Lorsqu’il s’agit de gérer les finances d’un commerce, le choix entre la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie est crucial. Ce choix dépend non seulement du régime fiscal, mais aussi de la stratégie financière de l’entreprise. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous présente les différences, les avantages et les limites de chaque méthode pour vous aider à choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre commerce.
La comptabilité : une obligation, mais pas que !
Avant même de rentrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre que toutes les entreprises ont l'obligation légale de tenir leur comptabilité et de produire leurs comptes annuels, conformément au PCG. Dans le cadre de cette obligation de comptabilité générale, chaque transaction financière doit être enregistrée est documentée de façon détaillée pour assurer traçabilité et transparence. Or, les entreprises ont le choix entre deux méthodes d'enregistrement : la comptabilité d'engagement (ou d’exercice) ou la comptabilité de trésorerie (ou de caisse).
Outre cet aspect obligatoire, la comptabilité est d'une importance cruciale pour les chefs d'entreprise, quelle que soit leur activité. Elle permet de connaitre et de suivre rigoureusement la situation financière de son entreprise pour pouvoir anticiper. Budgéter les investissements nécessaires à son développement, et anticiper les manques de trésorerie.
C'est quoi la comptabilité d’engagement ?
La comptabilité d’engagement est la méthode qui consiste à enregistrer les transactions dès qu'elles sont engagées, c'est-à-dire dès la réalisation de la vente ou de l'achat, indépendamment du paiement. Ainsi, les recettes sont enregistrées au moment où le produit est livré, et les dépenses (dettes fournisseurs) dès que l'obligation de paiement est engagée, même si le paiement effectif n’a pas encore eu lieu.
Comment tenir une comptabilité d’engagement ?
Sous cette méthode comptable, les ventes sont comptabilisées une première fois dès qu’elles sont conclues, puis une seconde fois quand l'encaissement est fait. De même les achats sont enregistrés dès que la facture fournisseur est émise, indépendamment de la date de paiement.
Exemple
Par exemple, si une vente est réalisée en janvier, mais que le client paie en mars, la vente sera inscrite dans les comptes dès le mois de janvier une première fois. puis la seconde écriture comptable sera enregistrée à la date du paiement en mars.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la compta d’engagement ?
Une vision financière plus complète : La comptabilité d’engagement offre une vue détaillée de la situation financière à un instant donné, en incluant toutes les créances clients (sommes à recevoir) et les dettes fournisseurs (sommes à payer). Cela permet de mieux anticiper les flux de trésorerie et de planifier les investissements futurs.
Des indicateurs de performance précis : Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’engagement disposent de données précises pour calculer leur rentabilité réelle et leur besoin en fonds de roulement (BFR). L'accès à d’autres indicateurs clés (KPI) est facilité, offrant ainsi une analyse financière plus approfondie. Cette data financière étant particulièrement importante pour les entreprises qui doivent rendre des comptes à leurs investisseurs, banques et autres partenaires financiers.
Un suivi des créances et des dettes : En enregistrant les créances et les dettes dès leur engagement, cette méthode permet un suivi rigoureux des clients en retard de paiement et une meilleure anticipation des échéances de paiement fournisseurs.
Cette méthode n'a pas d'inconvénient en soi. Elle est seulement plus chronophage que la comptabilité de trésorerie puisque les écritures comptables sont doublées. Il faut enregistrer la facture une première fois, puis le mouvement de trésorerie dans un second temps, quand le paiement est effectif. Il est donc nécessaire de suivre rigoureusement les comptes de créances et de dettes. De plus, les rapprochements bancaires doivent être fait très régulièrement. Ainsi l’accompagnement d’un expert-comptable est recommandé pour s’assurer de la bonne tenue des registres.
Notez également que la comptabilité d’engagement ne reflète pas toujours l’argent réellement disponible en caisse, puisque les recettes et les charges sont enregistrés avant même que l’argent ne soit reçu ou déboursé. Cela peut nécessiter un suivi parallèle pour vous assurer du bon niveau de trésorerie disponible.
Définition de la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité de caisse)
Contrairement à la comptabilité d’exercice (d'engagement), la comptabilité de trésorerie est une méthode simplifiée qui n’enregistre les transactions que lorsque l’argent change effectivement de mains. Elle comptabilise donc uniquement les encaissements et décaissements réels : les flux de trésorerie effectifs.
Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?
