Toute entreprise doit être en mesure de justifier de la totalité des transactions (encaissements et paiements) qu’elle a réalisé. La loi vous y oblige et les erreurs peuvent coûter cher ! De bonnes pratiques comptables ainsi qu’une caisse enregistreuse vous aideront à tenir une comptabilité journalière et rigoureuse. Compta in Touch fait le point sur vos obligations légales en matière de caisse et de comptabilité et vous donne les bonnes astuces pour être en règle en cas de contrôle !
Qui est concerné par la tenue d’une caisse comptable ?
Débutons pas une petite précision lexicale : la caisse est l’objet physique qui détient l’argent de l’entreprise (en espèce ou en chèque). Tandis que le journal de caisse est le document comptable obligatoire qui est assorti à la caisse. Il enregistre tous les flux en espèces (les entrées et les sorties) par ordre chronologique, sur une période donnée.
Toutes les entreprises qui ont pour objet le commerce de détail ouvert au public doivent tenir leur journal de caisse. Ainsi, les artisans-commerçants, les restaurateurs, les agriculteurs, qu’ils soient itinérants ou sédentaires, sont concernés : ils doivent posséder un journal de caisse qu’ils sont en mesure de présenter à l’administration fiscale.
Important : toutes les autres entreprises qui ne peuvent pas justifier leurs recettes par l’établissement de factures de ventes doivent tenir un journal de caisse (sur support papier ou bien informatique) ou bien enregistrer leur transaction via une caisse électronique.
Enregistrement des transactions : quelles sont vos obligations ?
Tous les encaissements doivent être enregistrés par la caisse et le commerçant fournit par ailleurs le ticket de caisse à son client. De plus, les transactions doivent être détaillées. Pour chacune d’entre elles, le commerçant est en mesure de donner à l’administration fiscale :
- la date de la transaction,
- la désignation sommaire des objets vendus, du service rendu ou de l’opération imposable,
- du prix de vente TTC et de la TVA.
À savoir que pour les ventes au détail et les prestations de service auprès des particuliers, les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée lorsqu’elles sont inférieures à 76 €.
Tous les jours, vous devez procéder à un rapprochement entre la caisse « physique » et le journal de caisse. Autrement dit, la somme indiquée par le journal doit bel et bien être en caisse. Si les deux montants ne coïncident pas, l’écart peut provenir d’un oubli, d’un vol ou bien d’une vente qui a été annulée. Vous avez dans ce cas, l’obligation de justifier cet écart et de le rectifier. Enfin, le montant de votre caisse doit obligatoirement être positif, c’est-à-dire que les encaissements en espèces ont été supérieurs aux dépenses.
Notez aussi que toutes les transactions commerciales doivent être ventilées afin de distinguer les taux de TVA pour chacune.
Quels sont les documents qui permettent de justifier les mouvements de caisse ?
La loi vous oblige à justifier la totalité de vos recettes. Vous pouvez le faire à travers ces documents :
- les bandes de caisse enregistreuses (elles centralisent l’ensemble des ventes réalisées sur une période donnée),
- le brouillard de caisse (un livre manuscrit dont les pages sont numérotées et sur lesquelles sont inscrites toutes les opérations, au jour le jour, sans blanc ni rature),
- l’agenda de caisse,
- la synthèse de terminal de ventes informatique,
- les bordereaux de remises des espèces en banque.
Sauvegardez bien tous ces documents ! Ils sont pris en compte par l’administration fiscale qui est en mesure de vous les réclamer à l’occasion d’un contrôle.
Attention : souvent, les commerçants utilisent des tableurs Excel pour faciliter la lecture de leur comptabilité. Ces documents, que l’on peut effacer et modifier à sa guise, ne sont pas pris en compte par l’administration fiscale. Aux yeux de la loi, ils ne constitueront donc pas une preuve de votre bonne foi. Si vous n'avez pas de tableur de caisse, notre cabinet Compta In Touch vous en fournira un. Ce récapitulatif est déjà un premier moyen de justification de chiffre d'affaires et des dépenses en espèces. Veillez malgré tout à conserver en complément l'ensemble de vos Z de caisse.
À partir de janvier 2018, la loi change ! Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2016 instaure en effet l’obligation d’enregistrer les paiements des clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse certifié.
La bonne tenue d’une caisse comptable est un exercice rigoureux et obligatoire qui n’est, certes, pas toujours un parcours de santé. Pour vous aider dans toutes vos démarches, contactez nos experts-comptables Compta in Touch ! Vous y gagnerez en temps et en sérénité.
