Stagiaires en entreprise : 7 nouvelles obligations à respecter


Afin de limiter les abus, le décret du 27 Novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages a créé 7 nouvelles obligations : durée maximale du stage, augmentation de la gratification minimale, mentions obligatoires sur la convention de stage, élargissement des droits des salariés aux stagiaires, attestation de fin de stage, inscription du stagiaire sur le registre du personnel, instauration du quota de stagiaires.

 

Durée maximale du stage : 6 mois

La durée maximale des stages est désormais portée à 6 mois.

Des dérogations sont accordées dans certains cas. La durée est calculée à partir du temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise. Le décret précise que « chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois ».

 

Gratification obligatoire du stage de plus de 2 mois

Tout stagiaire effectuant un stage d’une durée supérieure à 2 mois doit percevoir une gratification. Elle doit lui être versée à compter du premier jour de stage. Petite précision : si le stagiaire effectue au cours d’une même année scolaire plusieurs périodes de stage au sein de la même entreprise et que le cumul de ces périodes dépasse les 2 mois, la gratification est également à verser.

 

La gratification est désormais calculée sur la base de 154 h. mensuelles au lieu de 151.67 h. La loi a également augmenté le niveau de la gratification à verser aux stagiaires, augmentation qui se fera en deux temps :

 

  • Jusqu’au 31/08/2015 : le stagiaire perçoit une rémunération minimale équivalente à 13.75 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale. Si un accord professionnel ou un accord de branche prévoit un taux supérieur, c’est ce dernier qui devra s’appliquer. Concrètement, si vous accueillez un stagiaire pendant plus de 2 mois au sein de votre entreprise entre aujourd’hui et le 31/08/2015, ce dernier percevra une indemnité minimale de 508.20 € par mois.

     

  • A partir du 01/09/2015 : le taux passera de 13.75 % à 15 % et s’appliquera toujours sur le plafond horaire de la Sécurité Sociale. Votre stagiaire réalisant une période en entreprise de plus de 2 mois percevra ainsi une gratification mensuelle de 554.40 € à compter du 01/09/2015. Si vous êtes amené(e) à rembourser des frais de transport ou à verser des tickets restaurant, cette somme s’ajoutera à la gratification précédemment détaillée. La gratification est mensuelle : elle doit être versée chaque mois et non à la fin du stage. En dessous de deux mois, l’entreprise n’a pas l’obligation de verser une gratification au stagiaire, mais elle peut le faire si elle le souhaite. Si vous souhaitez verser une gratification supérieure, seule la somme dépassant le montant minimal sera soumise à cotisations.  

 

L'Etat met à votre disposition un simulateur en ligne qui permet de calculer le montant de la gratification minimale d'un stagiaire.

Des nouvelles mentions obligatoires sur les conventions de stage

La convention de stage est un document signé par l’établissement scolaire, l’entreprise et le stagiaire. Elle permet d’encadrer la période de stage et précise certaines mentions : durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire, nom du tuteur dans l’entreprise, conditions d’encadrement du stagiaire par le tuteur, suivi du stagiaire, montant de la gratification, modalités de versement de la gratification, régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, avantages divers octroyés au stagiaire tels que le remboursement des frais de transport, l’octroi de tickets restaurant …

 

Le registre unique du personnel doit mentionner les stagiaires

Le registre unique du personnel est un document obligatoire à établir par l’employeur  quelque soit l’effectif de l’entreprise. Il assure la transparence des emplois dans l’entreprise. Il doit comporter plusieurs mentions obligatoires : nom/prénom des salariés, dates d’embauche et de départ, type de contrat de travail. Concernant le stagiaire, il sera désormais nécessaire de préciser, en complément du nom et du prénom et des dates de début et de fin de stage, l’identité du tuteur et le lieu où le stage a été effectué.

 

Création d’un quota de stagiaires : un décret à venir

Afin de limiter les abus, il est désormais prévu que le nombre de stagiaires en cours au sein d’une même entreprise soit plafonné. Un décret ultérieur fixera le quota.

 

Quelques évolutions à la marge :

La nouvelle loi améliore la condition des stagiaires : ils bénéficient des mêmes droits que les salariés (congés et autorisations d’absence) en cas de grossesse, paternité ou adoption.

 

Pour mémoire, certaines règles ne changent pas :

  • Le stagiaire doit être inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire
  • Entre deux stages réalisés par un même stagiaire, sur un même poste, dans une même entreprise, il est nécessaire de respecter un délai de carence qui correspond au tiers de la durée du stage précédent.
  • A la fin du stage, l’entreprise devra délivrer une attestation de stage mentionnant la durée effective totale du stage ainsi que le montant de la gratification versée. - Les stagiaires ne sont pas des salariés : ils ne bénéficient pas des congés payés.
  • Concernant la durée du travail : les stagiaires bénéficient des mêmes règles que les salariés de l’entreprise au sujet des durées maximales de travail, la présence de nuit, le repos, et les jours fériés.  Le décret du 27 Novembre 2014 améliore ainsi la condition des stagiaires en entreprise tout en créant des nouvelles obligations pour les entreprises. En cas de non-respect de ces nouvelles obligations, des amendes pourraient vous être attribuées : soyez prudent et en cas de doute n’hésitez pas à nous contacter
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