Le système étant déclaratif, les contrôles de l'Urssaf permettent de vérifier l’exactitude des déclarations que vous effectuez en tant qu'employeur ou travailleur indépendant. Ainsi font-ils partie de la vie de toute entreprise. Lorsque vous faites l'objet d'un contrôle sur pièces, vous disposez de 30 jours pour réunir et transmettre à l'Urssaf les documents demandés. Pour vous y préparer au mieux, Compta In Touch vous accompagne dans tous les domaines d'expertise qui touchent à l'entreprise : comptabilité, Paie et RH, fiscalité et juridique.

 

Le contrôle sur pièces et l'avis de contrôle

Également appelé "contrôle partiel d'assiette sur pièces", ce type de contrôle Urssaf concerne les entreprises de moins de 11 salariés et les travailleurs indépendants : artisan, commerçant et profession libérale réglementée et non réglementée. Les auto-entrepreneurs sont également concernés. Ce contrôle s'effectue depuis les locaux de l'Urssaf, sans rencontre physique entre le contrôleur et vous.

Les documents à transmettre dans un délai de 30 jours sont listés dans l'avis de contrôle que l'Urssaf vous envoie. Inversement, aucun avis ne sera envoyé si l'Urssaf vous soupçonne de travail dissimulé. 

 Vu l'importance des enjeux, nous avons listé pour vous les documents à fournir. Sachant que vous pouvez nous mandater pour nous charger de cette mission. Notre cabinet d'expertise comptable a toutes les compétences pour vous accompagner sur ce sujet épineux. Contactez-nous !

 

Contrôle Urssaf : les documents à fournir 

Les documents sociaux

Dans la perspective d'un contrôle Urssaf, tenez-vous prêt à fournir les documents sociaux suivants :

  • Vos régularisations et appels de cotisations annuels ;
  • Les doubles des bulletins de salaire de l'ensemble de vos salariés ;
  • Les bordereaux de cotisations et les éléments permettant de justifier les informations déclarées en DSN ;
  • La convention collective applicable dans votre entreprise ;
  • Le registre unique du personnel ;
  • Les contrats de travail ouvrant droit à une exonération de cotisations ;
  • Les attestations et déclarations transmises à France Travail ;
  • L’avis de France Travail relatif à la participation au régime d'assurance chômage du dirigeant qui cumule mandat social et contrat de travail.

 

Les documents comptables et financiers

  • Les balances comptables ;
  • Les bilans et comptes de résultat ;
  • Les grands livres comptables ;
  • Le fichier des écritures comptables (FEC) ;
  • Les états de rapprochement entre la comptabilité et la DSN ;
  • Les relevés d'heures ;
  • Les copies des conventions de stage ;
  • Les factures de sous-traitance ;
  • Les notes d’honoraires ;
  • Les justificatifs de frais professionnels et avantages en nature.

 

Les documents fiscaux

 

Les documents juridiques

  • L'extrait KBIS ;
  • Les statuts de votre société ;
  • Les procès-verbaux des assemblées générales (PV d'AG) ;
  • Les accords d'intéressement, de participation ;
  • Les rapports du commissaire aux comptes, le cas échéant ;
  • Les jugements de conseils de prud’hommes, le cas échéant.

 

Contrôle Urssaf : à quoi faut-il vous attendre ?

Quelle différence entre le contrôle sur pièces et le contrôle sur place ?

Les inspecteurs de l’Urssaf peuvent déclencher deux types de contrôles : 

  • Le contrôle sur pièces : réalisé à distance dans les locaux de l’Urssaf, à partir des documents que vous leur transmettez
  • Le contrôle sur place : les agents de l’Urssaf viennent effectuer leurs vérifications dans vos locaux ou au sein du cabinet de votre expert-comptable.

Notez qu’un contrôle sur pièces, en fonction des résultats obtenus, peut parfois entraîner un contrôle sur place.

Vous serez prévenu 30 jours avant via l’envoi d’un avis de contrôle, sauf s’il y a une suspicion de travail dissimulé au sein de votre entreprise.

 

Quelle est la durée d'un contrôle Urssaf ?

La réalisation d'un contrôle Urssaf dure au moins 1 à 2 mois, mais cette durée peut s'allonger en fonction de la taille de votre entreprise, de votre secteur d'activité, des irrégularités relevées, et des montants en jeu.

Mais en principe, si vous êtes travailleur indépendant ou que votre entreprise compte moins de 20 salariés, le contrôle ne pourra pas excéder 3 mois.

 

Combien de temps l’Urssaf peut remonter ?

