Vous dirigez une SAS, une EURL ou une SARL ? Toutes les sociétés commerciales doivent remplir un certain nombre de formalités pour se conformer à la législation. Parmi elles figure une obligation de premier plan : l’approbation des comptes annuels. Votre expert-comptable en ligne Compta In Touch vous explique aujourd'hui tout ce que vous devez connaitre de cette obligation.
En quoi consiste l’approbation des comptes annuels ?
L’approbation des comptes annuels est obligatoire pour l’ensemble des sociétés commerciales, y compris les sociétés unipersonnelles telles que l’EURL et la SASU. Elle répond à plusieurs impératifs :
- Rendre compte de la situation financière et des résultats de l’entreprise, de façon régulière et sincère
- Permettre aux associés de comparer l’évolution d’une année sur l’autre
- Procéder au dépôt des comptes auprès du greffe du Tribunal du commerce.
Chaque année, les comptes annuels doivent donc être établis à la date de clôture de l’exercice. Pour les professions libérales, cette date est obligatoirement fixée au 31 décembre. Pour les autres activités, la date de fin de l’exercice comptable peut ne pas coïncider avec la fin de l’année civile. Quoiqu’il en soit elle apparait dans les statuts de la société.
Quels documents comptables établir ?
Les comptes annuels sont constitués par :
- Le bilan comptable
- Le compte de résultat, qui recense l’ensemble des charges et des produits de l’exercice
- L’annexe légale, dans laquelle on retrouve les informations indispensables à une meilleure compréhension du bilan et du compte de résultat.
Pour les établir nous vous recommandons de faire appel à un expert-comptable, afin de garantir la conformité des comptes selon le PCG (plan comptable général).
En outre, selon le niveau d’activité de votre société, vous devrez également produire un rapport de gestion. Comme son nom l’indique, il permet de rendre compte de votre gestion aux associés, en leur présentant les résultats de l’année et les prochaines perspectives. Les EURL en sont dispensées, dès lors que le gérant est l’associé unique personne physique.
En fait, le rapport de gestion est obligatoire pour les sociétés commerciales, y compris les SASU, qui dépassent 2 des 3 seuils suivants :
- Total bilan : 4 M€
- Chiffre d’affaires : 8 M€
- Nombre moyen de salariés : 50
À savoir que ces seuils sont identiques quant à l’obligation de faire appel à un commissaire aux comptes.
Par qui faire approuver les comptes annuels de sa société ?
Chaque année, les comptes doivent être approuvés par les associés réunis en assemblée générale. Celle-ci doit impérativement se tenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l'exerce comptable.
Président de SAS ou gérant de SARL, le dirigeant doit convoquer les associés au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale (AG), à moins que les statuts n’indiquent un autre délai. Il doit naturellement leur transmettre les comptes et le rapport de gestion, le cas échéant.
Au cours de l’AG, les associés peuvent soit approuver les comptes, soit en demander la modification, soit les rejeter.
Pour les sociétés unipersonnelles SASU et EURL, il faut organiser une assemblée générale dès lors que le dirigeant est un tiers. Il doit alors consulter l’associé unique. Mais quand le dirigeant et l’associé unique forment une seule et même personne, il prend forcément seul la décision d’approuver les comptes et d’affecter le résultat de sa société.
Comment affecter le résultat en cas de bénéfices ?
L’assemblée générale d’approbation des comptes doit également décider comment affecter le résultat. Le résultat est déterminé à l’issue de chaque exercice en calculant la différence entre l’ensemble des produits et des charges :
- La société réalise un bénéfice lorsque les produits sont supérieurs aux charges
- Inversement, elle est en situation de déficit lorsque ses charges sont supérieures aux produits
Le résultat peut être mis en réserve, distribué sous forme de dividendes, ou encore placé en report à nouveau.
La décision d’affecter le résultat revient aux associés, mais ils doivent tenir compte de plusieurs règles :
- En cas de perte : elle doit être affectée en report à nouveau, ou imputée sur des bénéfices antérieurement reportés
- En cas de bénéfice : il est nécessaire d’affecter la réserve légale d’au moins 5 % (jusqu’à ce que le montant de la réserve atteigne 10 % du capital social), et la réserve statutaire. Le reste du bénéfice pourra être affecté en report à nouveau, ou être versé sous forme de dividendes.
Quelles sont les formalités à accomplir ?
Les décisions relatives à l’approbation des comptes et à l’affectation du résultat doivent être consignées dans :
- Le procès-verbal d’assemblée générale
- Ou le registre des décisions de l’associé unique.
Ensuite, il faut déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, dans un délai d’un mois. Il s’agit d’une formalité payante, dont le coût dépend notamment du mode de dépôt (entre 45 et 95 €).
Notez que si vous optez pour le dépôt en ligne, le délai est allongé à 2 mois.
Une fois déposés, les comptes de votre société sont rendus publics. À moins de requérir la confidentialité des comptes, une option proposée uniquement aux petites et moyennes entreprises.
L’essentiel à retenir
Vous devez procéder à l’approbation des comptes annuels dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable. Puis les déposer au greffe du Tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation.
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