Vous employez du personnel ? Gérer la paie de vos salariés peut s’avérer complexe, d'autant plus si des éléments changent d'un mois à l'autre. Ces éléments variables de paie sont constitutifs de la paie. Ils font partie intégrante de la fonction RH et nécessitent une organisation sans faille pour pouvoir verser un salaire exact. Expert-comptable en ligne, Compta In Touch vous donne des pistes pour pouvoir gagner en efficacité et en rapidité. L'autre alternative étant de nous confier le la gestion de vos paies !
C'est quoi les éléments variables de paie (EVP) ?
Définition
Il s’agit de tous les éléments susceptibles de changer d’un mois sur l’autre : les commissions sur vente, les heures supplémentaires, les primes, etc. À ce titre, les variables de paie sont les éléments fluctuants par nature, qui viennent s’ajouter au salaire de base de vos salariés. Les professions commerciales étant souvent les plus impactées par cette variabilité.
Inversement, le salaire de base défini dans le contrat de travail de vos salariés est un élément fixe. Basé sur un nombre d’heures mensuelles (151.67) et un taux horaire, il ne varie pas au cours de l'année.
Ce qui complexifie la gestion de la paie pour les employeurs, c'est la collecte et le traitement de ces différents éléments variables de paie sur chaque bulletin de salaire, mois après mois. Ce travail chronophage s'ajoute à l'obligation de veille sociale afin d'établir des bulletins de salaire conformes aux dernières normes en vigueur.
Quelles sont les différentes catégories de salaire ?
Si le montant du salaire de base est défini par le contrat de travail, ce n’est pas le cas de tous les éléments variables de paie. Pour connaître ceux qui s’appliquent à vos salariés et déterminer précisément leur montant, vous devez vous référer à la convention collective et/ou à l’accord de branche applicable. Sachant qu’il existe des spécificités propres à certains secteurs, comme le BTP par exemple. Enfin, au sein d’une même entreprise, tous les métiers ne sont pas concernés de la même façon. Vous aurez donc plus ou moins d’éléments variables à intégrer aux différents bulletins de salaire à éditer chaque mois.
Quels sont les éléments variables qui composent le salaire ?
Les Variables de Paie liés au temps de travail
On parle ici des heures qui sont faites, au-delà du temps de travail contractuel. C’est à dire les heures supplémentaires et les heures complémentaires, qui elles, ne concernent que les salariés à temps partiel. Le nombre d'heures réalisées en plus font évoluer le salaire, différemment d'un mois à l'autre.
Les EVP liés à l’activité : exemples
Les absences des salariés font partie des éléments variables de paie liés à l’activité. On distingue les absences rémunérées, non rémunérées, et les absences pour maladie.
Les congés payés (CP), les RTT, et les congés liés aux évènements familiaux font partie des absences rémunérées. Elles n’entraînent donc aucune variation sur le montant de la rémunération. Mais doivent être mentionnées sur le bulletin de salaire selon les règles en vigueur.
En revanche, les jours de congés sans solde, le congé de solidarité familiale, le congé de proche aidant et le congé pour création d'entreprise sont des absences non rémunérées.
Quant aux absences dues à la maladie, elles sont couvertes par les arrêts maladie, exception faite des 3 jours de carence qui affectent la paie du salarié malade. Pour rappel, l'entreprise assure le complément de la sécurité sociale pour permettre au salarié de recevoir 90% de son salaire les 30 premiers jours, lorsque ce dernier justifie d’au moins un an d’ancienneté.
Les autres EVP : tickets restaurant, transport, etc.
On trouve ici :
- Le remboursement de frais professionnels, notamment la prise en charge obligatoire du coût des abonnements aux transports publics (50%)
-
Les avantages en nature : repas, logement, véhicule
- Le nombre de tickets restaurants, qui varie forcément en fonction des jours travaillés
- Les indemnités de fin de contrat
- Les avances sur salaire et les acomptes
Les primes
Conventionnelles ou exceptionnelles, les primes suivantes font partie des éléments variables de paie et viennent donc en complément du salaire de base :
- La prime de vacances
- Le 13ème mois
- La prime d'ancienneté
- La prime sur objectif
- La prime de panier
- La prime de pénibilité
Comment collecter et saisir les éléments variables sur les fiches de paie ?
