Vous avez reçu un avis de contrôle de la part de l’Urssaf ? Face à la complexité de la législation sociale, cette situation est souvent source d'inquiétude. En réalité être visé par un avis de contrôle Urssaf ne signifie pas forcément que vous avez quelque chose à vous reprocher. Pour vous aider à franchir cette étape en toute sérénité, Compta In Touch vous explique comment se passe et combien d'année dure un contrôle Urssaf.
Comment l'Urssaf vérifie la conformité de vos déclarations ?
Le contrôle sur pièces
Ce contrôle se déroule à distance dans les locaux de l’Urssaf, à partir des pièces justificatives déjà transmises en temps et en heure et des éventuels éléments complémentaires qu'il vous aura préalablement demandé. Par conséquent votre présence n'est pas nécessaire lors du contrôle sur pièces. Dans un second temps, si des pièces sont manquantes ou que d’autres investigations sont nécessaires, l'Urssaf mettra en place un contrôle sur place.
Le contrôle sur place
Le contrôle sur place est effectué, soit dans vos locaux : votre siège social, soit au sein du cabinet de votre expert-comptable.
Cette fois-ci votre présence est requise, au moins en début et en fin de contrôle.
Quels sont les documents à fournir ?
Dans le cadre d’un contrôle sur place, les agents de l’Urssaf doivent avoir accès à l’ensemble des documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques nécessaires pour réaliser leurs vérifications. Entre autres les documents suivants :
- Grands livres comptables
- Contrats de travail
- Fiches de paie
- Justificatifs de paiement des cotisations
- Justificatifs de frais professionnels
- Liasses fiscales
Est-ce que l'Urssaf peut interroger vos salariés ?
Oui, les agents de recouvrement chargés du contrôle ont le droit d’interroger toute personne rémunérée par l’entreprise pour lui demander notamment :
- Son nom et son adresse
- La nature des activités exercées
- Le montant de sa rémunération et des avantages en nature accordés.
Contrôle URSSAF : combien d'année ? Quelle peut être la durée ?
La durée de contrôle va dépendre de nombreux facteurs : notamment la taille de l’effectif, la nature de l’activité et l'étendue des investigations à mettre en œuvre. En fonction de ces différents éléments, le contrôle va durer au moins 1 à 2 mois.
Il existe toutefois une durée maximale pour les entreprises de moins de 20 salariés, fixée à 3 mois. Cette durée pouvant être prolongée une fois. Mais pour les autres entreprises, il n’y a pas de limitation de durée.
Attention ! La durée maximale ne s’applique pas en cas de travail dissimulé, d’abus de droit ou encore d’obstacle à contrôle.
Quel est le délai de prescription pour l'Urssaf ?
L'Urssaf ne remonte pas au delà de :
- 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle les cotisations et contributions sociales sont dues
- 5 ans pour les infractions liées au travail illégal.
Par exemple, un contrôle réalisé en 2024 va porter sur les années 2023, 2022 et 2021. D'où l'importance de bien conserver et classer l'ensemble de vos justificatifs.
Contrôle Urssaf : pour quelles raisons ?
La lutte contre le travail dissimulé
Le travail dissimulé, couramment appelé « travail au noir », consiste à dissimuler partiellement ou totalement une activité indépendante, ou un emploi salarié. Cela peut correspondre :
- Au non-respect des formalités liées à l’exercice d’une activité indépendante (immatriculation, déclaration du chiffre d’affaires…)
- Au non-respect des formalités liées à l’emploi de salariés (déclaration préalable à l’embauche, édition de fiches de paie…)
- À l’utilisation d’un faux statut (faux stagiaire, faux bénévole…)
- Au recours à de faux travailleurs indépendants
- À l’absence de déclaration et/ou de paiement des cotisations sociales dues
Le travail dissimulé est une des formes du travail illégal, qui recouvre également :
- Le prêt illicite de main d’œuvre
- Le marchandage
- La fraude aux revenus de remplacements
- Le cumul irrégulier d’emplois
- L’emploi irrégulier de travailleurs étrangers
- Le trafic de main d’œuvre étrangère
Les autres vérifications
Le champ d’action de l’Urssaf ne se limite pas à la lutte contre la fraude ou le travail dissimulé. Les contrôles peuvent également porter sur :
- L’exactitude des montants déclarés et des cotisations sociales qui en découlent : assiette des cotisations, taux, calculs
- Le respect de la législation et des droits des salariés. Qu’il s’agisse des ruptures de contrat de travail ou bien des accords d’épargne salariale, les inspecteurs de l’Urssaf passeront ces documents au peigne fin, dans la mesure où ils ont une incidence sur le paiement de cotisations.
Quand survient un contrôle URSSAF ?
Le contrôle Urssaf inopiné
En France, le paiement des cotisations sociales repose très largement sur un système déclaratif. En tant qu’organisme chargé de la collecte de ces cotisations, l’Urssaf se réserve donc le droit de contrôler à tout moment les employeurs et les travailleurs indépendants. Il n'y a pas de périodicité "standard".
L'employeur est-il prévenu ?
