Entrepreneurs : la check list pour une gestion comptable optimale de votre société


Afin d’assurer une gestion comptable optimale et conforme à la législation, plusieurs éléments méritent toute votre attention. Compta in Touch vous guide sur ces points clés.

 

La législation impose aux sociétés, pour la bonne tenue de leur comptabilité, d’être vigilants sur plusieurs points. Si vous respectez l’ensemble de ces obligations, votre gestion comptable en sera largement facilitée !

1) Conservez vos justificatifs

Tout document émis ou reçu par une entreprise, dans l'exercice de son activité, doit être conservé pendant une certaine durée. Votre comptable vous parlera des pièces justificatives.

 

Toute recette ou dépense doit en effet être justifiée, afin de pouvoir déduire la charge comptable ou récupérer la TVA.

 

Bon de commande, bon de livraison, facture client ou fournisseur… Les justificatifs doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du code de commerce).

 

A noter : Si l’intégralité de la comptabilité ne peut pas être justifiée par des pièces, l’administration fiscale peut rejeter la comptabilité entière du contribuable et reconstituer elle-même le bénéfice imposable de l’entreprise.

2) Suivez les mouvements et les encaissements

Afin d’être recevables par l’administration fiscale, les récapitulatifs de caisse doivent être clairement détaillées. Des anomalies dans le tableau de suivi de caisse peuvent en effet entraîner un rejet de votre comptabilité.

 

Les suivis de caisse doivent être journalières et mentionner les points suivants :

  • ventilation des recettes (taux de TVA, types d’articles, quantités, etc.)
  • mode de règlement des clients (espèces, chèques, chèques déjeuner, carte bancaire, etc.)
  • contrôle des espèces en caisse : il est nécessaire de vérifier à chaque fin de journée que le solde théorique qui apparaît sur le tableau de suivi d'espèces équivaut au solde réel qui figure physiquement dans le tiroir caisse, ce qui permet de corriger toute anomalie immédiatement avant que votre comptable ne vous le signale lors de l'établissement du bilan
  • ventilation des remises en banque
  • apports ou prélèvements personnels

 

A partir du 1er janvier 2018, les assujettis à TVA ont l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de Finances pour 2016). Si cette obligation n’est pas respectée, le contribuable est passible d’une amende fiscale de 5 000 €. Vous devez donc vous rapprocher de votre prestataire de caisse informatique pour vous mettre en conformité avec la législation.

 

A noter : un guide d’utilisation de votre tableau de caisse est à votre disposition sur la bibliothèque de votre espace client Compta In Touch.

3) Pensez à justifier vos indemnités kilométriques

Selon le code général des impôts, “Les frais relatifs aux carburants consommés lors des déplacements professionnels de l'exploitant peuvent être enregistrés forfaitairement d'après un barème qui est publié chaque année.”

 

Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous devez justifier précisément vos déplacements afin de bénéficier d’une déductibilité des indemnités kilométriques :

  • date du déplacement
  • motif du déplacement
  • nombre de kilomètres effectués aller-retour

Vos dépenses de carburant, ainsi que vos frais de réparation, sont elles déductibles si vous louez ou posséder un véhicule de société.

 

Il n’est pas possible de comptabiliser en charges comptables et fiscales des dépenses ne répondant pas à ces critères.

4) Compte courant d'associé : soyez vigilants

Tout virement effectué de votre compte professionnel vers votre compte personnel peut constituer, en l’absence de raison valable (rémunération, remboursement d’un apport, etc.), un manquement à vos obligations et la possibilité de poursuites pour le délit d’abus de biens sociaux.

 

Si vous êtes rattaché au régime des salariés (président de SAS / SASU, etc.)

En tant que président, vous êtes affilié au régime des salariés. Vous ne pouvez donc pas effectuer de prélèvements sur le compte courant d’associé en dehors de votre salaire, excepté dans les cas suivants :

  • vous avez fait un apport personnel en compte courant et vous le remboursez (remboursement de votre compte courant créditeur).
  • vous effectuez un virement partiel ou total des dividendes actés dans un procès verbal d’AGOA (assemblée générale ordinaire d’associés) ou d’AGE (assemblée générale extraordinaire) antérieur à la date des prélèvements.

 

Si vous relevez du régime TNS (travailleurs non salariés)

Votre rémunération doit avoir été validée par le procès verbal avant le début de l’exercice. Vous ne pouvez pas vous rémunérer davantage.

 

A savoir : les articles L223-1 et L225-43 du code du commerce prévoient une nullité des comptes courants débiteurs dans les sociétés de capitaux et les SARL. En tant que dirigeant ou associé, vous engagez votre responsabilité. Le fait de prélever de l'argent en dehors de ces situations entraîne une position débitrice de votre compte courant d'associés : vous devez donc de l'argent à la société.

Vous vous rendez compte que vous vous retrouvez dans une situation de compte courant débiteur ? Reversez immédiatement le trop perçu de votre compte bancaire personnel vers votre compte bancaire professionnel.

Le respect de ces obligations vous permettra de garantir une gestion comptable sereine et conforme à la législation et vous évitera des cas de refus d’attester ou d’exclusion des comptes.

 

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’un de nos experts Compta in Touch

 

 

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