Indépendants : comment tenir votre comptabilité en toute conformité ?

En tant que travailleur indépendant, vous êtes tenu à des obligations comptables, et ce quel que soit votre statut juridique. En fonction de votre chiffre d’affaires et du régime fiscal préalablement choisis, les formalités ne sont pas les mêmes.


Comment vous y retrouver ? Compta in Touch fait le point pour vous.

 

Vous êtes en portage salarial


L’avantage du portage salarial, c’est qu’il permet de combiner indépendance et sécurité. Autrement dit, l’autonomie du freelance allié à la sécurité statutaire du salariat.


C’est à la société de portage d’assurer l’ensemble des formalités comptables et juridiques. Chaque mois, elle doit renseigner un compte d’activité, qui permet de recenser les frais de gestion, les frais professionnels, les versements effectués par l’entreprise cliente et les prélèvements sociaux.


Le portage salarial vous permet donc de vous concentrer sur votre cœur de métier. En contrepartie, vous versez environ 10 % de votre rémunération et les cotisations sociales inhérentes au statut. Ce pourcentage correspond aux frais de gestion de la société de portage.

 

 

Vous êtes sous le régime fiscal de la micro-entreprise

 


Entrepreneur individuel ou associé unique de votre EURL, vous pouvez opter pour le régime de la micro-entreprise tant que vous ne dépassez pas un certain chiffre d’affaires (CA) :

  • 176 200 € pour une activité commerciale ou d’hébergement
  • 72 600 € pour des prestations de service relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou une activité de location meublée (LMNP)
  • 72 600 € pour des activités libérales relevant des bénéfices non commerciaux (BNC)

 

Le grand avantage de la micro-entreprise, c’est sa simplicité, notamment au niveau des obligations comptables. En effet, la comptabilité des micro-entrepreneurs est particulièrement allégée du fait qu’elle nécessite seulement :

  • Le livre des recettes encaissées : il doit indiquer chronologiquement les recettes en précisant le montant, l’origine et le mode de règlement. Veillez à conserver toutes les pièces justificatives (notamment les factures clients)
  • Le registre des achats : il recense le détail des achats professionnels engagés pour l’activité. Veillez à préciser le mode de règlement et à conserver les factures fournisseurs.


Au besoin vous pouvez vous inspirer des modèles diffusés par l’URSSAF.


Chaque mois ou chaque trimestre (selon la périodicité choisie) vous devez déclarer votre chiffre d’affaires et remettre une facture à vos clients. Tant que votre CA ne dépasse pas certains seuils, vous pouvez bénéficier de la franchise en base de TVA. Auquel cas il faut mentionner sur votre facture hors taxe (HT) « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».


Ainsi, les micro-entrepreneurs n’ont pas à produire de bilan comptable, ni à établir de comptes annuels.


Gardez à l’esprit que cet allègement peut représenter un inconvénient, en particulier dans le cadre de vos relations avec vos partenaires commerciaux et votre banque. La présentation d’un bilan est souvent requise pour étudier une demande de financement par exemple.

 

 

Vous relevez du régime réel simplifié d’imposition

 


Quelle que soit votre forme juridique (EIRL, EURL, SASU…), le régime réel simplifié d’imposition s’applique dès lors que :

  • Votre chiffre d’affaires dépasse les seuils de la micro-entreprise, mais reste inférieur à 818 000 € pour les activités commerciales, ou 247 000 € pour les prestations de service.
  • Votre activité relève des BIC


Au-delà de ces seuils, vous relevez du régime réel normal.


On parle alors en termes de comptabilité d’engagement. C’est-à-dire que vous devez comptabiliser les recettes lorsqu’elles sont acquises (créances), et les dépenses lorsqu’elles sont engagées (dettes), indépendamment des encaissements et décaissements effectifs.


Vos obligations comptables vous imposent d’établir vos comptes annuels et donc l’élaboration des documents suivants à la fin de chaque exercice comptable :

  • Un bilan et un compte de résultat
  • Une annexe : au-delà de 10 salariés
  • Les livres comptables obligatoires : le livre journal et le grand livre
  • Un inventaire


À noter qu’au cours de l’exercice, vous pouvez opter pour une comptabilité de trésorerie, qui consiste à enregistrer les encaissements et les décaissements. Mais vous devrez constater l’ensemble des créances et des dettes à la clôture de fin d’année.

