Pour l’entreprise, l’embauche d’un salarié est toujours un cap important à franchir. Il faut s’y préparer. En premier lieu parce que votre entreprise doit répondre à des obligations légales vis à vis du nouveau collaborateur : il y a des documents à remplir puis à transmettre aux administrations concernées. Ensuite, il convient de préparer l’arrivée de la nouvelle recrue car, immanquablement, une intégration réussie renforce la confiance et la motivation du salarié. Nul doute qu’il deviendra plus rapidement autonome et opérationnel. Expert-comptable en ligne, nous vous accompagnons à toutes les étapes de la vie de votre entreprise !
L'intégration d’un nouveau salarié : soyez en règle vis à vis de la loi
Dans les 8 jours qui suivent l’arrivée du nouveau salarié,vous devez envoyer à l’administration concernée la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche). Cette déclaration dématérialisée s’effectue en ligne :
- sur le site de l’URSSAF pour les salariés qui relèvent du régime général.
- sur le site de la MSA pour les salariés agricoles.
Attention : l’entreprise s’expose à des pénalités si elle ne respecte pas les délais et tarde à envoyer ce document. Pensez également à vérifier que le nouveau salarié soit bien immatriculé à la Sécurité sociale.
Par ailleurs, vous devez aussi inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, puis procèder à son affiliation à l’Arrco ou bien l’Agirc (s’il s’agit d’un cadre). N’oubliez pas non plus de lui présenter la mutuelle d’entreprise. Cette mutuelle est désormais obligatoire et chaque salarié doit y adhérer.
Pour rappel, les entreprises de plus de 50 salariés doivent remplir une DMMO (Déclaration des mouvements de main-d’œuvre) tous les mois. Elles y renseignent les arrivées et les départs des salariés.
Favorisez son intégration en préparant le nécessaire en amont !
En premier lieu, assurez-vous du bon accueil logistique et pratique de votre nouveau collaborateur qui doit se familiariser avec :
- un espace de travail qui lui est dédié,
- du matériel (par exemple, un ordinateur personnel et les logiciels avec lesquels l’entreprise a l’habitude de travailler),
- les locaux de l’entreprise et ses différents services,
- l’environnement proche de l’entreprise (les transports, le parking, les restaurants aux alentours),
- les différents sites de l’entreprise.
Le nouveau salarié va aussi découvrir l’organisation et les habitudes de l’entreprise. Pensez à lui fournir une présentation écrite de l’entreprise. Dans ce document, le salarié peut trouver notamment des informations au sujet :
- des différentes activités de l’entreprise,
- des personnes qui travaillent au sein de l’entreprise (organigramme et fonction),
- des horaires de travail,
- du code vestimentaire,
- de la fréquence et du rôle des réunions,
- des moments de convivialité entre les collègues.
Souvenez-vous de vos débuts : les nouveaux ont toujours des milliers de questions à poser ! Pour leur simplifier la tâche, fournissez leur des documents simples et clairs dans lesquels ils trouvent rapidement l’information qu’il recherche. En principe, le nouveau collaborateur est conscient de ses missions : il a répondu à un recrutement et à une fiche de poste ! Un bon accompagnement reste toutefois important.
Le conseil Compta In Touch
A l’issue de la première semaine ou du premier mois de travail au sein de votre entreprise, pensez à faire le point avec le nouveau collaborateur. Se sent-il à l’aise ? Parvient-il à remplir ses missions ? De quoi a-t-il besoin pour être plus efficace ? Ce premier bilan, censé lui mettre un pied à l’étrier, vous permettra également d’obtenir un retour extérieur sur le bon fonctionnement de votre société.
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