Externalisation de la paie : quels bénéfices pour votre entreprise ?

La gestion de la paie doit être traitée avec soin pour vous assurer le respect de vos obligations sociales et l’engagement de vos salariés. Tâche chronophage et relativement complexe au vu des nombreuses cotisations à des taux différents, il est judicieux de se poser la question de l’externalisation de la paie et de ses bénéfices pour votre entreprise. Pourquoi la mettre en place ? Quels sont précisément les bénéfices ? Compta In Touch, votre expert-comptable en ligne, vous explique en détail pourquoi l’externalisation de la paie peut être est une bonne solution pour votre entreprise.

La gestion de la paie au sein des TPE : constat

Au sein des TPE, il existe rarement un service uniquement dédié à la paie. Cette mission étant souvent reléguée au rang d’activité annexe. Dans ces organisations de petite taille, le domaine de la paie recouvre en fait plusieurs fonctions essentielles à la bonne marche de l’entreprise :

Les ressources humaines  (RH) qui gèrent les compétences des salariés au regard des besoins de l’entreprise, à travers le recrutement, le plan de formation, les entretiens, etc.

La gestion administrative du personnel en charge du calcul du salaire et des nombreuses cotisations. De même, le suivi des horaires, des arrêts maladie, des congés payés et l’édition des fiches de paie, etc. En raison du nombre limité de ressources, ces fonctions sont souvent confondues. Elles sont généralement prises en charge de façon partielle ou totale par le dirigeant, en plus de ses nombreuses autres missions.

Certaines entreprises choisissent de s’appuyer sur un poste d’assistant administratif, pour gérer les questions relatives au personnel. Mais là encore, ces missions sont souvent prises en charge parallèlement à d’autres. Se pose aussi la problématique de la confidentialité des informations dans ce cas.

Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?

Ce service est souvent proposé par les cabinets d'expertise comptable, qui ont eux-même un service RH en interne.

Un gage d'expertise en gestion de la paie

Au-delà du temps gagné et des économies réalisées, l’externalisation de la paie comporte un avantage de taille : l’expertise. Ce n’est pas un secret, en France la législation sociale est particulièrement complexe. Elle mobilise à la fois des compétences juridiques, fiscales et administratives.

Une veille réglementaire vis à vis de la législation sociale

D’autant plus que le domaine de la paie connaît des évolutions régulières, qu’elles soient prévues par la loi (exemple : revalorisation du SMIC) ou impulsées par le gouvernement (par exemple la prime Macron).

Faire appel à un prestataire de services de gestion de paie vous donne accès à :

• Des professionnels qualifiés. L'expert-comptable est une profession réglementée et soumise à un Code de déontologie
• Des outils performants : logiciel de paie et coffre fort éléctronique
• Une veille sociale et réglementaire

Un gage de fiabilité de vos bulletins de paie

Au quotidien, l’externalisation de la paie vous décharge également dans les relations avec les organismes sociaux. Vous apprécierez la possibilité de vous appuyer sur des professionnels aguerris, dans le cadre de vos échanges avec l’Urssaf notamment…

Pourquoi externaliser la paie ?

La paie : une fonction essentielle et sensible

Toutes les questions relatives à la rémunération et plus généralement à la relation employeur/salarié sont particulièrement sensibles. Du point de vue des salariés tout d’abord. Le salaire reste l’un des éléments fondamentaux pour les motiver et les engager. La gestion des congés payés et des divers avantages en nature pèse également dans la relation.

Des implications lourdes en cas d'erreur dans la gestion des paies

Et pour votre entreprise, la gestion de la paie a aussi des implications importantes. Un mauvais calcul des cotisations sociales ou une application erronée de la réglementation peut entraîner des contrôles et des sanctions de l’Urssaf, de l’inspection du travail (la DREETS) ou encore de l’administration fiscale.

Des erreurs dans le calcul de la paie peuvent avoir de fâcheuses conséquences. Allant du « simple » mécontentement des salariés, au risque de litige.

La gestion de la paie est connue pour son caractère chronophage

Le périmètre de la gestion de la paie est particulièrement étendu. Il comprend notamment :

• L’établissement des contrats de travail et des avenants au gré des besoins de votre entreprise
• La collecte des différentes pièces justificatives des salariés, les notes de frais entre autres
• Le suivi des temps de travail
• L’édition des bulletins de salaire chaque mois
• Les déclarations aux organismes chaque mois ou chaque trimestre via la DSN
• La gestion des congés payés (CP)
• Le calcul des éléments variables de paie
• La mise en place et le suivi des obligations du CSE (obligatoire à partir de 11 salariés)

Cette liste étant loin d’être exhaustive ! De ce fait, on imagine difficilement comment un dirigeant ou un salarié peut assumer sereinement l’ensemble de ces activités, en plus de ses nombreuses responsabilités.

Opter pour l'externalisation de la paie vous permet non seulement de bénéficier d'un temps précieux pour votre activité, mais aussi de réduire votre charge mentale. Point non négligeable au regard des défis à relever pour développer et piloter la performance de votre entreprise.

La gestion externalisée de vos fiches de paie auprès d'un prestataire vous épargne un recrutement

Étant donné l’étendue des tâches à accomplir, il est clair qu’un dirigeant ou un salarié ne peut assumer à lui seul la gestion de la paie. Mais pour une petite entreprise, il n’est pas toujours possible de créer un ou plusieurs postes dédiés à la paie. Plusieurs raisons à cela :

• Des raisons financières
• Un manque de ressources qualifiées pour gérer le recrutement et l’intégration d'un nouveau salarié
• La peur légitime de « l’erreur de casting », toute embauche comportant un risque

C’est là qu’intervient l’externalisation de la paie, une solution sécurisante du fait que :

• Le recours à un prestataire est souvent plus économique qu’un recrutement
• Les gestionnaires de paie sont immédiatement opérationnels
• Les conditions et la durée d’engagement sont librement négociées

Chaque prestataire propose ses tarifs. À titre d’information, l’externalisation coûte entre 18 et 35 € par fiche de paie. Naturellement, c’est à vous de faire le point sur vos besoins pour sélectionner l’offre la plus rentable pour votre entreprise.

Comment se passe une externalisation de la paie en ligne ?

De nombreux prestataire de services de gestion de paie proposent différents forfaits pour clarifier leur offre. Les forfaits de base comprennent généralement l’établissement des fiches de paie et des déclarations sociales en DSN. Les forfaits les plus complets incluent également la gestion des absences, la mise à disposition d’un coffre-fort numérique et des outils de pilotage de vos ressources humaines via un logiciel RH.

Libre à vous bien entendu de définir les contours exacts de la prestation. Vous pouvez ainsi opter pour une externalisation partielle ou totale de la gestion administrative et sociale de vos salariés, en fonction de l'ampleur et la spécificité de vos besoins.

Faire appel aux service d'un prestataire de gestion de paie vous permet de bénéficier d'une grande flexibilité et de leur expertise. Ceci étant d’autant plus vrai pour les cabinets d’expertise-comptable en ligne qui se démarquent par leur agilité et leur réactivité.

L’essentiel à retenir

Parce qu’elle combine fiabilité et flexibilité, l’externalisation de la paie est donc la solution idéale pour les TPE et une vraie question à se poser pour les PME. Les bénéfices sont nombreux : vos bulletins de paie sont sécurisés, vous gagnez du temps et vous faites des économies non négligeables.