Vous venez de monter votre association, ou vous envisagez de le faire ? La vie d'une association est rythmée par des échéances régulières, parmi lesquelles l'assemblée générale. Compta In Touch vous explique son rôle et ses règles juridiques. Notamment, comment elle doit se dérouler pour respecter les modalités de prise de décision au sein de l’association.
Quel est le rôle de l'assemblée générale de l'association loi 1901 ?
Une assemblée générale ordinaire (AGO) annuelle obligatoire : l'approbation des comptes
L’assemblée générale ordinaire (AGO) consiste à réunir tous les membres de l'association et son président. Obligatoire une fois par an minimum pour statuer sur l’approbation des comptes annuels du dernier exercice comptable, elle vise aussi à :
- Statuer sur l’affectation du résultat de l’exercice (bénéficiaire ou déficitaire)
- Participer à la gestion courante de l'association
- Voter le budget prévisionnel
-
Désigner les membres du bureau (trésorier, secrétaire, etc.)
En général, l’assemblée générale ordinaire se tient en mars ou en décembre, dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes de chaque exercice.
L'assemblée générale extraordinaire (AGE)
En réalité, il existe deux types d'assemblées générales : l'AGO et l'AGE : assemblée générale extraordinaire.
Alors que l’AGO doit se réunir au moins une fois par an, l’AGE se tient uniquement lorsque les circonstances l’exigent puisqu'elle sert à traiter les questions qui sortent de la gestion courante de l'association. De même celles qui ont un impact significatif sur son avenir.
Concrètement, il s’agit des décisions qui entraînent la modification des statuts, tels qu'un changement de siège social et autres décisions pour lesquelles les statuts indiquent que l’autorisation des membres de l'association est nécessaire.
Les statuts de l'association
Les statuts détermine les règles de fonctionnement que vous souhaitez instaurer dans votre association. Au vu des enjeux, nous vous conseillons d'être accompagné par un professionnel au moment de leur rédaction. Ce peut être un avocat ou un expert-comptable comme Compta In Touch.
Ainsi, les règles de vote (nature de la majorité, quorum et mode de scrutin) sont définies dans les statuts :
- En assemblée générale ordinaire, les décisions sont généralement adoptées à la majorité simple ou la majorité absolue : c'est à dire la moitié des voix + 1
- En assemblée générale extraordinaire, les décisions sont prises à la majorité dite qualifiée (en principe ¾), ou à l'unanimité.
Qui peut assister aux AG ?
C'est aussi dans les statuts que vous pouvez identifier les membres que vous souhaitez voir participer à la gestion courante de votre association. Ce peut être en termes d'âge ou de statut dans l'association : membre du bureau ou simple adhérent.
À savoir que le règlement intérieur est facultatif, mais pratique pour compléter et préciser les statuts. Notamment pour identifier les bénévoles pouvant être remboursés de leurs frais.
Est-il obligatoire de faire une AG chaque année ?
Si votre association est régie par la loi de 1901, comme la grande majorité des associations, vous réunir en AG n'est pas une obligation édictée par cette loi. En revanche, le fait que les statuts de l'association mentionnent que " les comptes annuels de l'association sont approuvés " impose la convocation en AG des membres de l'association.
Elle est également obligatoire dans les cas suivants :
- Votre association est reconnue d’utilité publique
- Vous souhaitez obtenir des subventions publiques ou un agrément de l'État
- Un des dirigeant est rémunéré par l'association
- Lorsque la dissolution est prévue
Où et comment se déroule l'assemblée générale d'une association ?
Si les statuts ne mentionnent pas de lieu spécifique, le président de l'association a le droit de choisir le lieu où se tiendra l’AG. C'est lui qui dispose des pouvoirs les plus étendus En règle général, le siège social est privilégié. Cela dit, elles peuvent aussi se tenir en visioconférence.
Établir la convocation et la transmettre
Selon ce qui est inscrit dans les statuts (ou le réglement intérieur), le secrétaire ou le président se charge d'établir la convocation à l'AG au moins 15 jours avant la date, à moins que les statuts ne prévoient un délai plus long. Ce délai permet à chacun de prendre connaissance de l’ordre du jour.
Quant à l'envoi, il peut se faire sous format électronique si les membres de l'association ont donné leur accord au préalable. Soinon, elle doit être transmise par courrier en recommandé avec AR.
À savoir que l’initiative de se réunir en AG peut aussi venir de l’ensemble des membres de votre association.
En plus d’indiquer l’ordre du jour, la convocation doit être accompagnée des documents suivants :
- Le texte des résolutions proposées
- Le rapport de gestion du président
- Les comptes annuels (Bilan, compte de résultat et annexe comptable)
- Le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un
L’ordre du jour et la feuille de présence
Au cours de l'AG, seules les questions inscrites à l’ordre du jour doivent être abordées. C’est au président de séance (généralement le président de l'association) de veiller au suivi et au bon déroulement des débats.
Attention, veillez à préparer et faire signer une feuille de présence. Elle permettra notamment de prouver que le quorum a été atteint, c’est-à-dire le nombre minimal de membres présents pour que les votes soient valables (et les décisions légitimes).
Compte rendu et procès-verbal (PV)
À l’issue de l’assemblée générale, il est indispensable de rédiger un procès-verbal pour conserver une trace des délibérations. Ce document, répertorié dans le registre des PV d'association, devra également être joint au greffe du tribunal de commerce lors du dépôt des comptes annuels.
Voici les informations à inclure dans le PV d’AG :
- La date et le lieu de la réunion
- Les nom, prénom et rôle du président
- Les noms et prénoms des membres présents ou représentés
- Les documents et rapports soumis à l’AG
- Le compte rendu des débats
- Le texte des résolutions débattues
- Le résultat des votes
Quelles sont les règles de quorum en association ?
Là encore, les décisions doivent être votées conformément aux règles édictées dans les statuts de votre association :
- En matière de mode de scrutin, vous avez le choix entre le bulletin secret et le vote à main levée
- Le quorum désigne le nombre minimal de membres devant être présents (ou représentés si les statuts le permettent) pour que l'AG puisse se réunir
- En matière de vote, il existe la majorité simble, la majorité absolue et l'unanimité : c’est le nombre minimal de voix à atteindre pour qu’une résolution soit adoptée
Seules des dispositions statutaires peuvent autoriser la mise en place du vote par correspondance.
L'essentiel à retenir
En association, 2 assemblées générales existent : l'AGO doit être organisée une fois par an, tandis que l'AGE se tient à chaque fois que les circonstances l'exigent. Le fonctionnement de toute association s'inscrit dans les statuts au moement de création.
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