La loi de financement de la Sécurité Sociale porte le délai de prescription applicable aux cotisations et contributions indûment versées à 3 ans. Ainsi, si le contrôle Urssaf est réalisé en 2024, il portera sur les années 2021, 2022 et 2023 (et pourra remonter jusqu’en 2019 s’il y a constatation de travail illégal).

En effet le délai est étendu à 5 ans en cas de constatation de travail illégal.

 

Comment l’Urssaf vérifie le chiffre d’affaires déclaré ?

La sous-déclaration du chiffre d’affaires fait partie des fraudes récurrentes puisqu' elle permet par exemple à un travailleur indépendant de payer moins de cotisations. 

Pour déterminer le chiffre d’affaires réel, l’Urssaf va notamment réaliser des contrôles de cohérence entre les données enregistrées en comptabilité et les sommes facturées aux clients.

 

Quels sont les risques pour l’entreprise lors d’un contrôle de l’Urssaf ?

Redressement, mise en demeure et sanctions pénales

À la fin des investigations, vous recevrez une lettre d’observations de l’Urssaf qui détaille ses constats et le montant des éventuelles régularisations à payer.

Une fois la période contradictoire terminée et en l’absence d’éléments probants suffisants, l’Urssaf vous envoie une mise à demeure qui notifie le montant du redressement à payer et le délai à respecter.

À savoir qu’un contrôle Urssaf peut également déboucher sur des sanctions pénales, notamment si votre entreprise est reconnue coupable de travail dissimulé.

 

Peut-il y a voir prescription ?

Il ne peut pas y avoir prescription pour les sommes faisant l’objet d’un redressement de l’Urssaf. C'est pourquoi un redressement notifié par l'Urssaf doit être impérativement régularisé, au risque de devoir payer des pénalités de retard.

 

Quid du droit à l'erreur ?

La notion de droit à l'erreur s'applique également aux contrôles de l'Urssaf. Ainsi vous avez plusieurs possibilités de contester la décision de l'Urssaf si vous estimez être de bonne foi :

  • Lors de la phase contradictoire. À compter de la réception de la lettre d’observations, vous disposez de 30 jours pour faire part de vos remarques aux agents de l'Urssaf et joindre des éléments complémentaires 
  • Auprès de la commission de recours amiable (CRA). Une fois la mise en demeure reçue, vous disposez de deux mois pour saisir la CRA, qui réexaminera votre dossier
  • Auprès du tribunal judiciaire si la saisine de la CRA n'a rien donné.

Mais pour éviter d’en arriver là, le mieux est encore de bien vous préparer pour assurer un bon déroulement du contrôle. 

 

Comment bien se préparer à un contrôle Urssaf ?

Sous quelle forme transmettre les documents à l’Urssaf ?

C’est dans l’avis de contrôle que les modalités de transmission et la liste des documents vous seront précisées. Selon le type de contrôle et la nature des vérifications, il pourra vous être demandé d’effectuer des copies papier ou des envois dématérialisés. 

La liste de documents que nous vous présentons n’est pas exhaustive ! Il vous faudra fournir l’ensemble des documents demandés dans l’avis de contrôle. Mais aussi répondre aux demandes des agents de recouvrement de l’Urssaf, qui sont susceptibles de réclamer d’autres documents au fil de leurs investigations.

Sachez également que les inspecteurs de l’Urssaf ont le droit d’interroger vos salariés et plus généralement toute personne rémunérée par l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, faites preuve de coopération et ne cherchez pas à faire obstacle au contrôle, sous peine de vous voir appliquer une pénalité financière conséquente.

 

Compta In Touch  est à vos côtés !

Pour prévenir tout risque de contrôle Urssaf, nous vous proposons de procéder à un audit de la Paie. Les changements législatifs dans la paie et le droit social étant permanents, notre prestation vous permet de sécuriser la paie. Dans le cadre de l'audit, nous identifions notamment les risques sur les obligations sociales liées à votre effectif salarié, les contrats de travail et le suivi du temps de travail et des absences. Potentiellement, l'audit vous permet aussi de récupérer des charges sociales si elles ont été indument payées.

 Mais si vous avez d'ores et déjà en mains l'avis de contrôle de l'Urssaf, vous pouvez aussi compter sur notre cabinet d'expertise comptable ! Nous préparons pour vous toutes les pièces, justificatifs et documents nécessaires. Nous nous mettons à la disposition du contrôleur et restons à vos côtés dans la phase contradictoire qui consiste à répondre aux observations de l'Urssaf. 

 

Vous cherchez un copilote pour votre entreprise à un tarif abordable ? Cabinet en ligne, nos experts-comptables Compta In Touch prennent en charge votre comptabilité, la fonction paie,  vos obligations fiscales et votre secrétariat juridique. Contactez-nous dès maintenant !

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