Les comptes annuels sont un outil précieux pour analyser la performance et l'évolution de son entreprise. Mais ces documents comptables ne jouent pas seulement un rôle en interne. Chaque année, ils doivent faire l'objet d'un dépôt au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Certaines sociétés toutefois peuvent demander la confidentialité de certaines informations. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous explique tout ce que vous devez connaitre pour respecter cette obligation de dépôt des comptes annuels de votre entreprise.
Quels documents comptables fournir lors du dépôt des comptes annuels obligatoires ?
Les documents obligatoires
Voici la liste des documents à déposer :
- Le bilan comptable
- Le compte de résultat
- L’annexe, qui précise les méthodes comptables utilisées
- Le procès-verbal de l'assemblée d’approbation des comptes et la résolution votée de l’affectation du résultat. Pour les SASU et EURL dont l’associé unique est le dirigeant, le dépôt de l’inventaire et des comptes annuels signés vaut approbation des comptes
- Le rapport de gestion. Exception faite pour les SASU et EURL : le rapport de gestion est obligatoire uniquement si l’associé unique n’est pas le gérant.
- Le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant.
À savoir que la nomination d’un commissaire aux comptes (CAC) est obligatoire pour les entreprises qui dépassent 2 des 3 seuils suivants : 4 M€ de total bilan, 8 M€ de chiffre d’affaires, 50 salariés.
Notez que les exemplaires fournis doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société.
Pour les entreprises qui font partie d’un groupe, leur dirigeant doit aussi déposer :
- Les comptes consolidés
- Le rapport sur la gestion du groupe
- Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés
- Le rapport du conseil de surveillance, le cas échéant.
Bon à savoir : Les comptes annuels servent aussi à l'administration fiscale. C'est ce qu'on appelle la liasse fiscale. Ainsi les dirigeants doivent télétransmettre la liasse fiscale et déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Le dépôt peut là aussi se faire en ligne.
Est-il obligatoire pour une SCI de déposer ses comptes annuels ?
Les SARL et SAS, et leur forme unipersonnelle (EURL et SASU), sont tenues d’établir leurs comptes annuels à la clôture de l'exercice comptable puis de les déposer au RCS.
Il en va de même pour les SCI et les Entreprises individuelles (ex EIRL) qui ont opté pour une imposition de leurs bénéfices à l'impôt sur les sociétés (IS). Pour rappel, le statut juridique de l'EI a été réformé en mai 2022.
Concernant les SCI d'autres éléments mènent à l'obligation de dépôt des comptes annuels : Si elle a une activité commerciale, ou qu'elle est soumise à la TVA. De même, si un de ses associés est soumis à l'IS, ou si ses bénéfices entrent dans la catégorie des BIC (bénéfices industriels et commerciaux).
Quel délai pour déposer ses comptes annuels ?
Les étapes suivantes doivent d'abord être respectées au préalable pour pouvoir procéder au dépôt de vos comptes annuels.
La clôture des comptes
La plupart des exercices comptables sont calés sur l'année civile : du 1er janvier au 31 décembre. Mais certaines sociétés choisissent une date de clôture différente pour répondre aux besoins spécifiques de leur activité.
Quoi qu’il en soit, à chaque fin d’exercice, un processus complet de révision des comptes doit être mis en œuvre pour garantir leur conformité :
- inventaire annuel,
- justification des comptes,
- rattachement des charges et produits à l’exercice,
- calcul des provisions, etc.
À l’issue de ce processus, les comptes annuels pourront être édités.
La révision des comptes est une tâche à la fois technique et chronophage. En conséquence, nous vous recommandons de faire appel à un expert-comptable pour établir les comptes annuels. Vous n'en avez pas ou vous voulez changer d'expert-comptable ? Contactez-nous !
L'approbation des comptes en assemblée générale (AG)
Les sociétés commerciales SARL et SAS sont tenues de faire approuver leurs comptes par leurs associés (ou actionnaires en SAS), dans un délai de 6 mois, à compter de la date de clôture des comptes.
Pour ce faire, le dirigeant doit organiser la tenue d'une assemblée générale ordinaire, dont le rôle est de :
- Approuver la gestion de la société
- Valider les comptes de l’exercice écoulé
- Décider de l’affectation du résultat bénéficiaire de l’exercice
Le procès-verbal (PV) rédigé à cette occasion devra être joint au dossier de dépôt des comptes annuels.
En ce qui concerne les sociétés unipersonnelles EURL et SASU, l’approbation des comptes est à consigner dans le registre des décisions de l’associé unique, dans les 6 mois suivant la date de fin de l’exercice.
La date de dépôt : des délais à respecter
Le dépôt des comptes annuels est à effectuer auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise. Il doit intervenir au plus tard 1 mois après la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes (soit 7 mois après la clôture des comptes). Si le dépôt est effectué en ligne sur le site Infogreffe, le délai est porté à 2 mois.
