Tout chef d'entreprise doit apprendre à mobiliser les bons outils pour évaluer la situation et assurer le développement de son activité. Parmi ces outils, les tableaux de bord en compta, suivi de projet, RH etc. sont incontournables. Quels sont les bons tableaux de bord pour votre entreprise ? Comment les bâtir et les utiliser efficacement pour piloter vos performances ? Compta In Touch votre expert-comptable en ligne vous accompagne et vous guide sur ce sujet stratégique.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?
Un outil de pilotage, de reporting et de suivi des performances
Il y a souvent un grand décalage entre le ressenti et la réalité économique. C’est pourquoi le suivi de l’activité doit s’appuyer sur des données précises et neutres (KPI). À cet égard, le tableau de bord comptable est un outil synthétique qui remplit plusieurs fonctions :
- Pilotage
- Reporting
- Aide à la prise de décision
Le tableau de bord vous offre une vue d'ensemble de la situation financière de votre entreprise, et met en évidence les performances et les points à améliorer. Il s’inscrit dans différentes temporalités puisqu’il vous aide à :
- Comprendre les résultats passés
- Au présent, réagir au bon moment pour gérer au mieux les événements quand ils ne correspondent pas aux prévisions
- Anticiper les opportunités et les difficultés futures
En utilisant les tableaux de bord, vous pourrez déterminer plus facilement ce qui relève de l’organisation interne, de votre environnement spécifique ou plus globalement de la conjoncture économique. Et donc prendre les bonnes décisions en ce qui concerne les actions correctives à mettre en place.
À quoi sert les différents types de tableaux de bord ?
On distingue différents types de tableaux de bord, pas seulement en comptabilité :
- Le tableau de bord opérationnel : utilisé à court terme pour le suivi de l’exécution des tâches, il vous permet de réagir rapidement lorsque la situation l’exige
- Le tableau de bord budgétaire : il sert à comparer les résultats entre le prévisionnel (en fonction des objectifs fixés) et le réel, afin de comprendre d’où viennent les écarts
- Le tableau de bord stratégique : il apporte une vision globale de la performance de l’entreprise. Ainsi est-il utilisé en interne pour sensibiliser vos collaborateurs, mais aussi en externe pour communiquer auprès de vos partenaires.
Quel contenu prilégier pour votre tableau de bord ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) en compta, gestion financière, RH, etc.
Les tableaux de bord doivent intégrer des indicateurs clés de performance (Key Performance Indicators en anglais) :
- Les KPI financiers et comptables pour mesurer les coûts de revient, les charges, les marges, la trésorerie nette, etc.
- Les KPI pour apprécier la qualité de vos process : le temps de traitement d’une commande, le taux de satisfaction client, etc.
- Les KPI liés aux ressources humaines pour évaluer la performance des salariés : taux d’absentéisme, taux de turnover, temps passé sur les différentes missions du poste, etc.
- Les KPI pour juger l’avancée des projets en cours : taux de dépassement des délais, taux d’achèvement, etc.
Comment faire pour bien les choisir ? quelques exemples pertinents pour votre entreprise
Certains indicateurs sont incontournables pour toute entreprise, quelle que soit la nature de l'activité. On peut notamment citer :
- Le chiffre d’affaires (au global, par client et/ou par famille de produits ou services)
- Le coût de revient
- La marge commerciale
- L'excédent brut d'exploitation (EBE)
- La trésorerie nette
- Le taux de satisfaction clients
Au-delà de ces indicateurs essentiels, il est clair qu’une TPE ne va pas suivre les mêmes KPI qu’une multinationale. Selon votre secteur d'activité et la taille de votre entreprise, vous aurez intérêt à scruter :
- Le prix moyen par transaction
- Le taux de conversion des devis en commandes
- Le nombre d’heures effectuées et facturées par projet
- Le taux de rotation des stocks
- Le coût du transport
- L'évolution de la masse salariale
Préparation d’un tableau de bord : quelles sont les 4 étapes principales ?
La définition des objectifs
Pour que vos tableaux de bord soient réellement utiles, ils doivent répondre à vos objectifs. Croissance, notoriété, fidélisation… demandez-vous quels sont les axes prioritaires pour votre entreprise.
