Un déjeuner avec un client, une nuit d’hôtel à l’étranger, un plein de carburant ou un ticket de péage ? Les frais professionnels représentent toutes les dépenses qui sont engagées par le dirigeant ou par ses salariés pour les besoins de l’entreprise. À condition d'être correctement comptabilisées et justifiées, ces dépenses ne sont pas soumises aux cotisations sociales. Comment faire pour être à jour dans les notes de frais de tous vos salariés et bien les comptabiliser ? Cabinet d'expertise comptable en ligne, Compta in Touch vous livre ici ses premiers conseils.
Quelles dépenses peuvent faire l’objet d’une note de frais ?
Les repas et le restaurant
Dans ce domaine les notes de frais peuvent concerner :
- Les repas que le salarié est contraint de prendre au restaurant : ils sont exonérés de cotisations sociales dans la limite de 20,20 €
- Les repas offerts aux clients ou partenaires de l’entreprise : considérés comme des charges déductibles.
L’hôtel ou autres dépenses d'hébergement
Pour justifier le remboursement d’une nuit à l'hôtel (ou autre type d'hébergement), il faut que le salarié soit empêché de regagner son domicile en raison de l'éloignement du lieu de la mission.
Les dépenses liées à l'hébergement sont exonérées de cotisations dans la limite de :
- Déplacements en métropole : 72,50 € pour Paris et les départements 92, 93 et 95 et 53,80 € pour les autres départements, ces montants diminuant au-delà du 3e mois puis au-delà du 24e mois
- Déplacements en Outre-mer et à l’étranger : entre 70 € (Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon) et 90 € (Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française). Il n’y a pas de plafond si les dépenses sont remboursées au réel sur la base de factures.
Les indemnités kilométriques (IK)
Si le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles (en-dehors du trajet domicile-travail), il a droit à des indemnités kilométriques, exonérées de cotisations dans les limites du barème de l’URSSAF. Le montant dépend à la fois de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Vous trouverez les barèmes des IK applicables en 2023 sous ce lien.
Bon à savoir : c’est le titulaire de la carte grise qui est pécuniairement responsable des infractions liées au stationnement. Il s’agit d’une dépense personnelle soumise à cotisations sociales si l’employeur décide de la prendre en charge.
Quid des cadeaux aux clients ?
Techniquement, les cadeaux faits aux clients (à l’occasion des fêtes de fin d’année notamment) ne sont pas des frais professionnels. Mais ces dépenses peuvent donner droit à des exonérations fiscales :
- La déduction du bénéfice imposable : dès lors que les cadeaux sont faits en lien avec l’intérêt de l’entreprise, que leur valeur est raisonnable (par rapport à la taille de l’entreprise et aux usages en vigueur) et que leur distribution ne contrevient pas à une disposition légale ou réglementaire.
- La récupération de la TVA : pour les cadeaux offerts ayant une valeur inférieure à 73 € TTC.
La gestion administrative des notes de frais
La collecte des justificatifs
Chaque employeur doit définir sa politique voyage et sa procédure en matière de gestion notes de frais : les montants maximums mais aussi les formulaires à remplir et les documents à fournir.
Pour que les notes de frais soient valables aux yeux de l’administration fiscale, il est nécessaire de réclamer une facture. Sans ce justificatif, on ne peut pas comptabiliser la note de frais. En sachant que pour les frais d'hébergement, la facture doit détailler les différents postes (nuitée, petit-déjeuner, autres frais).
Au niveau des formulaires, il est recommandé de mettre en place des modèles à remplir par le salarié:
- Restaurant : nom et entreprise des convives, montant de l'addition
- Indemnités kilométriques : motif du déplacement, localisation, nombre de kilomètres parcourus, caractéristiques du véhicule (avec une copie du certificat d’immatriculation).
Notre conseil : faites appel à votre expert-comptable pour vous accompagner dans la gestion des notes de frais de vos salariés. Vous gagnerez un temps considérable sur le traitement des justificatifs et des remboursements.
