Vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de vos déplacements professionnels ? Vous pouvez alors prétendre au remboursement de vos frais kilométriques, ce qu'on appelle communément des indémnités kilométriques (IK). Compta In Touch vous partage les trois barèmes de l'administration fiscale de 2023 qui viennent de paraitre au Journal officiel et vous explique le calcul des IK.
À savoir que ces barèmes forfaitaires évoluent chaque année sous l'impulsion du gouvernement. Ceux de 2023 ont été revalorisé de 5,4% pour aider les contribuables face à l'inflation et à l'augmentation du prix des carburants.
Calcul des IK : qui peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques en 2023 ?
Dirigeants et salariés qui prennent leur voiture personnelle à des fins professionnelles peuvent se faire rembourser leurs frais kilométriques au réel, ou sur la base du barème forfaitaire de l'administration fiscale. Leur société peut procéder au remboursement en utilisant ce barème.
On parle ici des dirigeants de sociétés soumises à l'impôt sur les sociétés (IS). Les entrepreneurs individuels (EI) imposés à l'impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des BNC peuvent aussi l'appliquer. Autrement dit, les professions libérales qui exercent en nom propre.
En revanche, les entrepreneurs individuels imposés à l'IR dans la catégorie des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et les gérants majoritaires d'une SARL ou EURL soumise à l'IR ne peuvent pas l'utiliser. Les concernant, leurs frais de déplacements professionnels font partie des charges déductibles pour leur montant réel uniquement.
Les dirigeants qui hésitent entre l'achat d'un véhicule de fonction et l'utilisation de leur voiture personnelle peuvent utiliser le calculateur d’indemnité kilométrique mis à disposition par le service des impôts.
Le calcul des indémnités kilométriques pour les professions libérales
Les libéraux assujettis à l'IR dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) qui ont conservé leur véhicule dans leur patrimoine privé, alors qu'ils l'utilisent aussi pour leurs déplacements professionnels peuvent opter pour le barème des IK. Ce, même s'ils utilisent une voiture prise en LOA, LLD ou en crédit-bail.
L'autre possibilité étant le remboursement des frais au montant réel. Auquel cas, votre voiture doit faire partie de votre patrimoine professionnel. Et dans ce cas vous serez soumis à une plus value potentielle à la revente de votre véhicule.
Attention, si vous optez pour le barème des IK, vous devez le déclarer à l'administration dès le début de l'année fiscale. Vous devez également pouvoir leur fournir un registre de tous vos déplacements professionnels pour justifier le nombre de kilomètres déclarés. Donc, vos trajets domicile-cabinet dans la limite de 80km /jour et vos déplacements chez vos patients ou vos clients.
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Remboursement de vos frais kilométriques au réel, ou sur le barème forfaitaire des IK ?
Le remboursement des frais kilométriques au réel se fait sur la base de notes de frais. Vous trouverez tous les détails dans notre précédent article. Ici nous allons parler du remboursement des IK basé sur le barème gouvernemental publié chaque année. Celui de 2023 vient d'être publié.
Attention à ne pas confondre le barème kilométrique avec le barème des frais de carburant ! Les deux ne sont d'ailleurs pas cumulables. Vous devrez choisir l'un ou l'autre en fonction de votre situation.
Quelles sont les conditions requises pour bénéficier des IK ?
Pour pouvoir demander le paiement de vos frais kilométriques à votre société, vous devez être propriétaire de votre voiture et ce doit être un véhicule de tourisme. Autrement dit, la carte grise doit être à votre nom ou celui de votre conjoint et les véhicules utilitaires sont exclus du barème forfaitaire des indemnités kilométriques.
À savoir que les remboursements d'IK sont exonérés de cotisations sociales et déductibles des impôts de l'entreprise, dans la limite du barème kilométrique.
Sur le registre des déplacements que vous devez absolument tenir (en cas de contrôle fiscal), vous noterez :
- la date et la destination de chacun de vos déplacements professionnels
- le nombre de kilomètres parcourus
- le motif du déplacement et le nom de votre client, patient ou fournisseur visité
Nous vous conseillons aussi de conserver vos agendas professionnels.