Une bonne méthode pour définir un objectif consiste à le rendre SMART :
- S comme spécifique
- M comme mesurable
- A comme atteignable
- R comme réaliste
- T comme temporellement défini
La sélection des indicateurs pertinents pour votre entreprise
En fonction de vos objectifs, vous allez pouvoir définir les indicateurs à suivre, et la fréquence à laquelle vous allez les suivre rigoureusement : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle… Tout dépend de votre modèle économique et de votre antériorité.
Notre conseil : Il est inutile de multiplier les indicateurs ; concentrez-vous uniquement sur ceux qui apportent une information intéressante pour le développement de votre entreprise.
La récupération des données
Des données fiables sont indispensables pour permettre la bonne alimentation des tableaux de bord. En fonction des indicateurs que vous souhaitez calculer, il faut donc repérer où se trouvent les informations et automatiser leur récupération quand c'est possible.
Par ailleurs, il peut être utile de comparer vos résultats à ceux de votre branche professionnelle ou de votre région lorsque les données sont disponibles. Si on prend l’exemple du turn-over des salariés, il est important de savoir si le problème vient de votre entreprise, ou bien si l’ensemble du secteur est concerné.
La mise en forme des tableaux
Il ne vous reste plus qu'à construire les tableaux de bord :
- Définition des intitulés de colonnes et lignes
- Intégration de moyennes et de montants cumulés
- Mise en forme pour une lecture simple et intuitive.
Gardez à l'esprit que la conception du tableau doit faciliter le travail d'analyse. À ce titre nous vous recommandons de mettre en place un système d'alerte pour repérer immédiatement lorsqu'un indicateur clé atteint un certain seuil.
Et si vous optez pour un code couleur, pensez à intégrer une légende expliquant à quoi correspondent les couleurs choisies, pour éviter les erreurs d’interprétation des données.
Comment fait-on un tableau de bord ?
Quels outils utiliser ?
Pour concevoir vos tableaux de bord, vous pouvez utiliser Excel ou Google Sheets, qui permettent assez facilement d’automatiser les calculs, et de présenter les résultats de façon attrayante (tableaux, graphiques…). Quelques points d’attention néanmoins :
- Vérifiez régulièrement l’exactitude des formules
- Prenez garde aux copier-coller qui peuvent être sources d’erreur.
Certains logiciels de comptabilité permettent de générer automatiquement des tableaux de bord, mais prudence : il est souvent nécessaire de les retraiter. Notamment parce que de nombreux indicateurs utilisent des données issues d’autres logiciels, ou bien parce que la périodicité proposée ne répond pas à vos besoins.
Votre expert-comptable, le partenaire de choix pour vos tableaux de bord
Pour pouvoir exploiter vos tableaux de bord, vous devez assigner les différentes tâches nécessaires à un suivi de qualité pour utiliser tout le potentiel d'analyse :
- L’élaboration
- L’alimentation
- L’analyse
Selon la taille de votre effectif, il pourra être difficile de mobiliser vos équipes pour la réalisation des tableaux de bord, les tâches étant particulièrement chronophages. D’autant plus que pour être efficace, le suivi des tableaux de bord doit être rigoureux et régulier.
Une solution intéressante consiste à déléguer cette gestion financière à votre expert-comptable. Professionnel du chiffre, il possède les compétences financières, administratives et juridiques nécessaires pour bâtir et surtout analyser efficacement les tableaux de bord indispensable à votre activité :
- Identifier les axes d’amélioration et vous conseiller en conséquence
- Repérer en amont les risques et vous alerter pour rectifier le tir.
Grâce à son recul, il vous donne des clés de compréhension sur votre environnement et vous accompagne de façon objective pour vous aider à prendre les bonnes décisions au bon moment.
L'essentiel à retenir
La construction et le suivi de tableaux de bord vous permet de piloter efficacement les performances de votre entreprise, de façon à assurer sa pérennité. Ils sont d'autant plus pertinents dans un contexte économique incertain.
Convaincu ? Bénéficiez de toutes nos expertises en comptabilité et gestion financière pour être bien accompagné tout au long de la vie de votre entreprise ! Contactez nos équipes dès maintenant.
