Dans le cadre de la création de votre entreprise, puis de sa gestion vous allez manier de nombreux documents officiels. Parmi eux, l’extrait Kbis occupe une place de choix en raison des informations essentielles qu’il contient. Quelle est l’utilité de l’extrait Kbis ? Quelle est la marche à suivre pour le recevoir gratuitement ? Compta In Touch, votre expert-comptable en ligne, vous aide à y voir plus clair.
Extrait Kbis : la carte d’identité de l’entreprise
Toute entreprise commerciale, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une personne morale, doit s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
C’est une formalité obligatoire à accomplir lors de la création de l’entreprise, entre le mois précédant le début d’activité et les 15 jours qui suivent le démarrage de votre activité.
Si vous choisissez d’exercer sous le régime de la micro-entreprise, vous devez le faire au moment de votre déclaration d’activité sur le site dédié de l’Urssaf.
Si votre activité est commerciale et artisanale, vous devez vous inscrire simultanément au Répertoire des Métiers (RM) et au RCS.
Attention, tout défaut d’immatriculation pourra être assimilé à un délit de travail dissimulé.
L’extrait Kbis permet d’attester de votre immatriculation au RCS, et plus généralement de l’existence juridique et légale d’une entreprise. Il s’agit en fait d’un extrait du RCS, délivré par le tribunal de commerce.
Les documents équivalents au Kbis, mais spécifiques à certaines situations, sont les suivants :
- L’extrait K: pour les entreprises individuelles, y compris sous le régime fiscal de la micro-entreprise
- L’extrait Lbis: pour les établissements secondaires d’une société
- L’extrait D1: pour les artisans
À savoir que l’inscription au RCS est payante, sauf pour les micro-entrepreneurs. Comptez entre 25 et 40 € selon la forme juridique de votre entreprise.
Quelles informations contient le Kbis ?
On dit souvent que l’extrait Kbis est la « carte d’identité » d’une entreprise. Et pour cause, il comporte l’ensemble des mentions portées au RCS :
- La dénomination sociale de la société
- L’identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Le numéro Siren
- Le code APE ou code NAF
- La forme juridique
- Le montant du capital social
- L’adresse du siège et de l’établissement principal (ainsi que les adresses des établissements secondaires le cas échéant)
- La durée d’existence de la société
- Sa date de création
- L’activité détaillée
- Le nom de domaine du site Internet de l’entreprise
- Le nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation
- Pour les professions règlementées : les références des autorisations obligatoires.
L’extrait Kbis évolue au rythme des changements de votre société
Point important : l’extrait Kbis n’est pas figé dans le temps. Il évolue en même temps que la société. Ainsi, il fait apparaître l’ensemble des décisions du tribunal de commerce dans le cadre de procédures collectives, telles que les sauvegardes, les redressements et les liquidations judiciaires.
Autre cas de figure : lorsque les capitaux propres d’une entreprise deviennent inférieurs à la moitié du capital social. Cette situation particulière nécessite la tenue d’une assemblée générale exceptionnelle, dont la décision doit être transmise au greffe du tribunal de commerce. De ce fait, la perte de la moitié du capital social sera mentionnée dans l’extrait Kbis.
À savoir que la mention de la perte de la moitié du capital social sera supprimée, une fois les capitaux propres reconstitués.
En conséquence, assurez-vous d’obtenir un extrait Kbis récent pour avoir une réelle visibilité sur la situation de l’entreprise d’un futur client ou fournisseur. Ainsi est-il important de demander un Kbis de moins de 3 mois.
Pourquoi demander un extrait Kbis ?
Étant donné qu’il apporte de nombreuses informations essentielles sur une entreprise, l’extrait Kbis est demandé pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel
- Participer à un appel d’offres
- Solliciter un prêt ou une subvention
- Rechercher des investisseurs
- Acheter ou louer un local professionnel
- Passer commande auprès d’un fournisseur
Les banques, entre autres, sont tenues de vous demander votre Kbis au regard de leurs obligations légales. Dans d’autres cas, il s’agit plutôt d’une vérification.
Notre conseil : la demande d’un extrait Kbis récent est un réflexe à adopter pour vous assurer de l’existence légale et de la bonne santé financière de vos clients et de vos fournisseurs.
Pour un certain nombre de démarches officielles, sachez que l’extrait Kbis n’est plus systématiquement réclamé par l’administration en vertu de la loi Pacte de 2021. Il faut toutefois transmettre le numéro Siren pour que les services administratifs puissent retrouver les informations requises. Pour connaitre toutes les démarches administratives concernées, vous pouvez cliquer ici.
Comment obtenir gratuitement un extrait Kbis ?
Bien qu’il contienne des informations particulièrement intéressantes, l’extrait Kbis n’est pas un document confidentiel. Chacun peut donc obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise.
Une fois votre société enregistrée au RCS, vous recevez un premier extrait. Ensuite, vous pouvez obtenir gratuitement une version numérique de votre Kbis dès que vous en avez besoin. Commencez par vous créer un compte sur le portail MonIdenum. Un justificatif est exigé pour valider l’identité du dirigeant.
En revanche, la démarche est payante quand vous souhaitez obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise. Vous devez connaitre la dénomination sociale ou le numéro Siren de l’entreprise. Le coût de la procédure varie selon le mode de transmission :
- Sur place, en s’adressant au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise en question : 2,69 € par exemplaire
- Par courrier : 4,18 € par exemplaire
- En ligne sur le site Infogreffe : 3,37 € par exemplaire
Pour éviter ces frais, vous pouvez demander à votre interlocuteur de vous transmettre directement un extrait Kbis récent de son entreprise.
L’essentiel à retenir
Tout dirigeant peut obtenir gratuitement l’extrait Kbis de son entreprise. Véritable carte d’identité de l’entreprise, l’extrait Kbis permet de prouver son existence légale. Pour être valable, il doit dater de moins de 3 mois.
Quels que soient vos besoins, vous pouvez vous appuyer sur les compétences et l’expérience de nos experts comptables et de nos juristes. Contactez-nous !