L’employeur est prévenu via un avis de contrôle, envoyé 30 jours avant la date de la première visite (contrôle sur place) ou de la date fixée pour l’envoi des pièces justificatives (contrôle sur pièces).
Une seule exception : en cas de suspicion de travail dissimulé, aucun avis ne sera envoyé à l’employeur.
La lettre d’observations
À l’issue du contrôle, une lettre d’observations est remise à l’employeur ou au travailleur indépendant. Ce courrier peut détailler les éventuelles régularisations : montant des assiettes de cotisations et du redressement envisagé. Le mode de calcul et les majorations et pénalités liées sont alors détaillées.
Qui déclenche un contrôle Urssaf ?
Il faut savoir que les agents de recouvrement l’Urssaf définissent leur propre méthodologie pour identifier les comportements suspects et sélectionner les entreprises à contrôler. Mais il est vrai qu’en-dehors de ce plan de contrôle, d’autres facteurs peuvent conduire l'Urssaf à inspecter une entreprise.
Le contrôle Urssaf sur dénonciation
Certains contrôles sont déclenchés à la suite d’une dénonciation, même si ce cas de figure est moins fréquent qu’on l’imagine. En général, le signalement est adressé à l’inspection du travail, au centre des impôts ou à la police, qui transmet ensuite l’information aux organismes de Sécurité sociale concernés, dont l’URSSAF. Les éléments sont ensuite étudiés pour déterminer l’opportunité de déclencher un contrôle.
Le contrôle sur demande
L'entreprise ou le travailleur indépendant lui-même peut demander à faire l’objet d’un contrôle sur des points précis de la législation. Cette procédure, appelée « rescrit social », vous permet d’éclaircir certaines dispositions et ainsi assurer une bonne application de la réglementation. Si les conditions du droit à l’erreur sont réunies, les éventuelles anomalies détectées lors du contrôle n’entraîneront pas de sanction financière.
Quels sont les risques encourus lors d’un contrôle de l’Urssaf ?
L’obstacle au contrôle
En tant que dirigeant, vous devez veiller au bon déroulement des opérations de contrôle. Autrement dit, vous assurer que les agents de recouvrement aient accès aux locaux de l’entreprise, leur transmettre les informations demandées dans les délais impartis et répondre à leurs demandes.
Faire obstacle à un contrôle vous expose à une pénalité financière pouvant aller jusqu’à :
- 3 750 € pour un particulier employeur du régime général ou un cotisant solidaire dans le régime agricole
- 7 500 € pour un travailleur indépendant
- 7 500 € par salarié dans la limite de 750 000 € par employeur
Redressement de l’URSSAF
Si des irrégularités impactant le paiement des cotisations ont été constatées, un redressement est notifié à l’entreprise, qui dispose d’un mois pour le régler. Plusieurs majorations peuvent être appliquées, notamment en cas de :
- Constat de travail dissimulé : 25 % à 40 %
- Manquement déjà constaté au cours d’un contrôle réalisé depuis moins de 6 ans : 10 %
Des sanctions pénales
Les sanctions prononcées par l’URSSAF sont de nature financière : l’entreprise doit payer son redressement, avec les éventuelles majorations et pénalités (en cas de retard).
Cependant, l’entreprise qui ne respecte pas la législation sociale s’expose également à des sanctions pénales. À titre d’exemple, le délit de travail illégal est sanctionné jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (225 000 € pour une société).
Peut-on contester un contrôle de l’Urssaf ?
La phase contradictoire
La phase contradictoire débute à réception de la lettre d’observations. Durant cette période, vous pouvez /
- Transmettre vos remarques,
- Exprimer votre désaccord
- Envoyer des documents complémentaires
C’est l’occasion de vous expliquer, notamment si vous estimez avoir commis une erreur de bonne foi, due à une mauvaise interprétation de la législation sociale.
En principe, la période contradictoire dure 30 jours. Mais vous pouvez demander une prolongation de 30 jours, sauf si des infractions de travail illégal ont été constatées (travail dissimulé, marchandage, prêt illicite de main-d’œuvre, emploi d’étrangers non autorisés à travailler).
À la fin de la phase contradictoire et en fonction de vos échanges avec l’organisme, l’URSSAF vous enverra soit une confirmation d’observations, soit une mise en demeure de payer les sommes dues. Vous pouvez aussi recevoir une notification de crédit si la régularisation s’effectue en votre faveur.
La commission de recours amiable (CRA)
Si vous n’êtes pas d’accord avec les conclusions définitives du contrôle, il vous reste une possibilité de le contester. Pour cela, vous devez saisir la commission de recours amiable (CRA) dans un délai de deux mois. Cette procédure gratuite vous permet de faire examiner votre dossier et potentiellement de régler votre contentieux avec l’Urssaf.
Enfin, si jamais vous souhaitez contester la décision de la CRA, vous devrez vous tourner vers le tribunal judiciaire.
L'essentiel à retenir
L'Urssaf est habilité à contrôler les employeurs et les travailleurs indépendants par le biais de différentes méthodes : contrôle sur pièces ou sur place. La durée de ces contrôles dépend à la fois de la taille de l'entreprise, du secteur d'activité et des investigations.
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