Manager à distance consiste à maintenir la proximité avec un salarié ou une équipe, malgré la distance, et à s’assurer que les objectifs techniques sont atteints et les échéances tenues.

Avant de s’attaquer à l’organisation et à la nécessaire délégation, mieux vaut s’assurer que le salarié a la capacité et la motivation pour travailler en autonomie. Si l’expérience et le savoir-faire sont des pré-requis nécessaires, le sens de l’initiative et de la débrouillardise sont des qualités recommandées. Pour s’en assurer, il est impératif que le salarié ait travaillé avec un tuteur afin de juger de ses capacités au travail en autonomie.

 

Une organisation particulière

 

C’est toujours plus compliqué quand on n’est pas sur place de s’assurer que tout fonctionne. Il faut donc porter une attention particulière à l’organisation à mettre en place.
Classiquement, les missions doivent être déterminées au préalable et posées par écrit dans une fiche de poste. Cela permet d’y voir clair et de les communiquer au salarié. C’est aussi à partir de cette fiche de poste que les objectifs peuvent être fixés. La délégation doit être clairement définie. Prolongement indispensable, le tableau de bord doit faire apparaître clairement le suivi et l’avancement des chantiers.

Pensez également à consigner par écrit les points d’alerte qui peuvent, si on ne les règle pas à temps, devenir de gros problèmes et générer des retards. La périodicité du contrôle et des points de rencontre doit être définie au préalable.
Fixer un rendez-vous hebdomadaire est la fréquence minimale.
Organiser un point de rencontre à heure fixe, le lundi matin, permet de dresser le bilan de la semaine passée et d’organiser le travail pour la semaine à venir. Des visites impromptues sur les chantiers sont impératives pour maintenir le contact relationnel et de s’assurer de visu que tout avance et fonctionne comme prévu. La fréquence dépend bien sûr de la distance.

Pour maintenir le contact et la confiance, il est aussi opportun de prévoir des rencontres informelles. Un p’tit resto à l’occasion permet un échange convivial et contribue à la cohésion de l’équipe.

 

Nouvelles technologies


Les nouvelles technologies constituent des aides précieuses, pour le manager comme pour le salarié. Vidéo, visioconférence, téléphone portable et emails permettent d’assurer un contact en temps réel, à condition d’avoir du réseau…. Des applicatifs gratuits permettent de piloter à distance.

Il est également facile de réaliser un suivi de chantier en vidéo ou de régler des problèmes techniques particuliers. Les téléconférences à plusieurs via le Web permettent de réaliser des points travail réellement efficaces. Les nouveaux outils connectés sont tellement ergonomiques et performants qu’il faut porter une attention particulière à ne pas en abuser. C’est le cas des emails et des SMS, qui permettent de transmettre rapidement et facilement des consignes mais ne renseignent pas sur leur mise en œuvre.

Le téléphone est le complément nécessaire, car il permet de savoir si tout va bien à bord, le ton de la voix est un bon indicateur de l’humeur du moment. L’isolement peut conduire au découragement. Il est important de maintenir des contacts réguliers car le salarié ne doit pas se sentir abandonné, notamment en cas de problème.
Les points de travail ne doivent cependant pas être exclusivement consacrés à la bonne exécution des tâches mais doivent également permettre de prendre le pouls du salarié, de maintenir le lien et l’échange. Autrement dit, assurer la confiance réciproque qui constitue le ciment d’un bon management.

 

Le conseil Compta InTouch :
Une organisation rigoureuse doublée de points réguliers ne garantit pas l’atteinte des objectifs mais permet d’éviter les dérapages.

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