Vous employez du personnel ? Gérer la paie de vos salariés peut s’avérer complexe, d'autant plus si vous devez prendre en considération ce qu'on appelle les éléments variables de paie. Constitutifs de la paie, ils font partie intégrante de la fonction RH et nécessitent une oragnisation sans faille pour les collecter en amont. Votre expert-comptable en ligne Compta In Touch vous accompagne étape par étape pour gagner en efficacité et en rapidité.
À moins de vouloir nous confier la gestion de la paie pour gagner un temps précieux et sécuriser vos bulletins de salaires.
Les éléments variables de paie : définition
Il s’agit de tous les éléments susceptibles de changer d’un mois sur l’autre : les commissions sur vente, les heures supplémentaires, les primes, etc. À ce titre, les variables de paie sont les éléments fluctuants par nature, qui viennent s’ajouter au salaire de base de vos salariés. Les professions commerciales étant souvent les plus impactées par cette variabilité.
Inversement, le salaire de base défini dans le contrat de travail de vos salariés est un élément fixe. Basé sur un nombre d’heures mensuelles (151.67) et un taux horaire, il ne change pas tous les mois.
Ce qui complexifie la gestion de la paie pour les employeurs, c'est la collecte et le traitement de ces différents éléments variables de paie sur chaque bulletin de salaire, mois après mois. Ce travail chronophage s'ajoute à l'obligation de veille sociale afin d'établir des bulletins de salaire conformes aux dernières normes en vigueur.
Quels sont les éléments variables de paie ?
Les éléments variables de paie (EVP) liés au temps de travail
On parle ici des heures qui sont faîtes, au delà du temps de travail contractuel. C’est à dire les heures supplémentaires et les heures complémentaires, qui elles, ne concernent que les salariés à temps partiel. Le nombre d'heures réalisées en plus font évoluer le salaire, différemment d'un mois à l'autre.
Les données variables de paie liés à l’activité
Les absences des salariés font partie des éléments liés à l’activité. On distingue les absences rémunérées, non rémunérées, et les absences pour maladie.
Les congés payés (CP), les RTT, le congé de formation économique, sociale et syndicale et les congés liés aux évènements familiaux font partie des absences rémunérées. Elles n’entraînent donc aucune variation sur le montant de la rémunération. Mais doivent être mentionnées sur le bulletin de salaire selon les règles en vigueur.
En revanche, les jours de congés sans solde, le congé de solidarité familiale, le congé de proche aidant et le congé pour création d'entreprise sont des absences non rémunérées
Quant aux absences dues à la maladie, elles sont couvertes par les arrêts maladie mais les 3 jours de carence affectent la paie du salarié malade. Pour rappel, l'entreprise assure le complément de la sécurité sociale de façon à ce que tout salarié puisse percevoir 90% de son salaire les 30 premiers jours.
Les autres EVP
On trouve ici :
- Le remboursement de frais professionnels, notamment la prise en charge obligatoire du coût des abonnements aux transports publics (50%)
- Le nombre de tickets restaurants, qui varie forcément en fonction des jours travaillés
- Les indemnités de fin de contrat
- Les avances sur salaire et les acomptes
Et les primes.
Quelles primes sont des variables de paie ?
Conventionnelles ou exceptionnelles, les primes suivantes font partie des éléments variables de paie et viennent donc en complément du salaire de base :
- La prime de vacances
- Le 13ème mois
- La prime d'ancienneté
- La prime sur objectif
- La prime de panier
- La prime de pénibilité
Comment traiter et saisir les éléments variables de la paie ?
Pour plus d'efficacité il est pertient d'être méthodique. Ainsi nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
La collecte et la gestion des EVP
Cette première étape pour préparer les bulletins de salaire nécessite de centraliser les informations collectées auprès de chaque salarié. Comment réunir toutes ces données au même endroit ? Vous pouvez utiliser, au choix :
- Un logiciel de planning du personnel
- Un logiciel de gestion du temps
- Un CRM
- ou Excel
Nous vous recommandons d'établir une checklist pour chaque collaborateur afin de ne rien oublier.
Au mieux, vos salariés vous transmettent les informations nécessaires dans les délais. Attention, sans une organisation claire et rigoureuse, vous prenez le risque de perdre beaucoup de temps à relancer les uns et les autres, et à devoir retraiter les informations.
Le tableau préparatoire de paie, sous Excel
Vous allez pouvoir intégrer tous les éléments colléctés de façon à assurer un suivi en temps réel pour chacune des variables de chaque salarié. L'objectif étant d’anticiper au maximum, quand c’est possible.
Sur Internet, vous trouverez des modèles à télécharger gratuitement que vous pourrez personnaliser selon vos besoins.
Les calculs à faire à partir du salaire brut de base
Il ne vous reste plus qu'à procéder aux différents calculs liés aux diffrents variables de paie pour chacun de vos salariés :
- Les commissions sur ventes
- Les heures supplémentaires
- Les primes panier, etc.
Les calculs étant automatisés sur Excel, vous gagnerez du temps lors de la saisie des différents montants.
Le conseil de Compta In Touch
Vu l'importance des enjeux, nous vous conseillons de prendre le temps de contrôler les éléments saisis et les différents calculs. Vous éviterez ainsi de devoir faire face à des salariés mécontents, passer du temps à faire les corrections et impliquer votre service comptabilité qui devra à son tour rectifier sa saisie. Sans compter que vous aurez également transmis des informations incorrectes aux organismes sociaux via la DSN.
Confiez-nous le volet social de votre entreprise pour vous assurer la conformité de vos bulletins de paie et de toutes vos obligations règlementaires ! Contactez-nous