Le remboursement aux salariés
La prise en charge des notes de frais par l'employeur peut prendre plusieurs formes :
- Le remboursement au réel, sur la base des justificatifs
- Le remboursement sur une base forfaitaire : si le salarié dépasse ce montant, il devra assumer personnellement la différence
- Le versement d’une avance de frais au salarié, ce qui nécessite d’évaluer en amont le montant des dépenses à engager.
En principe, le remboursement des frais professionnels doit apparaître sur le bulletin de paie du salarié et être effectué dans un délai raisonnable (30 jours maximum).
L’enregistrement en comptabilité des notes de frais
Quel journal utiliser pour les notes de frais ?
Dans la majorité des cas, les notes de frais des salariés sont à enregistrer dans le journal des achats. Mais il est possible d’utiliser le journal des opérations diverses (OD) pour les petits montants.
Quand utiliser le compte 625 ?
La comptabilisation des notes de frais s'effectue au niveau du compte 625 Déplacements, missions et réceptions qui comprend plusieurs subdivisions, notamment :
- 6251 Voyages et déplacements : frais de transport
- 6256 Missions : nourriture, logement
- 6257 Réceptions : invitation d’un client au restaurant par exemple
Pour comptabiliser les frais liés aux cadeaux remis à titre gracieux, il existe un compte spécifique, le compte 6234 Cadeaux.
Quand utiliser le compte 628 ?
Le compte 628 Divers permet de comptabiliser, comme son nom l’indique, différents types de charges (surveillance des locaux, prestations de management…) mais aussi les cotisations professionnelles.
Même si c’est tentant, on ne peut pas utiliser le compte 628 pour enregistrer le montant global d’une note de frais. Chaque dépense doit être précisément identifiée et ventilée vers le compte de charges correspondant selon sa nature.
Comment comptabiliser une dépense personnelle ?
Quelle est la règle en matière de dépenses personnelles?
En entreprise individuelle, le compte 108 « Compte de l’exploitant » permet de comptabiliser les mouvements personnels de l’entrepreneur (dépenses personnelles réglées avec le compte professionnel ou inversement).
Mais ce fonctionnement n’est pas transposable en société. Le dirigeant n’a pas le droit de faire usage des biens de la société à des fins personnelles, car cela constitue un abus de biens sociaux.
Cependant, il arrive fréquemment qu’un dirigeant utilise sa carte bancaire professionnelle dans le cadre privé, ou bien qu’il passe par le compte de l'entreprise, pour profiter de tarifs plus avantageux par exemple. Il faut alors procéder à une régularisation car il ne s'agit ni d'une note de frais, ni d'une charge déductible.
La régularisation par le compte courant d’associé
Pour une dépense à caractère personnel réalisée par un associé, il convient d’enregistrer l'écriture comptable dans le compte courant d’associé. Cela revient à considérer l’achat comme une avance de la société, que l’associé devra lui rembourser. Ainsi, elle ne sera pas comptabilisée dans les charges de l’exercice, puisqu’une dépense personnelle n’est pas déductible, et qu’on ne peut pas récupérer la TVA dessus.
Attention : veillez à ce que le compte courant d’associé ne soit pas débiteur, car il s’agit d’une infraction pouvant être qualifiée d’abus de bien social.
L'essentiel à retenir
Chaque note de frais doit s'appuyer sur un justificatif pour permettre sa comptabilisation sur le bon compte et attester, en cas de contrôle Urssaf, du respect de la réglementation en matière d'exonération de cotisations sociales.
Quand on est chef d’entreprise, on n’a pas toujours le temps de se plonger dans la comptabilité. C’est pourquoi beaucoup d’entre vous préfèrent nous confier cette tâche et toutes vos obligations légales. Contactez notre cabinet comptable pour être bien accompagné au quotidien et faire des choix éclairés.