Obligatoire, ce document permet l’identification précise du personnel au sein de chaque établissement. Donc, si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous devez tenir un registre du personnel pour chacun d’entre eux. À l’exception des associations qui ont recours au chèque emploi associatif, tous les employeurs sont concernés par ce registre, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Quels salariés sont concernés ? Que devez-vous y enregistrer ? Que risquez-vous en cas de manquement ? Expert-comptable en ligne, Compta in Touch fait le point pour vous !
Quels salariés sont concernés ?
Qu’ils soient en CDI, en CDD, intérimaires ou travailleurs à domicile… tous les salariés de votre entreprise doivent être inscrits sur le registre unique du personnel. De même :
- Les salariés de nationalité étrangère
- Les contrats d’apprentissage
- Les contrats de professionnalisation
- Les stagiaires
Que devez-vous enregistrer sur le registre du personnel ?
À savoir qu'aucune forme spécifique ne vous est imposée, papier ou support informatique, en revanche, les mentions obligatoires sont strictement encadrées et vous devez consulter votre CSE au préalable si vous optez pour un support informatique.
Dès son arrivée dans l’entreprise, vous devez renseigner l’identité du salarié, les informations relatives à son poste de travail et la nature de son contrat de travail.
Les données doivent être enregistrées de façon chronologique et être conservées pendant 5 ans à compter du départ du salarié.
L’identité du salarié
Sous cet intitulé, les informations suivantes doivent être recueillies et enregistrées :
- Ses nom et prénom
- Sa nationalité
- Sa date de naissance
- Son genre
La nature du poste de travail
- Son emploi
- Sa qualification
- Les dates d’arrivée et de départ de l’établissement
- Si nécessaire, la date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou la date de la demande.
La nature du contrat de travail
- Pour les étrangers ayant le droit de travailler : le numéro et la nature du titre les autorisant à travailler (en annexer une copie au registre)
- La mention CDD, salarié intérimaire, temps partiel, contrat de professionnalisation ou d’apprentissage selon le cas
- La mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », si tel est le cas, ajoutez la dénomination et l’adresse dudit groupement.
Veillez à actualiser ces données à chaque signature de contrat, même si l’un de vos salariés continue à travailler sur le même poste en enchainant les CDD.
Registre absent ou mal renseigné, que risquez-vous ?
Ce registre doit être laissé à la disposition :
- Du comité social et économique (CSE) ;
- Aux contrôleurs de la DIRECCTE, de l’URSSAF, de la CPAM et de l’administration fiscale ;
- À chaque salarié qui en fait la demande.
En l’absence de registre unique du personnel vous exposez votre entreprise à une contravention pouvant atteindre 750 €. Il faut savoir que la contravention est à multiplier par le nombre de salariés.
Si votre registre n’est pas tenu à jour, ou que des mentions sont erronées ou incomplètes, les sanctions sont les mêmes.
Outre les obligations légales vis-à-vis de votre personnel et des administrations concernées, la tenue d’un tel registre vous permet également d’avoir rapidement une vue d’ensemble sur l’intégralité de votre effectif. Il vous permet en outre de prouver le respect de la priorité de réembauche dans un contexte de licenciement économique.
Enfin, il peut être un allié de taille en cas de contentieux lié à une embauche.
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