Pièces comptables, les factures représentent une grande partie des documents émis et reçus par votre entreprise. Elles sont donc essentielles pour retracer vos transactions commerciales et les flux financiers associés. Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ? Quelles sont les règles à appliquer pour établir des factures conformes aux règles en vigueur ? Compta In Touch vous accompagne dans toutes vos obligations légales.
À quoi sert la facture ?
La facture est une note détaillée de marchandises vendues ou de services réalisés. Elle remplit plusieurs fonctions :
- Preuve de l’opération commerciale
- Justificatif comptable
- Support à l’exercice des droits de TVA.
Attention à ne pas confondre la facture avec :
- Le devis, délivré avant la vente d’un produit ou service pour en estimer le prix
- Le bon de commande, qui matérialise l’intention d’engager la transaction commerciale
- La facture pro forma, un document provisoire assimilé à une offre commerciale
En effet, ces différents documents n’ont pas la même valeur juridique.
Dans quel cas la facture est-elle obligatoire ?
Lorsque la transaction est effectuée entre deux professionnels, la facture en double exemplaire est systématiquement obligatoire. Il faut l’émettre au moment de la livraison du bien, ou lorsque la prestation de service a été exécuté.
Dans le cas des ventes de marchandises aux clients particuliers, la facture est obligatoire si :
- Le client la réclame
- La vente est réalisée à distance
- La vente donne lieu à une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.
En-dehors de ces situations, vous pouvez remettre un ticket de caisse à votre client.
Quant aux prestations de services vendues aux particuliers, la facture est obligatoire si :
- Le prix de vente dépasse 25 €
- Le client la réclame
- La prestation consiste en des travaux immobiliers.
Par ailleurs, l’obligation de facturation s’applique automatiquement pour certaines activités : hôtellerie, restauration, entreprises de déménagement, experts-comptables…
Comment présenter une facture conforme ?
De manière générale, une facture doit être établie en double exemplaire, l’original étant remis au client. De plus, elle doit être rédigée en français. Si vous établissez des factures en langue étrangère, sachez que l’administration pourra exiger une traduction certifiée en français.
En France, les factures sont généralement émises en euros. Toutefois, il est possible de facturer dans une monnaie étrangère dès lors que :
- La devise est reconnue internationalement et convertible
- La réintégration en comptabilité est effectuée en euros.
La liste des mentions obligatoires pour toute facture
- Date d’émission de la facture
- Numéro de la facture : il doit être unique, et basé sur une séquence chronologique et continue. Mais il est possible d’émettre des séries distinctes (avec un préfixe par année par exemple)
- Date de la vente ou de la prestation : le jour effectif
- Identité du vendeur : nom et prénom de l’entrepreneur individuel, ou dénomination sociale de la société. Forme juridique et numéros de SIREN ou SIRET, RCS pour les commerçant, RM pour les artisans. Et l’adresse du siège social.
- Montant du capital social
- Identité du client : nom ou dénomination sociale et adresse
- Numéro du bon de commande : s’il a été préalablement établi par le vendeur
- Numéro d’identification à la TVA : celui du vendeur mais aussi du client professionnel s’il est redevable, lorsque le montant total HT dépasse 150 €
- Désignation de chaque produit : nature, marque, référence ; ou de chaque prestation : matériaux, main d’œuvre
- Décompte détaillé de chaque produit ou prestation : en quantité et en prix
- Prix catalogue unitaire hors TVA
- Taux de TVA applicable et montant total de TVA correspondant
- Majoration éventuelle de prix : transport, emballage
- Réduction éventuelle de prix : rabais, ristournes, remises à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture
- Somme totale à payer HT et TTC
- Date du règlement ou délai de paiement : en précisant les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- Taux des pénalités de retard en cas de non-règlement à la date inscrite
- Montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard : 40 €
- Mention « Garantie légale de conformité d’une durée minimale de 2 ans » pour les ventes aux particuliers réalisées en magasin concernant certaines catégories de produits.
Les mentions particulières selon la situation de votre entreprise
En fonction de votre situation, vous devez indiquer les mentions spécifiques suivantes :
- Professionnel libéral adhérant à une AGA, la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » doit apparaitre sur vos factures
- Micro-entrepreneur en franchise de TVA, vous devez inscrire « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts »
- Sous-traitant, c’est à l’entreprise principale de déclarer la TVA, vous devez donc mentionner « Auto-liquidation de la TVA » en indiquant clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe »
- Artisan, vous devez faire apparaitre le numéro de contrat de votre assurance professionnelle si votre activité est règlementée.
Factures non conformes : quels sont les risques ?
Si vous ne respectez pas les règles de facturation, vous vous exposez à plusieurs sanctions :
- Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte (dans la limite d’1/4 du montant de la facture)
- Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale (société).
Vous utilisez un logiciel de facturation ? Pensez à vérifier sa conformité. Les factures générées doivent faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires.
Facture papier ou facture électronique ?
Même si beaucoup d’entreprises continuent d’émettre des factures, la tendance est à la dématérialisation. En effet, la loi prévoit l’obligation d’émettre des factures électroniques seulement. Ce, pour l’ensemble des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. L’objectif est double : faciliter les obligations déclaratives et lutter contre la fraude à la TVA.
Un calendrier a été défini pour permettre une mise en place progressive. À compter du 1er juillet 2024, tous les assujettis devront avoir la capacité de recevoir des factures électroniques. En parallèle, l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera :
- 1er juillet 2024 : aux grandes entreprises
- 1er janvier 2025: aux entreprises de taille intermédiaire
- 1er janvier 2026 : aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Quelle est la durée de conservation des factures ?
Les factures sont des pièces comptables. À ce titre, elles doivent être conservées pendant 10 ans, sous format papier ou électronique. Si vos factures ont été émises en format papier, vous pouvez les conserver sur support informatique, à condition de garantir leur reproduction à l’identique.
L’essentiel à retenir
Les factures doivent être établies en double exemplaire et inclure un certain nombre de mentions obligatoires. Selon votre situation, des mentions particulières doivent aussi apparaitre. La généralisation des factures électroniques à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA sera mise en place entre 2024 et 2026.
Vous créez votre entreprise et souhaitez confier vos obligations comptables et fiscales ? Compta In Touch est à votre écoute. Contactez nos experts-comptables !