La collecte et la gestion des EVP
Cette première étape pour préparer les bulletins de salaire nécessite de centraliser les informations collectées auprès de chaque salarié. Pour réunir toutes ces données au même endroit, vous pouvez utiliser, au choix :
- Un logiciel de planning du personnel
- Un logiciel de gestion du temps
- Un CRM.
Dans le meilleur des cas, vos salariés vous transmettent les informations nécessaires dans les délais. Quoiqu'il en soit, nous vous recommandons d'établir une checklist pour chaque collaborateur afin de ne rien oublier. De même, mettre en place une organisation claire et rigoureuse vous permettra de ne pas perdre de temps à relancer les uns et les autres.
Enfin, nous vous conseillons de bien définir le circuit de validation notamment pour les remboursements de frais, et à prévoir des contrôles de cohérence pour fiabiliser le processus de la paie.
Peut-on gérer le suivi des éléments variables de paie dans un tableau Excel ?
Oui, il existe des modèles de tableau sous Excel qui vous permettent de saisir l’ensemble des éléments variables de paie et d’avoir une vision globale.
Vous allez pouvoir intégrer tous les éléments collectés de façon à assurer un suivi en temps réel pour chacune des variables de chaque salarié. L'objectif étant d’anticiper au maximum, quand c’est possible.
Attention toutefois aux modèles que l’on trouve gratuitement sur Internet : ils ne sont pas forcément actualisés au regard des dernières évolutions législatives. C’est pourquoi nous vous conseillons de faire régulièrement valider ce type de tableau par votre expert-comptable. Il pourra également vous aider à le personnaliser selon les besoins de votre entreprise.
Dans quel délai doivent être transmis les éléments variables de paie au cours de l’exercice ?
Pour les paies mensuelles, tout dépend de la date de versement des salaires. L’idéal est de réclamer et traiter l’ensemble des éléments variables de paie au fil de l’eau et de faire le point en fin de période. En fixant une date limite pour la transmission des justificatifs, et une date de clôture de la paie (généralement 1 à 3 jours avant le paiement des salaires), vous aurez le temps de préparer sereinement les fiches de paie.
Pour la paie du mois de décembre, nous vous conseillons de prévoir une marge de sécurité supplémentaire puisque la fin de l’année est souvent l’occasion de régularisations et de versements exceptionnels.
Comment calculer les éléments variables à partir du salaire brut ?
Une fois tous les éléments justificatifs collectés, il vous reste à procéder aux différents calculs liés aux différents variables de paie pour chacun de vos salariés :
- Les commissions sur ventes
- Les majorations pour heures supplémentaires
- Les absences rémunérées
- Les remboursements divers
- Les primes panier, etc.
Au préalable, vous aurez bien sûr établi le salaire de base de chaque salarié, à partir de son volume horaire permanent, de son indice salarial et de son ancienneté.
À défaut d''avoir un logiciel de paie, vous pouvez construire un tableau Excel et automatiser les calculs. Nous vous conseillons alors de vérifier régulièrement la conformité de vos fichiers et notamment l’exactitude des formules de calcul insérées. Vous diminuerez ainsi le risque d’erreur lors de la préparation de la paie.
Vu l'importance des enjeux, prenez le temps de tout contrôler en amont pour ne pas devoir passer du temps à faire des corrections ultérieures. D'autant plus que le service comptabilité devra à son tour rectifier sa saisie et que des informations incorrectes auront été transmises aux organismes sociaux via la DSN.
Ne restez pas seul face à vos obligations sociales, comptables et fiscales ! Confiez-les-nous et bénéficiez d'un accompagnement sur-mesure. Nos gestionnaires de paie sont à votre écoute !
