Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous recevez et vous émettez des factures et vous vous demandez quels sont les liens entre ces documents et la comptabilité ? Suivez le guide avec Compta In Touch, l'expert-comptable en ligne des TPE et PME.
De la facture à la mise à jour de votre comptabilité par étapes
Étape 1 : transformer ses factures en écritures comptables
Les factures d'achat regroupent :
- Les achats de marchandises, de matières premières et de prestations de services liés à votre activité
- Les achats d'immobilisations
- Les achats externes, également appelés "charges externes" ou "frais généraux" : ils se composent des loyers, des frais de publicité, des honoraires, des frais de télécommunication, des frais de poste etc..
Ces factures sont transformées en écritures comptables et saisies dans un journal d'achat. Un journal d'achat est créé pour chaque mois de l'exercice comptable.
Prenons un exemple : vous achetez des marchandises auprès d'un grossiste pour 10 000 € HT. Ces marchandises seront revendues en l'état à vos clients.
Traduisons comptablement cette opération : L'achat correspond à une dépense : il s'agit donc d'une charge pour votre entreprise. Le Plan Comptable Général (PCG), référentiel de la profession, a normé des numéros de comptes comptables en fonction des catégories de dépenses.
Les achats de marchandises destinées à être revendues en l'état sont comptabilisées dans un compte "607 - ACHAT DE MARCHANDISES". Ce compte sera mouvementé du montant HT.
Votre entreprise règle ses factures en TTC à ses fournisseurs. Elle paie donc de la TVA qu'elle déduira de ce qu'elle reversera aux impôts. La TVA n'est donc pas une charge pour l'entreprise. Il s'agit d'une créance auprès d'un tiers, l'état. Le montant de la TVA déductible doit mouvementer le compte "44566 - TVA DEDUCTIBLES SUR AUTRES BIENS ET SERVICES"
Enfin, cette facture matérialise une dette envers votre fournisseur. Le compte fournisseur est un compte de tiers. Le compte générique, édicté par le PCG, est le compte "401 - FOURNISSEURS"
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607 |
ACHAT DE MARCHANDISES |
10 000 |
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44566 |
TVA DEDUCTIBLES SUR AUTRES BIENS ET SERVICES |
2 000 |
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401 |
FOURNISSEURS |
12 000 |
Les factures de vente :
Inversement, les factures de vente regroupent tout ce que vous avez pu facturer à vos clients : produits, marchandises, services, commissions etc. Si vos factures sont générées à partir d'un logiciel, vous avez sans-doute la possibilité de générer un export comptable, intégrable dans votre comptabilité.
Ces factures sont transformées en écritures comptables et saisies dans un journal de vente. Comme pour les achats, un journal de vente est créé pour chaque mois de votre exercice comptable.
Prenons un exemple : vous vendez ces mêmes marchandises à un client pour 2 000 € HT.
Traduisons comptablement cette opération :
- L'achat correspond à une dépense : il s'agit donc d'une charge pour votre entreprise. Le Plan Comptable Général (PCG), référentiel de la profession, a normé des numéros de comptes comptables en fonction des catégories de dépenses.
- Les ventes de marchandises sont comptabilisées dans un compte "707 - ACHAT DE MARCHANDISES". Ce compte sera mouvementé du montant HT.
- Vous clients vous paient en TTC. Vous collectez la TVA auprès d'eux et la reversez aux impôts. La TVA n'est donc pas un produit pour votre entreprise. Il s'agit d'une dette auprès d'un tiers, l'état. Le montant de la TVA collectée doit mouvementer le compte "44571- TVA COLLECTEES A 20%"
- Enfin, la créance est à inscrire dans le compte de votre client. Tout comme le compte fournisseur, le compte client est un compte de tiers. Le compte générique, édicté par le PCG, est le compte "411 - CLIENTS"
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707 |
VENTES DE MARCHANDISES |
400 |
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44571 |
TVA COLLECTEES A 20% |
80 |
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401 |
CLIENTS |
480 |
Étape 2 : saisir ses flux bancaires
Pour les besoins de votre activité, vous avez au moins un compte bancaire professionnel. Afin de mettre à jour votre comptabilité, vous saisissez vos mouvements bancaires dans votre logiciel de comptabilité. Tous les flux bancaires liés à votre activité doivent être retranscrits en comptabilité, donc si vous avez plusieurs comptes bancaires, qu'ils soient en France ou à l'étranger, ces derniers doivent figurer dans votre comptabilité.
Pourquoi ? Pour vous permettre de faire correspondre, ou plus exactement de lettrer, vos factures d'achat et les paiements liés, de même que les factures de vente et les paiements liés : vous identifiez alors les factures non réglées et pouvez générez une balance âgée vous permettant de savoir ce que vous devez payer sous 15, 30, 45 et 60 jours, et ce que vos clients doivent vous payer aux mêmes échéances !
Étape 3 : affecter comptablement les autres mouvements bancaires
Après avoir fait correspondre les flux bancaires avec vos factures d'achat et de vente, il vous reste des encaissements et décaissements à affecter. Ces derniers ne sont pas justifiés par des factures. Les mouvements sont donc à affecter directement aux comptes de charges et de produits correspondants. Parmi ces derniers, on retrouve :
- Les remboursements d'emprunts
- Les salaires et charges sociales
- Les cotisations Madelin
- Les subventions reçues
- Les paiements de TVA et les remboursements de crédits de TVA...
L'essentiel à retenir
Pour mémoire, vos dépenses, en dehors des achats de matériel nécessaire à votre activité, sont qualifiées de charges comptables. Et votre chiffre d'affaires alimente les produits comptables. La réalisation de ces trois étapes correspond à la "tenue" de votre comptabilité selon la méthode de la comptabilité d'engagement. Prochaine étape ? La réalisation de votre bilan comptable !
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