exemple, lorsqu’un salarié en CDD signe en CDI, ou qu’un ancien salarié revient après quelques années. Dans tous les cas, chaque contrat de travail doit correspondre à une nouvelle ligne dans le registre du personnel, même lorsque les contrats sont successifs.
De façon générale, les événements postérieurs à l'embauche doivent être inscrits au moment où ils surviennent. Autrement dit, vous ne devez en aucun cas modifier une ligne du registre unique du personnel.
Comment doit se présenter le registre unique du personnel?
Existe-t-il un modèle pour le registre unique du personnel ?
Le registre du personnel doit être renseigné :
- De façon chronologique : dans l’ordre des embauches
- De façon indélébile
Tant que ces deux règles sont respectées, la loi ne prévoit pas de forme particulière à respecter.
Notre conseil : faites appel à votre expert-comptable pour concevoir avec vous un support adapté à votre entreprise et conforme à la législation sociale.
Peut-on avoir un registre du personnel dématérialisé ?
Oui, le format papier n’étant pas obligatoire tant que l’ensemble des mentions est renseigné, et que le support dématérialisé offre des garanties de contrôle équivalentes (remplissage chronologique et indélébile). Il est donc possible d’utiliser Excel ou un logiciel de paie pour tenir votre registre du personnel.
Où doit être conservé le registre du personnel ?
Les informations inscrites dans le registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle un salarié quitte l’établissement.
Comme tout document relatif à la gestion administrative des salariés, le registre du personnel contient des informations relatives à la vie privée. En conséquence, il ne doit pas être accessible à l’ensemble des salariés.
L'employeur doit conserver le registre du personnel sein de chaque établissement, ou bien sur le lieu de travail distinct de l’établissement lorsque des travailleurs étrangers sont employés. Ce point est très important, car le fait de conserver le registre dans un autre lieu peut constituer un délit d'entrave en cas de contrôle Urssaf.
Qui peut consulter le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel est un outil qui donne une vision d’ensemble de l’effectif. L’objectif étant d’assurer la transparence en termes d’emplois dans chaque établissement. C’est pourquoi c’est un élément de preuve à avancer dans certaines situations : respect de la priorité de réembauche, mise en œuvre d’une procédure de licenciement économique, contentieux lié à une embauche, etc.
En interne : les membres du CSE
Le registre du personnel doit être mis à disposition des membres élus du CSE (comité social et économique).
Pour rappel, la mise en place du CSE est obligatoire dès 11 salariés (lorsque ce seuil est atteint durant 12 mois consécutifs).
En externe
L’inspection du travail doit avoir accès au registre unique du personnel. De façon plus générale, c’est le cas pour tous les agents et fonctionnaires chargés de contrôler la bonne application du Code du travail et du Code de la Sécurité sociale.
Sécurité, risques professionnels… quels sont les autres registres obligatoires dans l’entreprise ?
En plus du registre du personnel, l’employeur doit tenir différents documents obligatoires dès le premier salarié. On peut citer notamment :
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : afin de répertorier les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans l’entreprise
- Le registre de sécurité incendie : pour recenser le matériel de lutte contre l’incendie, informer des règles de sécurité et indiquer la conduite à tenir en cas d’évacuation
- Le registre des vérifications électriques : pour rendre compte des résultats de ces vérifications et justifier des travaux réalisés en cas de défauts constatés
- Le registre des travailleurs à domicile.
L'essentiel à retenir
Tenir un registre du personnel est obligatoire dès le premier salarié. Ce document, qui comporte des mentions obligatoires pouvant varier selon le statut du salarié, doit être rempli de façon chronologique et indélébile.
Vous cherchez un copilote pour votre entreprise à un tarif avantageux ? Compta In Touch prend en charge votre comptabilité et vos obligations sociales et fiscales. Contactez-nous pour obtenir votre devis personnalisé !
