La comptabilité d’une pharmacie présente plusieurs particularités importantes dues à la nature spécifique de cette activité réglementée. En tant que pharmacien titulaire d'officine, il est essentiel que vous maîtrisiez les différents types de comptabilité applicables à votre activité et la gestion des stocks, afin d’assurer une gestion optimale de votre officine et une conformité parfaite avec les obligations légales et fiscales. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch est aussi à vos côtés pour vous aider à mieux comprendre et interpréter les données de votre comptabilité. Suivez le guide !
Quels sont les différents types de comptabilité en pharmacie ?
La pharmacie étant une entreprise commerciale comme une autre, elle est soumise aux mêmes obligations comptables. La comptabilité est d'ailleurs un élément fondamental de la gestion des finances de votre officine. Disposer d’informations financières à jour est indispensable pour faire des choix éclairés en matière de stratégie fiscale et comprendre les inévitables défis auxquels vous êtes confrontés.
La comptabilité générale
La comptabilité générale est une obligation légale destinée à refléter précisément votre situation financière auprès des tiers : administration fiscale, banques, fournisseurs et organismes sociaux.
À ce titre, vous devez tenir une comptabilité régulière :
- Enregistrer toutes vos transactions (dépenses et recettes) de manière chronologique
- Établir les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) à la clôture de l’exercice comptable chaque année
- Tenir compte des particularités liées aux taux de TVA multiples (2,1 %, 10 % et 20 %)
- Gérer les créances envers les organismes sociaux
- Procéder à un inventaire annuel de vos stocks de médicaments
Lorsque par exemple vous achetez un lot de médicaments remboursables, l’opération est enregistrée en comptabilité générale en débitant le compte 607 – Achats de marchandises avec une TVA spécifique de 2,1 % dans le compte 44566 – TVA déductible sur autres biens et services.
Enfin, si votre officine est exploitée sous forme de société soumise à l'impôt sur les sociétés (IS), vous êtes tenu de déposer chaque année vos comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce.
Vous pouvez tenir votre comptabilité en interne, ou la confier à un cabinet d'experts-comptables comme Compta In Touch pour vous assurer de respecter toutes vos obligations comptables et fiscales.
La comptabilité analytique
Celle-ci n'est pas obligatoire mais essentielle pour faire une analyse approfondie des performances économiques de votre pharmacie par segments. D'autant plus que la marge sur les médicaments remboursables est strictement réglementée. Votre gestion comptable doit donc refléter précisément ces contraintes. La comptabilité analytique va vous permettre de :
- Ventiler les coûts et les marges par catégories : médicaments remboursables/non remboursables, génériques, parapharmacie, matériel médical et prestations spécifiques
- Vous aider à prendre les meilleures décisions en matière d'ajustement des stocks, de définition des politiques commerciales et d'optimisation des achats.
Votre comptabilité analytique peut par exemple vous révéler que vos produits de parapharmacie génèrent une marge brute moyenne de 45 %, alors que les médicaments remboursables se situent à 18 %. Cette information vous incitera à développer davantage les gammes rentables.
La marge commerciale, l'excédent brut d'exploitation (EBE) et le REX font partie des soldes intermédiaires de gestion (SIG) qui aideront votre pharmacie à analyser la rentabilité de ses activités.
Pour optimiser la gestion de votre pharmacie, nous vous conseillons d'établir des tableaux de bord mensuels pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) : chiffre d’affaires journalier, marges réalisées, rotations des stocks, délais de règlement par les organismes sociaux, etc.
Vous pourrez ainsi identifier les postes générateurs de pertes financières comme les stocks dormants.
Comment lire le bilan comptable de votre pharmacie ?
Dans le bilan comptable, vous retrouverez notamment :
- Les actifs immobilisés : fonds de commerce, locaux commerciaux (murs de l’officine), matériel professionnel (équipements informatiques, mobilier spécifique)
- Les actifs circulants : principalement vos stocks de médicaments et produits divers tels que la parapharmacie et le matériel médical
- Le capital social, quand vous exploitez votre pharmacie en société (SELARL, SARL ou SAS)
- Les dettes fournisseurs, qui représentent vos engagements financiers envers vos grossistes et laboratoires.
