Le commerce en ligne, également nommé e-commerce, offre de nombreuses opportunités aux entrepreneurs. Les avantages sont nombreux comparé à un commerce physique (retail store) : nul besoin de boutique et Internet offre une plus grande visibilité. Pour autant, le e-commerce ne s’exerce pas en-dehors de tout cadre réglementaire.

En termes de comptabilité, fiscalité et juridique, quels sont les points d’attention pour gérer vos opérations commerciales en toute conformité ? Quelles sont les spécificités comptables d’un e-commerce ? Suivez le guide avec Compta In Touch, expert-comptable en ligne, notamment pour les commerçants !

 

 

E-commerce : une activité commerciale comme une autre aux yeux de la législation

Un e-commerce diffère des entreprises commerciales plus traditionnelles sous plusieurs aspects :

  • L’absence de boutique physique
  • La possibilité de réaliser des ventes 24 h/24
  • La nécessité d’expédier les commandes, avec toute la logistique afférente

Néanmoins, au regard de la législation, un e-commerce reste un commerçant comme les autres. Lorsque vous vous lancez dans le e-commerce, vous devez donc vous immatriculer au RCS (Registre du commerce et des sociétés), quel que soit votre statut juridique :

  • Entreprise individuelle (y compris micro-entreprise),
  • ou société commerciale SAS ou SARL.

Quelle que soit la place de marché que vous utilisez pour vendre vos produits, Etsy ou Amazon Market Place, cette obligation demeure. Ces plateformes vous apportent une belle visibilité et vous aident à gérer les paiements, mais c’est à vous d’accomplir les démarches liées à la création de votre entreprise commerciale. Nos équipes peuvent prendre en charge toutes vos formalités de création d'entreprise.

 

 

Quel statut juridique est le plus adapté au e-commerce ?

L’immatriculation au RCS s’effectue au moment de la création de votre business en ligne. Plusieurs formes juridiques sont possibles pour un e-commerce :

  • L'entreprise individuelle (EI) sous le régime fiscal de la micro-entreprise (anciennement auto entrepreneur) : ce régime micro-BIC bénéficie d’un formalisme simplifié
  • L’entreprise individuelle sous le régime du réel simplifié
  • La société (SARL, SAS) : incontournable si vous avez des associés. Seul, vous pouvez constituer une SARL unipersonnelle (EURL) ou une SAS unipersonnelle (SASU)

Le régime fiscal micro-BIC permet certes de démarrer rapidement votre activité, mais ce n’est pas le plus adapté pour une activité commerciale. Ne serai-ce que du fait que vous ne pourrez pas déduire vos charges réelles. De plus, vos cotisations sociales et vos impôts sont calculés sur la base de votre chiffre d’affaires, et non à partir du bénéfice de votre entreprise. Or, un commerce, qu’il soit physique ou en ligne, doit assumer des charges conséquentes.

Cela dit, il est toujours possible de changer le statut juridique de votre entreprise au cours de sa vie, au gré de l'évolution de vos besoins.

 

 

Comptabilité : quelles sont les spécificités comptables d’un e-commerce ?

Les obligations comptables vont dépendre de deux critères : votre statut juridique et le niveau de chiffre d’affaires de votre commerce en ligne.

Pour les micro-entreprises

La micro-entreprise est un régime fiscal et social, dont vous pouvez bénéficier tant que votre chiffre d’affaires reste inférieur à 176 200 € HT. Sous ce régime, vos obligations comptables sont particulièrement réduites. Vous devez seulement tenir :

  • Un livre des recettes : pour enregistrer vos recettes de façon chronologique, en indiquant le montant, l’origine, le mode de règlement et les références des justificatifs.
  • Un registre des achats : pour recenser vos dépenses professionnelles, en indiquant le mode de règlement, la date d'achat, le nom et coordonnées du fournisseur.

Il s’agit donc d’une comptabilité de trésorerie, basée sur les encaissements et les décaissements.

 

Pour les entreprises sous le régime du réel simplifié d'imposition : bilan comptable et compte de résultats

Ce régime est automatique dès lors que vous dépassez le seuil de 176 200 €, et sur option lorsque vous créez votre entreprise. Placés sous ce régime fiscal, vous devez tenir une comptabilité d’engagement simplifiée. Ce qui implique de :

  • Tenir des livres comptables obligatoires : livre journal et grand livre
  • Réaliser les comptes annuels : bilan et compte de résultat simplifiés, ainsi que l’annexe au-delà de 10 salariés
  • Faire un inventaire annuel simplifié

Dans une comptabilité d’engagement, il faut enregistrer les créances (= les recettes, dès qu’elles sont acquises) et les dettes (= les dépenses, dès qu’elles sont engagées).