En cas de retard dans le dépôt des comptes annuels, une astreinte peut être mise en place par le président du tribunal de commerce. Le dirigeant devra déposer les comptes dans le mois suivant la demande, avec une pénalité financière pour chaque jour de retard.
Et pour les entreprises qui ne respecteraient pas l’obligation de dépôt des comptes, des sanctions sont prévues : 1 500 € d’amende, 3 000 € en cas de récidive.
Comment déposer les comptes annuels au greffe ?
Dépôt des comptes en ligne
Les comptes annuels peuvent être déposés par voie électronique sur le site infogreffe.fr ou bien en passant par le guichet unique des formalités des entreprises. Il faudra alors préparer les comptes au format PDF.
Cette formalité peut être réalisée par le chef d’entreprise, son délégataire (salarié de l’entreprise) ou son mandataire (l'expert-comptable). Un certificat électronique est transmis à l’entreprise une fois le dépôt validé.
Dépôt des comptes annuels sur place ou par courrier
Vous pouvez également procéder au dépôt des comptes annuels au format papier :
- Sur place au guichet
- Ou par courrier en recommandé avec avis de réception
Pour connaître les coordonnées du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société, vous pouvez consulter ce lien.
Des aménagements sont-ils prévus en fonction de la taille de l'entreprise ?
Les seuils définis par le Code de commerce
En effet, le niveau de détail demandé varie selon la taille de l’entreprise. Le Code de commerce distingue :
- Les micro-entreprises, qui remplissent au moins 2 critères parmi les suivants : total bilan inférieur à 350 K€, chiffre d’affaires inférieur à 700 K€, effectif inférieur à 10 salariés.
- Les petites entreprises, qui remplissent au moins 2 critères parmi les suivants : total bilan inférieur à 6 M€, chiffre d’affaires inférieur à 12 M€, effectif inférieur à 50 salariés.
- Les moyennes entreprises, qui remplissent au moins 2 critères parmi les suivants : total bilan inférieur à 20 M€, chiffre d’affaires inférieur à 40 M€, effectif inférieur à 250 salariés.
La présentation simplifiée des comptes
Les micro-entreprises sont dispensées de produire l'annexe légale.
Les petites et moyennes entreprises quant à elles peuvent opter pour la présentation simplifiée du bilan et du compte de résultat.
Le bilan simplifié comporte moins d’informations que le bilan comptable classique, mais il doit tout de même renseigner les informations suivantes :
- L’actif immobilisé
- L’actif circulant
- Les capitaux propres
- Les charges et produits constatés d’avance
- Les provisions
- Les dettes
Le compte de résultat simplifié doit au moins distinguer les charges d’exploitation et les produits d’exploitation.
Combien coûte le dépôt des comptes annuels (bilan, compte de résultat, etc.) ?
Le tarif varie selon le mode de dépôt :
- Sur place, le montant à payer est de 43,85 €
- En ligne, le paiement s’effectue par carte bancaire pour un montant de 43,87 € (87,70 € en présence de comptes consolidés)
- Par courrier, le paiement s’effectue par chèque à l’ordre du tribunal de commerce pour un montant de 45,34 € (90,68 € en présence de comptes consolidés).
Qui a accès aux comptes annuels de mon entreprise ?
Publication des comptes annuels
Les comptes annuels doivent faire l'objet d'une publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Le greffier du tribunal de commerce qui les réceptionne s'en charge.
Les comptes annuels ont alors un caractère public : toute personne peut consulter les comptes annuels d’une entreprise, en passant par les sites infogreffe.fr ou societe.com, la formalité étant payante.
Comment faire pour obtenir la confidentialité des comptes ?
Certaines entreprises peuvent demander à ce que tout ou partie de leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics :
- Pour les micro-entreprises : les comptes annuels dans leur ensemble
- Pour les petites entreprises : le compte de résultat uniquement
À condition de remplir une déclaration de confidentialité et de la joindre à votre dossier lors du dépôt des comptes annuels.
Compta In Touch vous accompagne dans le dépôt des comptes annuels de votre entreprise
Cabinet d'expertise comptable inscrit au Conseil de l'ordre à Paris, nous prenons en charge toutes les étapes qui précèdent au dépôt de vos comptes annuels :
- La vérification de vos documents comptables
- L'édition de vos comptes annuels
- La rédaction des actes juridiques : PV d'AG, résolution d'affectation du résultat
- La signature électronique des actes
- La transmission au greffe du tribunal de commerce
L'essentiel à retenir
Toutes les SARL et SAS doivent procéder au dépôt de leurs comptes dans un délai d'un mois, une fois les comptes approuvés en AG. Cette formalité obligatoire peut être réalisée par voie électronique, par courrier ou bien sur place. Les comptes annuels sont alors rendus publics, sauf pour les petites entreprises qui remplissent une déclaration de confidentialité.
Contactez nos experts-comptables en ligne pour cette question cruciale et toutes les autres ! Vous bénéficierez de conseils personnalisés et de nos expertises en fiscalité, juridique, gestion sociale et comptabilité.
