En tant qu'indépendant, chef d'entreprise, vous êtes soumis à un certain nombre d’obligations comptables pour vous conformer à la législation. En plus des recettes et des dépenses, vous pouvez être amené à tenir d’autres documents comptables, notamment le registre des immobilisations et des amortissements. À quoi sert ce registre ? Qui est concerné ? Dans quelle situation est-il obligatoire ? Votre expert-comptable en ligne Compta In Touch, vous accompagne dans toutes vos obligations comptables et fiscales. Suivez le guide !
Où trouver la liste des immobilisations ?
Les immobilisations font partie de l’actif du bilan comptable.
Pour rappel, le bilan représente le patrimoine de l’entreprise à un instant donné : l'année N à la clôture des comptes. Il se compose de deux parties :
- L’actif : ce que l’entreprise possède, ses moyens de production notamment
- Le passif : ce que l’entreprise doit, les ressources dont elle dispose mais qui ne lui appartiennent pas.
Les éléments d’actifs prennent principalement deux formes :
- L’actif circulant : ce qui est mobilisable à court terme, comme les stocks et les créances
- L’actif immobilisé : les biens durables mais qui s'usent forcément au fur et à mesure du temps, ou deviennent obsolètes. C'est eux qu'on trouve sous l'appellation "immobilisations"
Quelles sont les différentes catégories d'immobilisation ?
Trois types d’immobilisations font partie du patrimoine de l’entreprise :
- Les immobilisations corporelles : ce sont les biens physiques tels que les locaux, terrains, véhicules, agencements, équipements informatique…
- Les immobilisations incorporelles : ce sont les biens immatériels tels que les logiciels, brevets, licences, fonds de commerce, droits de bail…
- Les immobilisations financières : ce sont les parts sociales, les actions et les prêts accordés à des tiers.
Il arrive fréquemment que les professionnels utilisent certains biens à la fois pour leur activité et pour leur usage personnel. À vous de déterminer si le bien en question relève principalement du patrimoine professionnel ou personnel.
À savoir que seul le matériel professionnel, spécifique à votre activité, peut être comptabilisé en immobilisation. Quant aux immobilisations financières, on parle plutôt en termes de dépréciation quand on les évoque.
Sachez également que seuls les biens d’une valeur de plus de 500 € sont comptabilisés en immobilisation. En deça de ce montant, le bien acquis est considéré comme étant une charge déductible. Cela dit, cette règle n’est pas absolue; le plus important étant de pouvoir déterminer la valeur du bien de façon fiable.
Acquisition d'une immobilisation, amortissement et valeur nette comptable : explications
La particularité des immobilisations, c’est qu’elles font l’objet d’un amortissement.
En effet, l'acquisition d'une immobilisation (corporelle ou incorporelle) nécessite très souvent un investissement financier important. Et même si l’entreprise conserve le bien un certain temps, il va nécessairement s’user ou devenir obsolète, et donc perdre de sa valeur au fil des ans.
L’amortissement comptable permet ainsi de :
- Constater la perte de valeur de l’immobilisation chaque année
- Répartir le coût du bien immobilisé (l’immobilisation) sur sa durée d’utilisation
Point important : l'objectif étant d'assurer le renouvellement de chaque immobilisation, l’amortissement comptable représente une charge. En conséquence, il vous permet de diminuer votre bénéfice et donc votre base imposable.
Comment calculer l'amortissement ?
Pour calculer l’amortissement, il faut définir la durée classique d’utilisation du bien en question, puis diviser la valeur d’origine par cette durée. Par exemple :
- Votre local professionnel (valeur 50 000 €) peut être amorti sur 25 ans, ce qui donne un amortissement de 2 000 € par an
- Un téléphone (valeur 600 €) pourra être amorti sur 3 ans, ce qui donne un amortissement de 200 € par an.
À savoir que l’amortissement démarre à partir de la mise en service de l’immobilisation corporelle ou incorporelle. Il existe deux méthodes : l'amortissement dégressif et l'amortissement linéaire.
Ainsi, en soustrayant l’amortissement de la valeur d’origine de l’immobilisation, on obtient sa valeur nette comptable. Ce qui permet d’évaluer le patrimoine de l’entreprise. Et cette valeur nette comptable vous sera aussi utile si vous souhaitez céder un élément d’actif par exemple. Vous pourrez ainsi calculer au plus juste le prix de cession.
