Un déjeuner avec un client, une nuit d’hôtel à l’étranger, un plein de carburant ou un ticket de péage ? Les frais professionnels représentent toutes les dépenses qui sont engagées par le dirigeant ou par ses salariés pour les besoins de l’entreprise. À condition d'être correctement comptabilisées et justifiées, ces dépenses ne sont pas soumises aux cotisations sociales. Comment faire pour être à jour dans les notes de frais de tous vos salariés et bien les comptabiliser ? Cabinet d'expertise comptable en ligne, Compta in Touch vous livre ici les premiers conseils.

 

Comment les frais professionnels sont-ils remboursés ?

Le remboursement des dépenses professionnelles engagées pour les besoins de l’entreprise peut prendre différentes formes.

 

Le remboursement des frais réels

Dans ce cas, les dépenses engagées pour l’entreprise sont remboursées dans leur intégralité, à l’euro près et sans limite d’exonération. Ces dépenses doivent toutefois être considérées comme « raisonnables » ou proportionnées par rapport aux besoins de l’entreprise. De plus, la personne qui a engagé les frais doit impérativement fournir le justificatif de sa dépense, en l'occurence la facture pour pouvoir être remboursée.

 Soyez vigilant ! Votre société se doit d’être rigoureuse dans sa gestion des justificatifs des frais professionnels. Ces derniers doivent être le plus complet possible. N’oubliez pas de conserver tous vos justificatifs d’achats et de bien détailler vos dépenses. Par exemple, si les frais ont été engagés pour un déjeuner d’affaire, les noms et fonctions des personnes qui ont partagé le repas doivent être renseignés au dos de la facture émise par le restaurant.

 Concernant les frais d’hébergement, certaines conditions s’appliquent : le remboursement des frais d’hébergement ne peut en effet avoir lieu que lorsqu’il est prouvé que le salarié n’a pas pu regagner son domicile en raison de l’éloignement (au moins 50 kilomètres).

 

Le versement d’allocations forfaitaires

Dans ce cas, le remboursement est établi sous la forme d’allocations se basant sur un barème forfaitaire. Chaque année, l’Urssaf revalorise les barèmes des frais qui concernent la restauration, les déplacements, l’hébergement provisoire ou encore l’installation dans un nouveau logement.

 À savoir qu'en tant que dirigeant d’entreprise, vos dépenses professionnelles ne peuvent pas être remboursées au forfait. Exception faite de vos indemnités kilométriques.

 

La déduction forfaitaire spécifique

Seules certaines catégories de salariés sont concernées par ce système de remboursement des frais professionnels. Il peut s’agir des ouvriers du bâtiment, des artistes, des VRP, etc. Elles doivent donner leur accord au préalable et le montant de la déduction est limité à 7 600 € par année et par salarié.

 

 

Notre conseil

Quel que soit votre choix, les notes de frais doivent être établies et remboursées régulièrement. Si votre organisation le permet, il est souhaitable de confier cette mission à une seule personne chargée de la comptabilité, et du remboursement des frais professionnels.

 

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