Le bilan comptable vous offre ainsi une photographie fidèle et précise de la santé financière de votre pharmacie à une date donnée.
Un aspect spécifique de la comptabilité d'une pharmacie : la TVA
La gestion de la TVA en pharmacie est particulièrement complexe en raison des différents taux applicables :
- La TVA est à 2,1 % pour les médicaments remboursables par la sécurité sociale
- À 10 % pour les médicaments non remboursables
- À 20% pour les produits de parapharmacie comme les cosmétiques et les compléments alimentaires, et les autres prestations
Cette diversité nécessite un paramétrage précis de votre logiciel comptable pour éviter les erreurs dans les déclarations fiscales et la comptabilité générale. Attention ! La moindre erreur de classement peut entraîner des redressements fiscaux en cas de contrôle. N'hésitez pas à recourir à notre Examen de Contrôle Fiscal !
Comment gérer les stocks dans une pharmacie ?
La gestion des stocks est cruciale dans une pharmacie :
Pharmacien titulaire d'une officine, vous êtes tenus de gérer un inventaire précis des médicaments soumis à prescription médicale, des stupéfiants, et des produits sensibles à expiration rapide comme les vaccins et l'insuline. Le suivi précis de ces stocks permet d'éviter des pertes financières importantes dues à des périmés ou à des ruptures de stock.
Pour évaluer les stocks c'est généralement la méthode du coût moyen pondéré (CMP) qui est retenue dans les pharmacies. Cela consiste à valoriser les entrées et les sorties en stock selon une moyenne du coût d’acquisition.
Ainsi, si vous achetez un même médicament à deux moments différents (boîte à 5 € puis à 7 €), votre coût moyen pondéré devient 6 €. Ce coût est utilisé pour la valorisation des stocks.
Une spécificité comptable de l'officine : la gestion des produits réglementés
Les stupéfiants et les vaccins, notamment, sont soumis à des règles très strictes :
- Vous devez tenir un registre comptable spécifique pour les stupéfiants (morphine, codéine) avec un contrôle très rigoureux des entrées/sorties, soumis à vérification par les autorités sanitaires.
- Toute destruction ou perte de médicaments réglementés doit être comptabilisée et justifiée dans un registre spécifique, avec un impact direct sur les résultats financiers (compte de pertes).
En conséquence, une boîte de morphine périmée doit être détruite sous contrôle réglementaire strict et enregistrée comptablement en tant que perte exceptionnelle.
Un dernier aspect des finances de la pharmacie : des flux spécifiques liés aux organismes sociaux
En pharmacie, une grande partie du chiffre d'affaires provient des remboursements des organismes de Sécurité Sociale et mutuelles :
Le délai de remboursement des caisses primaires d’assurance maladie (CPAM) impacte inévitablement votre trésorerie. Vous devez distinguer clairement les créances clients en provenance des particuliers (paiement immédiat) et celles qui proviennent des organismes sociaux. Le délai moyen de remboursement étant de de 3 à 15 jours selon les conventions.
Ces créances sont à comptabiliser dans un compte spécifique, généralement en 4117 « Clients – Organismes sociaux », pour faciliter le rapprochement bancaire lors du remboursement effectif.
Ainsi, quand vous délivrez des médicaments remboursés par la Sécurité Sociale pour 1000 €, vous devez enregistrer cette somme en créance dans le compte 4117, et l’encaisser lors du virement de la CPAM.
Des charges spécifiques à la pharmacie
- La cotisation à l’Ordre des pharmaciens
Cette cotisation annuelle est une charge obligatoire et déductible fiscalement. Vous devez la comptabiliser en 6281 « Cotisations professionnelles ». - Des contributions à l'Urssaf
Dès ors que vous employez du personnel, vous devez comptabiliser des taxes spécifiques sur les salaires, sur la formation professionnelle et d'autres contributions à la formation continue des pharmaciens salariés.
Compta In Touch, notre cabinet d’expertise-comptable en ligne, vous accompagne et vous conseille tout au long de la vie de votre officine. Contactez-nos équipes !