Les indemnités kilométriques compensent quels frais ?
Le barème forfaitaire vise à couvrir tous les frais liés à l’utilisation de votre voiture personnelle :
- Le carburant
- Les frais d'entretien et de réparation, y compris les pneux
- L'amortissement de son coût d'acquisition
- L'assurance
- L'achat de casques et de protections pour les deux roues
Quant aux frais de péages et de stationnement, ils peuvent être remboursés en frais professionnels sur présentation du justificatif.
Bon à savoir : Dans le cadre d’un déplacement professionnel, il est possible de récupérer la TVA pour les dépenses relatives aux péages ou aux parkings.
Comment calculer vos IK ?
Le barème kilométrique correspond à la méthode de calcul que l’administration fiscale applique pour déterminer chaque année le montant de votre indemnité kilométrique. En principe les taux sont revalorisés chaque année et le barème forfaitaire se décompose en 3 tranches de kilométrages annuels professionnels.
L'indemnité kilométrique varie selon la puissance fiscale (CV) de votre voiture, moto ou cyclomoteur et du nombre de kilométres parcourus (d) au titre de votre activité professionnelle. Hors trajet entre votre domicile et votre lieu de travail si vous êtes dirigeant d'une société soumise à l'IS. En revanche, les salariés et les professions libérales peuvent comptabiliser ces trajets.
Pour rappel, la puissance fiscale de votre voiture est notée dans la carte grise, en P6.
Les barèmes kilométriques applicables en 2023
En 2023, les taux applicables sont les suivants, d étant la distance parcourue dans le cadre de votre activité professionnelle. Pour une voiture :
| Puissance fiscale | Moins de 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0.529 | (d x 0.316) + 1 061 | d x 0.369 |
| 4 CV | d x 0.606 | (d x 0.340) + 1 330 | d x 0.408 |
| 5 CV | d x 0.636 | (d x 0.356) + 1 391 | d x 0.427 |
| 6 CV | d x 0.665 | (d x 0.374) + 1 457 | d x 0.448 |
| 7 CV et plus | d x 0.697 | (d x 0.394) + 1 512 | d x 0.470 |
La formule de calcul étant : nombre de kilomètres parcourus x votre barème = montant du remboursement de vos IK.
Ainsi, pour 7 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 6 CV, le calcul de vos indémnités kilométriques est le suivant : (7 000 km x 0,374) + 1 457 = 4075 €.
Bon à savoir : depuis 2021, le montant des IK est majoré de 20 % si vous utilisez un véhicule électrique. La location de la batterie et les frais liés à sa recharge (l'électricité) sont assimilés à des frais de carburant.
Le barème pour une moto ou un scooter de + 50 cm3 est le suivant :
| Puissance fiscale | Moins de 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au delà de 6 001 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0.395 | (d x 0.099) + 890 | d x 0.247 |
| 3 à 5 CV | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1 158 | d x 0.275 |
| 6 CV et + | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1 583 | d x 0.343 |
Et pour un deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, tel que le vélomoteur, le barème 2023 est le suivant :
| Moins de 3 000 km | Moins de 3 000 km | Au delà de 6 001 km |
|---|---|---|
| d x 0.315 | (d x 0.079) + 483 | d x 0.171 |
Comment se faire rembourser les frais kilométriques pour ses déplacements professionnels en vélo ?
On parlait auparavant « d’indemnité kilométrique vélo ou IKV ». Désormais appelé forfait mobilité durable, les moyens de transport pris en charge sont les suivants :
- Le vélo personnel, électrique ou non
- Le covoiturage
- Les services de mobilité partagée
- Les transports publics (hors abonnement)
La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation de 500 € TTC par an et par salarié, exonérée de cotisations sociales.
Quel est le barème kilométrique applicable pour une association ?
Sécifique aux associations, le barême permet aux bénévoles et aux salariés de déduire leurs frais kilométriques de leur déclaration de revenus. En 2023, il est de 0,324 € par kilomètre parcouru pour une voiture. Pour une moto ou un scooter, il est de 0,126 € par kilomètre parcouru. Vous interrogez sur la comptabilité de votre association ? Vous trouverez des éléments de réponse ici.
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