Pour l’entreprise, l’embauche d’un salarié est toujours un cap important à franchir. Il faut s’y préparer. En premier lieu parce que votre entreprise doit répondre à des obligations légales vis à vis du nouveau collaborateur : il y a des documents à remplir puis à envoyer aux administrations. Ensuite, il convient de préparer l’arrivée de la nouvelle recrue car, immanquablement, une intégration réussie renforce la confiance et la motivation du salarié. Nul doute qu’il deviendra plus rapidement autonome et opérationnel.

 

Découvrez nos conseils pour préparer au mieux l’arrivée du nouveau venu !

Embauche d’un salarié : soyez en règle vis à vis de la loi

Dans les 8 jours qui suivent l’arrivée du nouveau salarié, l’entreprise doit envoyer à l’administration concernée la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche). Cette déclaration dématérialisée s’effectue en ligne :

  • sur le site de l’URSSAF pour les salariés qui relèvent du régime général.
  • sur le site de la MSA pour les salariés agricoles.

 

Attention : l’entreprise s’expose à des pénalités si elle ne respecte pas les délais et tarde à envoyer ce document. Pensez également à vérifier que le nouveau salarié soit bien immatriculé à la Sécurité sociale.

 

Par ailleurs, l’entreprise qui a embauché doit inscrire le salarié sur le registre unique du personnel. Ensuite, elle procède à l’affiliation du nouveau salarié à l’Arrco ou bien l’Agirc (s’il s’agit d’un cadre). N’oubliez pas non plus de présenter la mutuelle d’entreprise à la personne recrutée. Cette mutuelle est obligatoire et chaque salarié doit y adhérer.

 

Dernière étape : la visite médicale obligatoire ! Elle doit avoir été effectuée avant le terme de la période d’essai.

 

Rappel : les entreprises de plus de 50 salariés doivent remplir une DMMO (Déclaration des mouvements de main-d’œuvre) tous les mois. Elles y renseignent les arrivées et les départs des salariés.

 

Motivez votre salarié : préparez son arrivée en amont !

En premier lieu, assurez-vous du bon accueil logistique et pratique de votre nouveau collaborateur qui doit se familiariser avec :

  • un espace de travail qui lui est dédié,
  • du matériel (par exemple, un ordinateur personnel et les logiciels avec lesquels l’entreprise a l’habitude de travailler),
  • les locaux de l’entreprise et ses différents services,
  • l’environnement proche de l’entreprise (les transports, le parking, les restaurants aux alentours),
  • les différents sites de l’entreprise.

 

Le nouveau salarié doit aussi se familiariser avec l’organisation et les habitudes de l’entreprise. Si vous en avez rédigé une, pensez à lui fournir une présentation écrite de l’entreprise. Dans ce document, le salarié peut trouver notamment des informations au sujet :

  • des différentes activités de l’entreprise,
  • des personnes qui travaillent au sein de l’entreprise (organigramme et fonction),
  • des horaires de travail,
  • du code vestimentaire,
  • de la fréquence et du rôle des réunions,
  • des moments de convivialité entre les collègues.

 

Souvenez-vous de vos débuts : les nouveaux ont toujours des milliers de questions à poser ! Pour leur simplifier la tâche, fournissez leur des documents simples et claires dans lesquels ils trouvent rapidement l’information qu’il recherche. En principe, le nouveau collaborateur est conscient de ses missions : il a répondu à un recrutement et à une fiche de poste ! Toutefois, il est judicieux de lui préciser et décrire les tâches qu’il devra accomplir lors de ses premiers jours.

 

Le conseil Compta In Touch

A l’issue de la première semaine ou du premier mois de travail au sein de votre entreprise, pensez à faire le point avec le nouveau collaborateur. Se sent-il à l’aise ? Parvient-il à remplir ses missions ? De quoi a-t-il besoin pour être plus efficace ? Ce premier bilan, censé mettre un pied à l’étrier, vous permettra également d’obtenir un retour extérieur sur le bon fonctionnement de votre société.

 

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