Dans cette méthode, une vente n'est enregistrée que lorsque le paiement est reçu, et un achat uniquement lorsqu'il est payé. Par exemple, si un client achète un produit en septembre mais ne paie qu’en octobre, la vente sera comptabilisée en octobre. Ce système suit donc strictement les flux de trésorerie.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité de trésorerie ?
Une gestion allégée : La comptabilité de caisse est facile à mettre en place et à suivre, car elle ne nécessite pas de comptabiliser les créances et les dettes. Elle est donc particulièrement adaptée aux petites entreprises ou aux professions libérales qui exercent en nom propre.
Une vision claire de la trésorerie disponible : Cette méthode donne une image fidèle de l’argent disponible en caisse. Elle facilite ainsi la gestion de trésorerie et aide à éviter les découverts.
Moins coûteuse : En raison de sa simplicité, la comptabilité de caisse engendre souvent moins de coûts comptables, ce qui peut être un avantage pour les petites entreprises avec des ressources limitées.
Cette gestion des comptes simplifiée complique forcément la planification financière à moyen ou long terme puisqu'elle ne tient pas compte des revenus futurs (créances clients) ou des charges à venir (dettes fournisseurs). Elle donne donc une vue moins précise de la situation financière globale.
Quelle est la plus grande différence entre la comptabilité d'engagement et la comptabilité de trésorerie ?
La comptabilité d'engagement se distingue par son approche plus précise et plus détaillée que la comptabilité de trésorerie.
C'est la seule méthode qui produit une information comptable complète puisqu'elle permet de suivre les créances et les dettes. Ce qui la rend incontournable pour les entreprises en croissance ou ayant des partenaires financiers. Même si elle requiert plus de rigueur et de temps.
Inversement, la comptabilité de trésorerie est plus facile à gérer, mais elle limite la visibilité sur les engagements financiers futurs. Elle convient donc davantage aux micro-entreprises.
Quels sont les 3 types de comptabilité ?
Outre la comptabilité générale obligatoire, la comptabilité analytique est utilisée en complément et la comptabilité budgétaire est un outil de prévision.
La comptabilité générale
Obligatoire pour toutes les entreprises, elle permet d’établir les états financiers chaque année : bilan comptable et compte de résultat. Comptabilité d'engagement et comptabilité de trésorerie étant les 2 méthodes au choix.
La comptabilité de gestion (ou analytique)
La comptabilité analytique est utilisée en complément de la comptabilité générale. Elle permet d’analyser les coûts de l’entreprise et d’optimiser la rentabilité en évaluant les performances par activité. Elle est souvent employée pour améliorer la prise de décisions opérationnelles.
La comptabilité budgétaire
Ce type de comptabilité permet de prévoir les revenus et dépenses futurs et d’établir des budgets. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent gérer leurs finances de manière proactive, et contrôler leurs écarts budgétaires. Elle est la base du prévisionnel financier que doivent établir les porteurs de projet d'entreprise pour pouvoir faire les bons choix quand ils créent leur entreprise.
Quelle méthode comptable choisir pour votre commerce ?
Le choix entre la comptabilité d’engagement et la comptabilité de caisse dépend de la taille de votre commerce, de vos besoins financiers et de votre régime fiscal.
Les entreprises assujetties à l’IR et imposées au réel simplifié peuvent opter pour une comptabilité de trésorerie. Dans ce cas, elles ne sont plus tenues de comptabiliser leurs dettes et créances au cours de l’année. Mais elles devront faire l’inventaire de leurs dettes et créances en attente de paiement dès la clôture de l’exercice comptable. Celles-ci étant inscrites dans un journal spécifique.
Inversement les professions libérales (BNC) peuvent opter pour la comptabilité d'engagement.
La comptabilité d’engagement est une méthode plus complète et détaillée, particulièrement utile pour les entreprises structurées ou en croissance. Elle permet une vue précise de la rentabilité et des besoins de financement à court et long terme, mais elle nécessite un suivi rigoureux. La comptabilité de caisse, quant à elle, occasionne moins d’écritures comptables, offre une vision claire de la trésorerie disponible et une gestion facile des finances. Mais elle ne permet pas un suivi en temps réel puisqu’elle ne tient pas compte des rentrées d’argent et des paiements en attente.
Le choix entre ces deux méthodes comptables reste un levier stratégique pour assurer la stabilité et la croissance de votre commerce. Donc, n'hésitez pas à nous solliciter pour vous conseiller et vous aider à optimiser la gestion de votre commerce selon la méthode la plus appropriée. Compta In Touch vous accompagne tout au long de la vie de votre entreprise pour ne rater aucune opportunité de grandir. Appelez-nous dès maintenant !