Comment enregistrer un amortissement en comptabilité ?
L'écriture comptable qui constate l'amortissement doit être saisie à la clôture de l'exercice comptable, en fin d'année. On l'enregistre au débit du compte 681 et au crédit du compte 28. Ainsi apparait-il dans le bilan comptable et dans le compte de résultat.
Pour les immobilisations incorporelles on utilise le compte 68111, tandis que c'est le compte 68112 pour les immobilisations corporelles.
À savoir que certaines immobilisations ne sont pas amortissables : les terrains et les œuvres d’art notamment.
Comment tenir votre registre des immobilisations ?
La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est seulement obligatoire pour les professionnels libéraux qui relèvent de la déclaration contrôlée. Ce régime fiscal concerne de fait les libéraux dont le chiffre d’affaires est supérieur à 77 700 € ; leurs bénéfices entrant dans la catégorie des BNC (bénéfices non commerciaux).
Pour rappel, le régime de la déclaration contrôlée correspond au régime réel des commerçants, leurs bénéfices entrant dans la catégorie des BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Sous ce régime fiscal, les impôts sont calculés à partir du bénéfice réellement réalisé par l’entreprise (et non pas sur le chiffre d’affaires).
Inversement, tant que votre chiffre d’affaires est inférieur à 77 700 €, vous êtes placés sous le régime fiscal de la microentreprise (micro-BNC) par défaut. Mais vous pouvez demander à bénéficier du régime de la déclaration contrôlée.
Consultez-nous, ou votre expert-comptable pour choisir le régime le plus avantageux pour vous.
Comment remplir le tableau des immobilisations ?
Le registre des immobilisations doit faire apparaitre la liste des éléments d’actif affectés à l’exercice de votre activité professionnelle, en précisant :
- La date d’acquisition du bien immobilisé
- Le coût d'achat
- Le prix de revient
- Le montant des amortissements
- Le prix de cession, la date et le motif de sortie de l'immobilisation, le cas échéant
Aucun formalisme particulier n’est imposé pour la tenue du registre. Vous pouvez opter pour un fichier Excel ou encore des fiches individuelles accompagnées d’un récapitulatif… En revanche veillez à conserver les factures en guise de pièces justificatives. L'administration fiscale peut vous les réclamer dans le cadre d'un contrôle.
Pour rappel, outre le registre des immobilisations, les libéraux qui relèvent du régime fiscal de la déclaration contrôlée doivent également tenir un livre-journal. C’est dans ce document comptable qu’ils inscrivent de façon chronologique toutes leurs opérations, recettes et dépenses professionnelles, tout au long de l'exercice comptable (du 1er janvier au 31 décembre).
Quelles sont les obligations liées aux immobilisations pour les autres cas ?
Dans la mesure où elles font partie de l’actif de l’entreprise, les immobilisations doivent impérativement être comptabilisées.
La seule exception concerne les indépendants placés sous le régime fiscal de la micro entreprise. Sous ce régime adapté aux professionnels dont l’activité nécessite peu d’investissements au démarrage, les obligations comptables sont réduites au minimum. Il leur est seulement demandé de tenir un livre des recettes et un registre des achats. Mais ils ne peuvent pas déduire leurs charges réelles de leur chiffre d’affaires.
En ce qui concerne les artisans et les commerçants soumis au régime du réel simplifié, leurs bénéfices entrent dans la catégorie des BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Et les formalités comptables relatives à leurs immobilisations sont plus conséquentes. Chaque année, à la clôture de l'exercice, ils doivent en plus réaliser un inventaire de leurs éléments d’actifs. La tenue d’un livre d’inventaire en tant que tel n’est plus obligatoire depuis 2016. Mais il faut évidemment pouvoir justifier de la quantité et de la valeur des biens immobilisés à la date de l’inventaire, pour pouvoir les comptabiliser correctement.
L’essentiel à retenir
Le registre des immobilisations permet de recenser l’ensemble des éléments d’actifs utilisés durablement par l’entreprise. Sa tenue est obligatoire pour les libéraux assujettis au régime fiscal de la déclaration contrôlée, autrement dit lorsque leur chiffre d’affaires annuel dépasse 77 700 €. Tout comme le fichier des écritures comptables (FEC), le registre des immobilisations doit être présenté en cas de contrôle de l’administration fiscale.
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