 

Pour les sociétés commerciales

Toutes les sociétés commerciales, quel que soit leur niveau de chiffre d’affaires, doivent en plus procéder au dépôt de leurs comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce. Hormis l'EURL, quand l'associé unique est une personne physique, toutes les sociétés commerciales relèvent du régime fiscal du réel.

 

 

Une facturation obligatoire pour chaque vente à distance

Toute entreprise commerciale doit respecter l’obligation de facturation.

Dans le cadre du retail store, il n'est pourtant pas question de facturation, mais de tickets de caisse. Mais pour un e-commerce, dans la mesure où les ventes se font à distance, les factures sont obligatoires. Pour les clients particuliers, comme pour les clients professionnels.

Point important : les factures doivent être émises de façon chronologique, sans rupture. Il est possible de créer plusieurs séries en utilisant un préfixe (pour différencier les mois, les types de clients…).

 

Les mentions légales sur les factures

À chaque vente en ligne doit correspondre une facture sur laquelle apparait l’ensemble des mentions obligatoires :

  • date,
  • numéro,
  • identité de l’acheteur,
  • somme totale à payer,
  • taux de TVA si applicable.

Et selon la situation, il faudra ajouter des mentions particulières. Par exemple, l’éco-participation DEEE si vous commercialisez des produits électroniques ou des meubles. 

 

Logiciel facturation

Les factures sont à rédiger en euros, en double exemplaire et à conserver pendant 10 ans. Pour établir une facture, vous pouvez créer un modèle sur Excel, qu’il faudra compléter à chaque fois. Ou bien utiliser un logiciel de comptabilité qui vous permet de générer directement des factures.

En cas de non-respect des règles de facturation, vous risquez une amende fiscale de 15 € par mention manquante, et une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale.

 

 

Un logiciel comptable est-il obligatoire ?

Du fait de sa nature, l’activité commerciale génère un grand nombre d’opérations comptables. Au vu des obligations comptables et de la nécessité d’émettre des factures en bonne et due forme, l’utilisation d’un logiciel comptable est donc indispensable. Pour le sélectionner, il faut s’assurer qu’il prend en compte les spécificités du commerce en ligne, notamment :

  • L’annulation de commandes
  • La génération d’avoirs ou de bons d’achat
  • La gestion des retours
  • Les ventes intracommunautaires au sein de l'Union Européenne (UE)
  • Les ventes à l’export (hors UE)

Par ailleurs, pensez à vérifier que le logiciel justifie d’une certification. Il doit répondre aux conditions de sécurisation et d’inaltérabilité prévues par la loi.

Savez-vous qu'en nous confiant votre comptabilité et votre secrétariat juridique, vous bénéficiez de notre logiciel de comptabilité pour gérer toute votre facturation et piloter la performance de votre entreprise ?

 

 

E-commerce : quelles sont les autres spécificités ?

Comme dans toute entreprise, la tenue de la comptabilité est indispensable pour répondre aux besoins de l’administration fiscale et aux obligations légales. C'est avant tout le reflet de votre activité et la possibilité d'avoir des indicateurs fiables pour piloter votre business en ligne.

Comparé à un commerce physique, un e-commerce s’expose à certains risques spécifiques, en matière de litiges et de sanctions administratives. Ce qui peut impacter négativement l’activité, en termes juridique et financier.

Pour opérer en toute conformité, vous devez être particulièrement attentifs aux éléments juridiques suivants :

  • Les conditions générales de vente (CGV) : délai de rétraction, conditions d’annulation, prise en charge des retours…
  • Les formalités douanières en cas de vente au sein de l'UE ou à l'export. Elles varient en fonction de l’adresse de votre client.
  • La réglementation relative à la protection des données (RGPD). Le commerce en ligne donne accès à de nombreuses informations sur la clientèle, qu’il faut manier avec précaution.

Bon à savoir : les e-commerces sont assujettis à la TVA à moins que votre chiffre d'affaires soit inférieur à 85 800 € et que vous ayez opté pour le régime de la franchise de TVA. Auquel cas vous ne la collectez pas, ni ne la récupérez sur vos achats.

 

 

L’essentiel à retenir

Un e-commerce doit répondre aux mêmes obligations comptables qu’un commerce physique. Mais il doit également prendre en compte certaines particularités inhérentes à la vente à distance et au périmètre d’action, qui dépasse bien souvent les frontières nationales.

 

Contactez nos experts-comptables en ligne pour ces questions et toutes les autres ! Vous bénéficierez de conseils personnalisés et de nos expertises en fiscalité, juridique et comptabilité.

 

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