 

 

Vous relevez du régime de la déclaration contrôlée

 


Le régime de la déclaration contrôlée vous concerne si :

  • Votre activité relève des BNC
  • Votre chiffre d’affaires dépasse le seuil de la micro-entreprise, soit 72 600 €.


Vous devez alors tenir une comptabilité de trésorerie impliquant :

  • La tenue d’un livre-journal qui détaille de façon chronologique vos recettes et vos dépenses professionnelles
  • La tenue d’un registre des immobilisations et amortissements


Vous avez également la possibilité d’opter pour la comptabilité d’engagement. Dans ce cas, il faudra établir les comptes annuels en fin d’année.


À savoir que la comptabilité d’engagement facilite le pilotage de votre entreprise. Vos analyses financières sont plus fines et vous aide ainsi à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

 

 

Quelles règles en matière de dépôt des comptes annuels ?

 


SARL, EURL, SAS, SASU, toutes les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes au registre du commerce et des sociétés (RCS) chaque année.


Au préalable, les associés sont réunis en assemblée générale (AG) pour approuver les comptes. Ce, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social. Le dépôt des comptes annuels doit ensuite se faire dans le mois suivant (2 mois en cas de dépôt électronique).


Si vous exercez en tant qu’entrepreneur individuel, vous n’êtes pas concerné par cette obligation. Sauf si vous avez opté pour le statut juridique de l’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL).

 

 

Faut-il utiliser un logiciel de comptabilité ?

 


Il y a quelques années, le gouvernement souhaitait rendre les logiciels comptables obligatoires pour l’ensemble des entreprises, principalement pour renforcer la lutte contre la fraude. Mais finalement, cette disposition n’a pas été retenue. L’obligation porte sur l’utilisation de logiciels de caisse certifiés (notamment pour les assujettis à la TVA qui réalisent des transactions commerciales avec des clients non assujettis).


En conséquence, vous êtes libre de choisir le format sous lequel tenir votre comptabilité et établir vos factures :

  • Sous format papier : en utilisant des registres et des facturiers
  • Sous format électronique : en utilisant des logiciels type Excel et Word
  • À l’aide d’un logiciel de comptabilité


Attention, en revanche il est strictement interdit de modifier une écriture comptable une fois enregistrée.


Bien entendu, acquérir un logiciel de comptabilité constitue la solution la plus fiable. Grâce à l’automatisation, le risque d’erreur est réduit. De même, les mises à jour du logiciel facilitent le suivi des évolutions réglementaires.


Par ailleurs, vous équiper d’un logiciel de comptabilité vous permet d’anticiper la future obligation de délivrer des factures dématérialisées (obligation repoussée à 2024 pour l’instant).

 

 

Faut-il recourir à un expert-comptable ?

 


Peu importe votre statut juridique ou votre régime fiscal : la loi ne vous impose pas de recourir à un expert-comptable. Tâche chronophage, certains travailleurs indépendants choisissent malgré tout de tenir eux-mêmes leur comptabilité.


Pourtant, faire appel à un expert-comptable comporte plusieurs avantages. À commencer par l’expertise financière et juridique, indispensable pour garantir une comptabilité conforme et éviter ainsi tout risque de pénalités.


Lui-même chef d’entreprise, ce professionnel du chiffre vous accompagne dès la création de votre entreprise pour faire les choix les plus judicieux en matière de :

  • Statut juridique
  • Rédaction des statuts de votre société
  • Régime fiscal
  • Statut social (TNS ou assimilé-salarié)
  • Gestion des paies et autres questions d’ordre social


Puis tout au long de la vie de votre entreprise de façon à pérenniser votre activité et optimiser vos revenus.

 

 

L’essentiel à retenir


Plus que la forme juridique, c’est le niveau de chiffre d’affaires réalisé qui détermine vos obligations comptables.

 

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